Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに格納する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

‍

■概要

Slackで共有される請求書や契約書などの書類、手動で内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRが書類内容を読み取り、適切なファイル名で自動的にOneDriveへ格納するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取った請求書などの書類を手作業でOneDriveに保存している方
• 書類のファイル名を手動で変更しており、命名規則の統一やミス削減に課題を感じている方
• 書類管理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている総務や経理担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿からOneDriveへの格納までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
• AI-OCRによる情報読み取りと自動でのファイル名生成により、手入力による転記ミスや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報をもとに命名したファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCRでは、請求書番号や日付、取引先名など、書類から読み取りたい特定の項目を任意で設定することが可能です。
• OneDriveへのファイルアップロード時には、ファイル名に前段のAI-OCRで読み取った請求書番号などの情報を変数として埋め込み、動的に設定できます。

■注意事項

• SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。