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「Outlookで管理しているタスクを、営業活動のためにSalesforceにも登録したい！」
「Outlookのタスク情報をSalesforceに一つひとつ手作業で入力していて、手間と時間がかかっているし、ミスも怖い…」
このように、OutlookとSalesforce間でのデータ連携に限界を感じていませんか？
日々の業務で頻繁に発生する転記作業は、定型的でありながらも重要な業務であるため、担当者の負担になりがちです…
もし、<span class="mark-yellow">Outlookでタスクが作成されたら、その情報が自動でSalesforceにレコードとして登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、入力ミスを心配することなく、より価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの記事を参考に作業の効率化を進めて、業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとSalesforceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとSalesforceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有を自動化できます。
例えば、Outlookで作成したタスクの内容をSalesforceの特定のオブジェクトに自動で登録したり、条件に応じて必要な情報だけを連携させたりすることが可能になり、業務の正確性とスピードを向上させます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで新規タスクを作成するたびに、その内容を手動でSalesforceにコピー＆ペーストしていませんか？
この連携を使えば、Outlookでのタスク作成をトリガーとして、<span class="mark-yellow">タスクの件名や内容といった情報をSalesforceの任意のオブジェクトにレコードとして自動で作成</span>できます。
これにより、面倒な転記作業が一切不要となり、情報共有の漏れや遅延、入力ミスを防ぎながら、タスク管理と顧客情報管理をシームレスに繋げることが可能です。
すべてのタスクをSalesforceに連携するのではなく、「特定のプロジェクトに関するタスク」や「重要度が『高』のタスク」だけを連携したい、といったニーズはありませんか？
この自動化テンプレートは、設定した条件に合致するタスクのみをフィルタリングしてSalesforceに連携する分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">本当に必要な情報だけをSalesforceに集約し、データの整理整頓を自動で行う</span>ことができます。これにより、よりスマートで効率的な情報管理が実現します。
それでは、さっそく実際にOutlookとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくOutlookからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にOutlookと入力するとOutlookのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。
Salesforceも同じように検索します。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみ利用できるアプリです。
フリープランやミニプランだと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうことがあるので、注意してくださいね。
なお、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあるので、まずはトライアルでどんな感じか試してみてください！
1.Salesforceのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Salesforceのマイアプリ登録方法
また、マイアプリ連携時にエラーが表示された場合は、以下のリンク先を確認してみてください。
Salesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合
「追加」をクリックすると、Salesforceのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にOutlookとSalesforceのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「タスクが作成されたら」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「タスクが作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったらテストのため、Outlookの画面でタスクを作成してみましょう！
なお、今回はテスト用に以下のようなタスクを作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Outlookから取得した情報を引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
最後に、「カスタムオブジェクトのレコードを作成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
アクションに「カスタムオブジェクトのレコードを作成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
設定が終わったら、テストしましょう。
エラーが表示された場合は、以下のリンク先を参照してみてくださいね。
Salesforceで「制限つき選択リスト項目の値が不適切」というエラーが出た場合
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テスト後は、Salesforceの画面できちんとレコードが作成されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Outlookでタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する方法でした！
今回はOutlookからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceの情報をOutlookに連携させたい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も簡単に自動化できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceに新しい取引先が登録された際、関係部署や担当者に都度メールやチャットで連絡していませんか？
この自動化を利用すれば、Salesforceで新規取引先が作成されると、<span class="mark-yellow">その情報を記載した通知メールをOutlookから指定の宛先に自動で送信</span>できます。これにより、情報共有のタイムラグや連絡漏れがなくなり、チーム全体で迅速な対応が可能です。
「特定の業種」や「特定の地域」の取引先が登録された場合のみ、担当者に通知を送りたいという、より細かいニーズに対応するのがこのテンプレートです。
あらかじめ設定した条件に合致する取引先がSalesforceに登録された場合にのみ、Outlookへの通知が実行されるため、<span class="mark-yellow">不要な通知を削減し、各担当者が必要とする情報だけをピンポイントで届ける</span>ことができます。これにより、重要な情報が他の通知に埋もれるのを防ぎます。
今回ご紹介した連携以外にも、OutlookやSalesforceを活用することで、メール対応や顧客管理の業務を効率的に自動化できます。
外部ツールとの情報連携や通知処理をシームレスに行いたい場面で、これらのテンプレートが役立つはずです。
Outlookから受信したメールからリード情報や問い合わせ内容を自動で各種CRMやサポートツールに連携可能です。
手動での情報転記を省けるため、対応漏れを防ぎつつ、業務全体のスピードと正確性の向上が見込めます。
Salesforceのリード登録や商談の進捗に応じて、メール送信・通知・ファイル管理などの後続業務の自動化が可能です。
社内の情報共有や顧客対応のタイミングを逃さず、営業プロセス全体の効率化と精度向上に貢献します。
OutlookとSalesforceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報や顧客データの転記作業から完全に解放され、ヒューマンエラーのリスクも一掃できます。</span>これにより、営業担当者やサポート担当者は、常に最新かつ正確な情報に基づいて行動でき、本来時間を割くべき顧客との対話や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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