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OutlookとGoogle Chatを連携して、Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する方法
手動でメールを確認して転送する作業には多くの時間がかかり、非効率的になりがちです。
そこで注目されるのが、AIを活用したOutlookメールからの情報抽出とGoogle Chatへの自動通知の連携です。この仕組みを導入することで、メール対応にかかる手間を削減し、タイムリーな情報共有が期待できます。
この記事では、具体的なメリットと連携方法をご紹介します。
重要な情報を見落とさず、素早くチーム全体で共有する方法を探している方におすすめです。
こんな方におすすめ
- Outlookの情報が個人の受信トレイに分散することで、必要な情報が埋もれてしまうリスクを減らしたい人や企業
- チーム全体の作業効率を向上させ、情報共有の仕組みを自動化して管理を簡単にしたい経営者やマネージャー
- 緊急性の高い情報をGoogle Chatを活用して迅速に共有したいチーム
OutlookとGoogle Chatの連携メリットと具体例
メリット1：タイムリーな情報共有
Outlookメールに届いた情報をAIが抽出し、Google Chatに通知することで、チーム全体でタイムリーな情報共有ができます。これにより、情報の伝達スピードが向上し、特に緊急時の対応がスピーディーになるでしょう。
例えば、メールを受信した担当者が内容を確認し、それを他メンバーに共有する必要がありました。しかし、このプロセスを自動化することで、顧客からの緊急トラブルに関するメールが届いた際、AIが「緊急」「対応依頼」などのキーワードを検出し、重要部分をGoogle Chatに通知するため、チーム全体がすぐに認識しスピーディーに対応できるでしょう。
メリット2：作業効率の向上
OutlookとGoogle Chatを連携することで、メールを一つひとつ確認する手間を省き、作業効率の向上が期待できます。
AIがメールをスキャンし、必要な情報だけをGoogle Chatに通知することで、従業員はメール確認に費やしていた時間を削減できるでしょう。
例えば、毎日大量のメールが届く業務では、このメリットは最適です。また、重要ではないメールに時間を取られることがなくなるため、本来優先すべき業務に集中できるでしょう。さらにGoogle Chatに通知されることで、複数のメンバーが同時に状況を把握できるため、業務をスムーズに進むでしょう。
メリット3：カスタマイズ性の高さ
AIを使った情報抽出と通知は、高いカスタマイズ性を持っています。
業務内容やチームのニーズに応じて、通知の内容や条件を柔軟に設定できるため、どのような業種・業務でも最適な形で活用できるでしょう。
例えば、特定のキーワードや送信者に基づいて通知条件を設定したり、通知内容のフォーマットを調整することで、必要な情報を効率的に共有できるでしょう。
このように、AIの活用は業務の柔軟性を向上させるため、多様なシーンでの利用が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使ってOutlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する方法を説明します。
[Yoomとは]
Outlookメールの情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する方法
Outlookに届いた情報をAIで自動抽出し、Google ChatにOutlookの情報を通知します。これにより、手作業で転記する手間を省けます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- OutlookとGoogle Chatのマイアプリ登録
- Outlookと連携して、メールを受信した際の設定をする
- AI機能を使ってメール本文から情報を抽出する
- Google Chatと連携して、通知設定をする
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要Outlookで受信する重要なメールを、一つひとつ確認して手作業でGoogle Chatに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google Chatへ通知することが可能です。メールの確認と転記作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
ステップ1：OutlookとGoogle Chatをマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Outlookをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
(4)次はGoogle Chatをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle Chatをクリックします。
※Google Chatは「Google Chat(OAuth)」の使用が推奨されています。
(5)「Sign in with Google」をクリックする。
(6)以下の内容がでてくるので、Client ID、Client Secretを入力し、「登録する」をクリックします。
詳しい連携方法は下記のサイトをご確認ください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにOutlookとGoogle Chatが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：Outlookと連携して、メールを受信した際の設定をする
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要Outlookで受信する重要なメールを、一つひとつ確認して手作業でGoogle Chatに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google Chatへ通知することが可能です。メールの確認と転記作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
アプリトリガーの「メールを受信したら」をクリックします。
(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「メールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、メールフォルダIDを候補から選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ3：AI機能を使ってメール本文から情報を抽出する
(1)次にAI機能を使ってメール本文から情報を抽出します。
「メール本文から情報を抽出」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。
テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、対象のテキストを入力します。
アウトプットから選択することでOutlookの情報を引用することができます。
下へ進み、抽出したい項目を直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Google Chatと連携して、通知設定をする
(1)次にGoogle Chatと連携して、通知設定をします。
「Google Chatに通知する」をクリックします。
(2)Google Chatの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Chatと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「Google Chatに通知する」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、スペースID、キー、トークン、メッセージ内容を入力します。
