メールに添付ファイルがある度ダウンロードを行い、それをGoogle Driveにアップロードするという一連の流れが自動化できたら、時間の節約や作業負担が軽減すると思いませんか？OutlookとGoogle Driveを連携し、添付ファイルの処理が簡略化できる自動化を紹介します。
OutlookとGoogle Driveを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら AIと連携した便利な自動化テンプレート
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、Perplexityで要約後、Outlookでメールを送信する
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■概要
Google Driveにアップロードされた報告書や議事録などを確認し、要約を作成してメールで共有する定型業務に時間を要していませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の転記ミスや見落としにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでの文字抽出からPerplexityによる要約、Outlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存される書類の内容確認と共有作業に手間を感じている方 PerplexityなどのAIを活用し、手作業での情報要約業務を効率化したい方 Outlookでの定型的なメール報告を自動化して、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードから要約作成、メール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やす時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスや、要約時の内容の見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Perplexity、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」を選択し、抽出したテキストを要約するよう設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を選択し、生成された要約を本文に含めたメールを送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定できます。 OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分からテキストを抽出するかなど、抽出項目を任意でカスタム設定することが可能です。 Perplexityでのテキスト生成では、OCRで抽出したテキストを変数として使用し、要約の形式などを指示するプロンプトも自由に設定できます。 Outlookのメール送信設定では、宛先を自由に指定できるほか、件名や本文にPerplexityで生成した要約などの変数を埋め込めます。 ■注意事項
Google DriveとPerplexity、OutlookをそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Outlookでメールを送信する
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■概要
Google Driveにアップロードされる議事録や報告書などを都度確認し、内容を要約して関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく共有漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるとOpenAIが内容を自動で要約し、その結果をOutlookでメール送信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでドキュメントを管理し、内容の確認と共有に時間を要している方 OpenAIを活用して、議事録や報告書などの要約作業を効率化したいと考えている方 Outlookでの定型的な情報共有メールの作成と送信を自動化し、迅速化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル確認から要約作成・メール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮してより重要な業務に集中できます。 手作業による要約内容のばらつきやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報共有の質を均一化します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、OpenAI、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続けて、OpenAIの「ファイルをアップロードする」「スレッドを作成」「メッセージを追加」「アシスタントを実行」といったアクションを順に設定します。 処理が完了するまで待機機能で待機し、OpenAIの「スレッドの最新の会話を取得」で要約結果を取得します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した要約結果を指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OpenAIに要約を依頼する際のメッセージ（プロンプト）は、「箇条書きで要点をまとめて」など、目的に応じて自由にカスタマイズが可能です。 Outlookで送信するメールの宛先（To、Cc、Bcc）は任意のアドレスに設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、ファイル名や要約内容などを変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Google Drive、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ OpenAIで作成したアシスタントを使用して、画像解析する方法の詳細は下記をご覧ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9515440 ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Outlookで通知する
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■概要
海外から届く請求書や契約書など、外国語で書かれた書類の確認や翻訳、関係者への共有に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、外国語の書類を扱う業務を効率化したいと考えている方 Google Driveに保存したPDFや画像ファイルの内容を、手作業で翻訳・共有している方 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、情報共有を迅速化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRでの読取りからAI翻訳、Outlookでの通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。 手動での転記ミスや翻訳時のコピー＆ペースト間違い、担当者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳結果などを本文に含めて関係者に自動でメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で指定できます。 OCR機能では、ファイルの読み取りたい項目を設定することが可能です。 AIによる翻訳では、翻訳先の言語を自由に選択して設定できます。 Outlookでのメール通知は、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由に編集でき、前のステップで取得した翻訳結果などを差し込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。こちら 。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してOutlookで送信する
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■概要
Google Driveにアップロードされた報告書や請求書の内容を確認し、その要点をまとめてOutlookで関係者に共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報の転記や要約は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローは、Google Driveへのファイル追加をきっかけに、OCRによる文字抽出からGroqによる要約、そしてOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFなどのファイル内容を手作業で確認・要約している方 ファイルから抽出した情報を、Outlookを用いて定期的にチームへ共有している方 OCRや生成AIを活用し、手作業による情報共有プロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル保存を起点に、内容の読み取りから要約、メール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。 手作業による内容の転記や要約作成が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Groq、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 続いて、でGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 次に、Groqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するようにプロンプトを記述します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、Groqが生成した要約を本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIの「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のページを指定するなど、詳細な条件を任意で設定できます。 Groqでテキストを生成する際のプロンプトは、「箇条書きで要約してください」や「重要なキーワードを抽出してください」など、目的に応じて自由にカスタムすることが可能です。 Outlookのメール送信設定では、宛先や件名を任意で設定できるだけでなく、本文に固定のテキストを加えたり、前段のオペレーションで取得したファイル名や要約内容を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、Groq、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する
