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OutlookとBacklogを連携して、Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する方法
日々大量のメールが届く中で、「重要な内容を見逃さず、効率的にタスク管理をしたい」と感じたことはありませんか？
特に、クライアントやチームメンバーとのやり取りが頻繁な場合、メールの情報を整理してタスク化する作業は手間がかかり、時にはミスの原因になる可能性があります。
そんな課題を解決するのが、Outlookメールの情報をAIで抽出し、Backlogに自動で課題を追加する仕組みです。
これを活用すれば、手動作業の削減や情報共有のスピードアップが実現し、プロジェクトの効率化につながるでしょう。
本記事では、この連携の具体的なメリットと連携方法を解説します。
こんな方におすすめ
- OutlookメールとBacklogなど、異なるツールを併用しており、それぞれのツールを効率よく連携させたい企業
- クライアントや取引先とのやり取りが多く、日々多くのメールを処理する必要がある営業担当者
- 手動でメールを転記する手間を省き、本来の業務に集中したい方
OutlookとBacklogを連携するメリットと具体例
メリット1：手動作業の削減による効率化
手動の場合、メールから必要な内容を抜き出してタスク管理ツールに入力する作業が発生しますが、これは時間がかかりやすく、ミスも生じやすいです。しかし、この連携を活用することで、Backlogへの転記の手間を省くことができるでしょう。
たとえば、顧客からの要望変更や質問が届いた場合、担当者がメール内容を手動で整理する代わりに、AIが自動的に課題として登録します。また、大量のメールを一度に処理する場合でもAIなら効率的に対応しやすくなります。これにより、特に突発的な業務が発生するタイミングで、担当者の業務負担の軽減が期待できます。
作業時間が短縮されることで、他の業務に集中できる時間が増えるため、効率性が向上するでしょう。
メリット2：タスクの一元管理
Outlookのメール情報をBacklogに集約することで、プロジェクトに関するタスクを一元管理できます。メールの内容がバラバラに保存される状態では、どのメールにどのタスクが関連しているかを確認するのが難しく、確認漏れや二重対応のリスクも高まりやすくなります。AIを活用してタスクを自動登録すれば、すべてのメール内容がBacklogにまとめられるため、タスクの可視化ができるでしょう。
たとえば、複数のクライアントと同時進行しているプロジェクトでも、各クライアントから届いた情報をAIが自動的に整理して課題として追加します。これにより、進捗状況の確認や優先順位の把握が簡単になり、タスク全体の流れを見渡せるようになるでしょう。
メリット3：情報共有のスピード向上
メールで受け取った内容をAIでタスク化することで、チーム内での情報共有がスムーズに進みやすくなります。
手動入力の場合、重要な内容を個別にメンバーに伝えたり、メールを転送したりする手間がかかってしまいます。しかし、この連携により、受信メールがタイムリーにBacklogの課題として登録され、プロジェクトに関わる全員がすぐに情報を把握しやすくなります。
例えば、顧客から新たな要件が届いた場合、AIで自動的に課題を抽出し、Backlogに登録することで、リーダーやメンバーがいち早く対応できるでしょう。特に複数拠点で働くメンバーがいる場合に、このメリットはさらに大きくなるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使ってOutlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する方法を説明します。
[Yoomとは]
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する方法
Outlookに届いた情報をAIで自動抽出し、Backlogにメールの内容を追加します。これにより、手作業で転記する手間を省けます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- OutlookとBacklogのマイアプリ登録
- Outlookと連携して、メールを受信した際の設定をする
- AI機能を使ってメール本文から情報を抽出する
- Backlogと連携して、課題を追加する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OutlookとBacklogをマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Outlookをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
(4)次はBacklogをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からBacklogをクリックします。
(5)「Backlogの新規登録」画面から、赤線を確認の上、ドメインを入力します。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(6)以下のような画面に移行されるので、「許可する」をクリックします。
Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合は下記のサイトを参照ください。
Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
連携が完了するとYoomのマイアプリにOutlookとBacklogが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：Outlookと連携して、メールを受信した際の設定をする
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
アプリトリガーの「メールを受信したら」をクリックします。
(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「メールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、メールフォルダIDを候補から選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ3：AI機能を使ってメール本文から情報を抽出する
(1)次にAI機能を使ってメール本文から情報を抽出します。
「メール本文から情報を抽出」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。
テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、対象のテキストを入力します。
アウトプットから選択することでOutlookの情報を引用することができます。
下へ進み、抽出したい項目を直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Backlogと連携して、課題を追加する
(1)次にBacklogと連携して、課題を追加します。
「課題の追加」をクリックします。
(2)Backlogの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Backlogと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「課題の追加」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の識別IDを入力します。
課題の件名はアウトプットから選択します。
