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タスク管理は業務をスムーズに運ぶ上でのポイントと言えますが、しっかりとした管理を行うためには可視化することが大切です。そのためには、Asanaのようなワークマネジメントツールを活用するのが一番です。
では、そこにOutlookとChatworkを併せると、一体どのような業務改善が図れると思いますか？今回はタスクの作成と共有が自動化可能になる、Outlook・Asana・Chatworkのアプリ連携をご紹介します。
今まで複数のツールを往来しながらタスク作成やメッセージの送信を行っていた場合、それらが自動で完結できます。このアプリ連携をぜひお役立てください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Outlookの特定のメールフォルダに受信したメッセージをOutlookのAPIを用いて受け取ります。
次にAsanaのAPIでそのデータを受け取り、指定したプロジェクトのセクションにタスクを作成することが可能です。
その後、ChatworkのAPIを用いてタスクデータを取得し、指定したルームに送信することで実現が可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Asanaを検索します。
2.ログインする
Asanaのログイン画面が表示されるため、ログインをしましょう。
上記の表示がされれば、連携完了です。
1.検索する
Chatworkを検索します。
2.Chatworkにログイン
ログイン画面が表示されます。
今回のフローで連携したいアカウントでログインを行いましょう。
3.許可を押す
内容を確認し、許可を押してください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Outlookのアイコンの「メールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォルダの指定
フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
※事前にテスト用のメールを指定したフォルダに送信しておきましょう。
続けてAsanaの設定を行います。
1.アプリと連携する
Asanaのアイコンの「タスクを追加」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
テンプレートを使用したため。設定は部分的に完了しています。
そのため、赤枠の2項目のみ設定してください。
まずはボックスをクリックします。
Asanaのプロジェクトが一覧表示されるため、タスクを追加したいプロジェクトをクリックして挿入しましょう。
セクションIDも同様に設定してください。
3.テストの実行
設定が完了したら、画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら設定は完了です。保存をしましょう。
1.アプリと連携する
Chatworkのアイコンの「Chatworkに通知する」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
どのルームにメッセージを送信するのか設定します。
ボックスをクリックするとルームが一覧表示されるので、Asanaにタスクが追加された旨を受け取りたいルームを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージの設定
次はChatworkに投稿するメッセージを設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。
Asanaに作成したタスクIDが表示されます。クリックで挿入してください。
挿入できると画像のようになります。
その他に必要なデータを挿入したり、記号などを用いることで読みやすくなるため、任意でデザインを変更するのがおすすめです。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
新規顧客問い合わせ専用フォームから名刺をアップロードしてもらうことで、名刺内容をAIで自動で読み取り、その内容を基にタスクを作成可能です。
新規顧客のデータが自動で読み取られるため、手動での入力作業が大幅に削減できる可能性があります。
また、顧客側も自身のデータを手入力する必要がなくなり、お互いの作業が簡略化できるでしょう。
タスクデータを詳細に管理しているのであれば、間にデータベースツールを挟むことで転記作業が自動化できます。
Asanaに新しく追加されたタスクデータが素早く格納されるため、データベースツールを共有しているメンバーも情報を把握しやすくなるかもしれません。
他にも、Outlook・Asana・Chatworkを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1. Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知
タスクの完了を通知可能です。メンバーがタスクの進捗状況を把握しやすくなる可能性があります。
2.Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する
今回はOutlookに送信された内容を基にタスクを作成しましたが、Chatworkのメッセージを基に作成することもできます。
3.Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
最後にChatworkへの通知を行わないフローなども実現可能です。ニーズに合った各種テンプレートをお試しください。
今回の連携を行うことで、Outlookの内容をそのままタスクとして追加できます。また、Outlookの特定のフォルダに受信されたもののみタスク化されるため、特定の顧客からのメールのみをタスクとして追加することが可能です。
これにより、顧客との関係性に応じたタスク作成が可能となるかもしれません。
例えば、上顧客からのメールを専用フォルダに振り分けることで、上顧客からの要望や問い合わせを可視化することが容易となるはずです。
確実に対応したい得意先からのアクションを逃さず、しっかりと管理していく上で有効と言えるのではないでしょうか。
Asanaにタスクが自動作成されるだけではなく、その旨をChatworkに送信可能です。これにより、Chatworkのルームメンバーとタスクの共有が行いやすくなるかもしれません。
例えば、Asanaに追加されたタスクを把握するためには、Asanaを頻繁に確認する必要があります。しかし、業務が立て込んでしまうと場合によってはツールを確認できないこともあり、タスクの把握までに時間を有してしまう可能性があります。
そこで今回の連携を導入すれば、新規のタスクはChatworkに自動で送信されるため、新しいタスクを認識しやすくなることが期待できるでしょう。
一連のフローが自動化されることにより、今まで以上に効率的にタスクの作成や共有が行える見込みがあります。
例えば、Outlookのメールに気が付いていても手が離せずタスク化できない、タスクを作成したけれどChatworkに送信するのを忘れてしまった、という事態が起こりにくくなるはずです。
また、Outlookの特定のフォルダに届いたメールの確認をせずとも、Asanaにアクセスすれば内容の把握が可能になるため、異なるツールの往来も削減できるかもしれません。
このように、タスク管理、ツール移動、メンバーへの共有などが簡略化されることにより、自然と業務効率が向上するはずです。
今回の連携を行うことで、ツールを何度も切り替えたり、データを手動で転記する手間が省ける見込みがあります。また、Asanaｎタスクが作成されるとChatworkにも通知されることで、タスクデータの共有スピードが向上する可能性もあります。
加えて、Outlookを社外からの問い合わせ用として活用している場合、カスタマー対応のためのタスク作成や共有が自動化され、迅速な顧客対応が実現できるかもしれません。
一連のフローに課題を感じている場合、今回紹介した自動化を導入することで、業務改善を図ることができるはずです。
ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。
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