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■概要
会議やインタビュー後の音声データを文字起こしし、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ファイルをダウンロードし、文字起こしツールにかけ、その結果をメールに貼り付けて送信する、といった一連の作業は時間もかかり、共有漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIによる文字起こしからOutlookでのメール送信までが自動で完結し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとOutlookを使い、会議録の作成や共有を手作業で行っている方 インタビュー音源の文字起こしと関係者への迅速な情報共有を効率化したい方 音声データに関わる定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
音声ファイルのアップロードを起点に、文字起こしからメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理の対象とします。 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを本文に含めてメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能での文字起こしにおいて、話者分離の有無などの項目を任意で設定することが可能です。 Outlookでのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できるほか、件名や本文にファイル名や文字起こし結果といった前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する
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■概要
取引先から日々送られてくるPDF形式の請求書や契約書などの内容を確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、自動でOCRが内容を読み取り、AIが要約した上でOutlookから関係者へ通知できます。これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取るPDFの内容確認と共有を手作業で行っている方 書類の確認漏れや重要な情報の見落としといったミスを防ぎたいと考えている方 OCRやAIを活用して、日々の定型業務を効率化したいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの格納から内容の読み取り、要約、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での確認や情報共有が不要になるため、重要な情報の見落としや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 続いて、YoomのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 さらに、YoomのAI機能で「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストの内容を要約します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を記載したメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDと、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーのアウトプット（出力情報）を活用して、対象のファイルIDを動的に指定します。 OCR機能では、対象ファイルの指定方法のほか、読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語などを自由に設定できます。 AI機能では、要約の元となるテキスト（OCR機能のアウトプット）、要約後の文字数、要約の条件、言語を任意で設定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定でき、本文にはOCRやAIのアウトプットを差し込めます。 ■注意事項
Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google DriveにアップロードされたスクリーンショットをOCRで読み取りOutlookで通知する
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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書やエラー画面などのスクリーンショットを確認し、その内容をOutlookで関係者に共有する作業を手動で行っていませんか。毎回ファイルを開いて内容を確認し、メールを作成する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字を読み取り、その内容をOutlookで通知できます。これにより、定型的な確認・共有業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した画像ファイルの情報を手作業で転記、共有している方 スクリーンショットで受け取った情報の確認や担当者への通知に時間を要している方 OCR機能を活用して、画像データからの文字起こし作業を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
特定フォルダへのファイルアップロードを起点に、文字の読み取りから通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるテキストの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を含んだメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定で、画像ファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意で設定することが可能です。 Outlookで送信するメールの宛先や件名、本文は自由に設定でき、OCRで読み取ったテキストなどを変数として本文に埋め込むこともできます。 ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
複数アプリと連携する便利な自動化テンプレート
Outlookで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
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■概要
OutlookとGoogle Driveを日常的に利用しているビジネスユーザーの方 メールで受信するファイルの整理に手間を感じている方 管理用ドキュメントの更新作業を自動化したい管理者の方 業務ワークフローの効率化を目指しているチームリーダーの方 RPAや自動化ツールを導入して業務改善を図りたい経営者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで受信したファイルを自動でGoogle Driveに保存できる 管理用ドキュメントが自動更新される 手動でのファイル管理やドキュメント更新の手間を削減 業務の効率化と時間の有効活用が可能に
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Outlookに通知する
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■概要
取引先からGmailで受け取る請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードしてGoogle Driveに保存し、関係者にOutlookで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じている方 Google Driveへのファイル保存や関係者への共有連絡を頻繁に行う方 手作業によるファイルの保存漏れや、Outlookでの通知忘れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmail受信からファイル保存、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存漏れや、Outlookでの関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。 トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を選択し、メールに添付ファイルがある場合にのみ後続の処理に進むよう設定します。 続いて、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加することが可能です。 Outlookでの通知は、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、受信したGmailの件名といった前段のステップで取得した値を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Gmail、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ファイル形式の変換を自動化する便利なテンプレート
