OutlookとBacklogを連携して、Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する方法

ステップ1：OutlookとBacklogをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Outlookをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

(4)次はBacklogをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からBacklogをクリックします。
(5)「Backlogの新規登録」画面から、赤線を確認の上、ドメインを入力します。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。

(6)以下のような画面に移行されるので、「許可する」をクリックします。
Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合は下記のサイトを参照ください。

Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

連携が完了するとYoomのマイアプリにOutlookとBacklogが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Outlookと連携して、メールを受信した際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「メールを受信したら」をクリックします。

(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「メールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、メールフォルダIDを候補から選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：AI機能を使ってメール本文から情報を抽出する

(1)次にAI機能を使ってメール本文から情報を抽出します。
「メール本文から情報を抽出」をクリックします。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。

テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。

選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、対象のテキストを入力します。
アウトプットから選択することでOutlookの情報を引用することができます。

下へ進み、抽出したい項目を直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Backlogと連携して、課題を追加する

(1)次にBacklogと連携して、課題を追加します。
「課題の追加」をクリックします。

(2)Backlogの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Backlogと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「課題の追加」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の識別IDを入力します。
課題の件名はアウトプットから選択します。

その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する」フローボットの完成です。

Outlook・Backlogを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもOutlookとBacklogを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Backlogに課題が追加されたらOutlookに送付する

Backlogに課題を追加することで、自動的にBacklogに追加された内容をOutlookで送付できます。このフローは、Backlogの情報をOutlookを活用して情報共有したい方に最適です。自動化することで、情報漏れを防ぐことが期待できます。

2.Notionに新しいデータが更新されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する

このフローを活用することで、BacklogとOutlookに転記する手間を省き、業務をスムーズに進めることができるでしょう。また、自動化することで、入力ミスや漏れを防ぐことが期待できます。

3.GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加する

GmailやOutlookのメールを自動でBacklogに反映できます。これにより、Backlogに手動で転記する手間を省き、情報を一元管理できます。他部署間でも情報が把握しやすくなるでしょう。

さらに、OutlookとBacklogを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Outlookを使用したフローボットテンプレート一覧

Backlogを使用したフローボットテンプレート一覧     

まとめ

Outlookメールの情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する仕組みは、業務効率化を目指すビジネスパーソンにとって、有用なソリューションとなりそうですね！
手動作業の削減、情報共有の迅速化、タスクの一元管理、優先順位付けの明確化、ヒューマンエラーの軽減といった多くのメリットをもたらし、日々の業務の効率化向上が期待できます。
特に、チームでプロジェクトを進行する場合や、メール量が多い環境では、大きな効果を発揮するでしょう。
日々の業務でOutlookとBacklogを活用している方は、ぜひ導入を検討してみてください！