その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する」フローボットの完成です。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlook・Backlogを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもOutlookとBacklogを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.Backlogに課題が追加されたらOutlookに送付する
Backlogに課題を追加することで、自動的にBacklogに追加された内容をOutlookで送付できます。このフローは、Backlogの情報をOutlookを活用して情報共有したい方に最適です。自動化することで、情報漏れを防ぐことが期待できます。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Outlookに追加された内容を送付するフローです。
BacklogとOutlookを連携すると課題の内容を自動的にOutlookに送信されるので情報の抜け漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Backlog、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Outlookに追加された内容を送付するフローです。
BacklogとOutlookを連携すると課題の内容を自動的にOutlookに送信されるので情報の抜け漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Backlog、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Notionに新しいデータが更新されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
このフローを活用することで、BacklogとOutlookに転記する手間を省き、業務をスムーズに進めることができるでしょう。また、自動化することで、入力ミスや漏れを防ぐことが期待できます。
■概要Notionで管理している情報を、Backlogへタスクとして登録し、さらに関係者へOutlookでメール通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。複数のツールをまたぐ手作業は、タスクの登録漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されるだけで、Backlogへのタスク作成からOutlookでのメール送信までを自動で実行し、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Backlogはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Backlogはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加する
GmailやOutlookのメールを自動でBacklogに反映できます。これにより、Backlogに手動で転記する手間を省き、情報を一元管理できます。他部署間でも情報が把握しやすくなるでしょう。
■概要GmailやOutlookに届くタスク依頼や問い合わせメールを、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、手間も時間もかかってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、Backlogに自動で課題を追加できるため、タスク管理を効率化し、対応漏れを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- GmailやOutlook経由の依頼をBacklogで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールでの問い合わせをBacklogでタスク化し、対応漏れを防ぎたいサポート担当者の方
- Backlogへの課題の手入力や転記作業に手間を感じており、自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメールを受信するだけでBacklogに課題が自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が減ることで、課題の登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などを課題として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、課題追加の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。特定の差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどで絞り込みが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、メールの件名を課題の件名に、本文を詳細に設定するなど、連携する情報を任意にカスタマイズしてください。
■注意事項- BacklogとYoomを連携してください。
- GmailやOutlook経由の依頼をBacklogで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールでの問い合わせをBacklogでタスク化し、対応漏れを防ぎたいサポート担当者の方
- Backlogへの課題の手入力や転記作業に手間を感じており、自動化したいと考えている方
- 特定のメールを受信するだけでBacklogに課題が自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が減ることで、課題の登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などを課題として登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、課題追加の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。特定の差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどで絞り込みが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、メールの件名を課題の件名に、本文を詳細に設定するなど、連携する情報を任意にカスタマイズしてください。
- BacklogとYoomを連携してください。
さらに、OutlookとBacklogを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
まとめ
Outlookメールの情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する仕組みは、業務効率化を目指すビジネスパーソンにとって、有用なソリューションとなりそうですね！
手動作業の削減、情報共有の迅速化、タスクの一元管理、優先順位付けの明確化、ヒューマンエラーの軽減といった多くのメリットをもたらし、日々の業務の効率化向上が期待できます。
特に、チームでプロジェクトを進行する場合や、メール量が多い環境では、大きな効果を発揮するでしょう。
日々の業務でOutlookとBacklogを活用している方は、ぜひ導入を検討してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