メッセージ内容に入力した内容がGoogle Chatに反映されます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する」フローボットの完成です。
■概要Outlookで受信する重要なメールを、一つひとつ確認して手作業でGoogle Chatに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google Chatへ通知することが可能です。メールの確認と転記作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
Outlook・Google Chatを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもOutlookやGoogle Chatを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する
Outlookで受信した契約書の情報をOCR機能で読み取り、kintoneに登録し、Google Chatにスムーズに情報が反映されます。これにより、複数のシステムに転記する手間を省き、担当者の負担軽減や人的ミスの防止が期待できます。
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・契約書情報の手入力に時間を取られている方
2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者
・契約書管理の一元化を図りたい方
・契約書の処理漏れや遅延を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
メール受信した契約書の情報の手動入力が不要になり、kintoneとGoogle Chatでスムーズに情報が共有されます。
担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・契約書情報の手入力に時間を取られている方
2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者
・契約書管理の一元化を図りたい方
・契約書の処理漏れや遅延を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
メール受信した契約書の情報の手動入力が不要になり、kintoneとGoogle Chatでスムーズに情報が共有されます。
担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Outlookで指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録する
このフローを活用することで、Outlookで受信した情報を基に自動でGoogleカレンダーの予定を作成できます。これにより、定型的に届くスケジュール情報を自動で管理されるため、登録漏れを防ぐことができるでしょう。
■概要
Outlookで受け取った会議の招待メールを、都度Googleカレンダーへ手入力で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の会議依頼メールを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しGoogleカレンダーに予定を登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した会議依頼を、手作業でGoogleカレンダーに転記している方
- 複数のカレンダーツールを併用しており、予定の二重管理に手間を感じている方
- 会議の予定登録漏れを防ぎ、スケジュール管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで会議依頼メールを受信すると自動で予定が登録されるため、手作業でのカレンダー登録にかかる時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会議の日時やタイトルなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信するメールのフォーマットに合わせて、件名や本文から抽出したい項目（日時、場所、参加者など）を任意に設定してください。
- Googleカレンダーの「予定を作成」では、予定のタイトルや説明欄に、前段のAI機能で抽出した情報を動的な値として設定したり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受け取った会議の招待メールを、都度Googleカレンダーへ手入力で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の会議依頼メールを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しGoogleカレンダーに予定を登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した会議依頼を、手作業でGoogleカレンダーに転記している方
- 複数のカレンダーツールを併用しており、予定の二重管理に手間を感じている方
- 会議の予定登録漏れを防ぎ、スケジュール管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで会議依頼メールを受信すると自動で予定が登録されるため、手作業でのカレンダー登録にかかる時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会議の日時やタイトルなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを基に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信するメールのフォーマットに合わせて、件名や本文から抽出したい項目（日時、場所、参加者など）を任意に設定してください。
- Googleカレンダーの「予定を作成」では、予定のタイトルや説明欄に、前段のAI機能で抽出した情報を動的な値として設定したり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
メール受信後、自動的にGoogle Driveにアップロードされるため、タイムリーな情報共有が可能になります。また、自動化することで、ファイルの保存漏れや保存先の誤りなどの人的ミスを減らし、紛失リスクの防止につながるでしょう。
■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
- チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
- メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
- チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
- メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
さらに、OutlookやGoogle Chatを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Google Chatを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
Outlookメールの情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する仕組みは、タイムリーな情報共有、作業効率の向上、ヒューマンエラーの削減、情報の一元管理、そしてカスタマイズ性の高さなど、さまざまな面で業務をサポートするでしょう。
この連携は、特にメールの量が多く、迅速な対応やチーム間のスムーズな情報共有が求められる環境で有効です。
導入することで、個々の負担を軽減し、チーム全体のパフォーマンス向上が期待できます。
この機会に、OutlookとGoogle Chatの連携を導入してみてはいかがでしょうか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
