■概要
GmailやOutlookに届くタスク依頼や問い合わせメールを、都度Backlogに手作業で転記していませんか?この作業は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、手間も時間もかかってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、Backlogに自動で課題を追加できるため、タスク管理を効率化し、対応漏れを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailやOutlook経由の依頼をBacklogで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールでの問い合わせをBacklogでタスク化し、対応漏れを防ぎたいサポート担当者の方
- Backlogへの課題の手入力や転記作業に手間を感じており、自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールを受信するだけでBacklogに課題が自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が減ることで、課題の登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などを課題として登録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、課題追加の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。特定の差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどで絞り込みが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、メールの件名を課題の件名に、本文を詳細に設定するなど、連携する情報を任意にカスタマイズしてください。
■注意事項