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイル、一つひとつ手作業でPDFに変換してGoogle Driveに保存していませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、面倒なファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する添付ファイルの管理に、日常的に時間を費やしている方 ファイル形式をPDFに統一し、Google Driveで一元管理したいと考えている方 RPAを活用して、手作業によるPC操作の自動化や効率化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの受信からファイルの変換、保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定間違い、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の差出人や件名などの条件を指定します。 オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルを開きPDF形式で保存するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、PDFに変換されたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のものを指定できます。例えば、取引先ごとや年月ごとのフォルダに自動で振り分ける設定が可能です。 ファイル名には、トリガーで取得したメールの件名や受信日時といった情報を含めることができます。「（受信日）_（件名）」のようにファイル名を自動生成することで、後の検索や管理が容易になります。 ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方 チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方 メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。 Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
[Yoomとは]
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法 まず、Outlookに送信されたメールに添付ファイルがある場合、OutlookのAPIを用いてダウンロードを行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携 Outlookを起動して分岐する設定 データを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードする設定 トリガーボタンをONにして、OutlookとGoogle Driveの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアル
ステップ1：OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携 Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」 を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
OutlookとYoomの連携 1.ログインする Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。下記の表示がされれば連携完了です。
Google DriveとYoomの連携
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー 次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方 チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方 メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。 Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、下記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Outlookを起動して分岐する設定 1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く 「【コピー】Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする」をクリックします。
3.アプリトリガー
Outlookのアイコンの「特定の件名のメールを受信したら」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォルダの指定
フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.キーワードの設定
キーワードの設定も行いましょう。
ここで指定したキーワードを判別し、そのメールに添付してあるファイルを自動で処理します。
7.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」とアウトプット（取得した値） が表示されたら保存を押しましょう。
※事前にテスト用のメールを作成し、添付ファイルを付けてOutlookへ送信しておきましょう。
1.分岐する
Outlookのアイコンの「添付ファイルの有無で分岐」を選択してください。
※分岐アクションは有料プラン限定となっております。有料プランは２週間のトライアルが可能です。
2.分岐条件の指定
テンプレートを活用しているため、設定は完了している状態です。
ステップ4：データを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードする設定 1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
2.メールIDの設定
メールIDの設定を行います。
テンプレートを活用しているため既にデータが挿入されている状態です。
3.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
次はOutlookのファイルをダウンロードする設定を行いましょう。
1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
2.テストの実行
こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
最後に、Google Driveにアップロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
2.フォルダIDの設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。
ファイル名は任意で設定可能です。ボックスをクリックしてください。
「特定のメールを受信したら」を選択します。
Outlookで受信したメールデータが一覧表示されます。
この中にあるデータを使用することで、メールの件名や受信日時などをファイル名に使用可能です。
今回は件名を選択してみました。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレートOutlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方 チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方 メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。 Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
OutlookやGoogle Driveを使ったその他の自動化例 今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
OutlookとGoogle Driveのその他の自動化例 受信したファイル名をリネームしてGoogle Driveに格納したり、Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析した結果をOutlookに通知することができます。
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った契約書PDFの内容を確認し、手作業でkintoneへ転記、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、OCR機能で契約書情報を読み取り、kintoneへのレコード追加とOutlookでの通知までを自動化し、これらの定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームとkintoneで契約管理をしており、手入力に手間を感じている法務・営業担当者の方 書類の目視確認や転記ミス、対応漏れを防ぎたい方 契約関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答からkintoneへの登録、関係者への通知までが自動化され、手作業の時間を他の業務に充てられます。 OCRによるテキスト抽出と自動連携により、データの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された契約書ファイルを指定します。 その後、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にレコードを作成します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に処理完了の旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、フローを起動させたいフォームのIDや、フローの起動間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取りたい契約書のファイルや、会社名・契約日など抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。 kintoneへのレコード追加設定では、Yoomの「アウトプット」機能を利用し、OCRで読み取ったどの情報をどのフィールドに追加するかを自由に設定可能です。 Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを固定値やアウトプットを用いて任意の内容にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をOutlookに通知する
試してみる
■概要
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をOutlookに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
顧客から送付された画像の情報をタイムリーに共有したいカスタマーサポート担当者 大量の画像データを扱うECサイトの運営者 競合製品や新商品の画像を素早く分析して情報共有したい市場調査の担当者 複数のソーシャルメディアで投稿された自社製品の画像を収集し、マーケティング戦略やブランド管理に活かしたい方 画像データの内容確認や連絡作業を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Google Driveにアップロードした画像のGeminiによる解析と解析結果のOutlook通知が自動化されます。
顧客や社内の担当者から収集した画像を手動で確認し報告する必要がなくなるため、作業時間が短縮され、担当者はより価値の高い業務に時間を振り分けることが可能です。
また、画像のアップロード後、速やかに解析と通知が行われることで、関係者への情報共有や対応がスムーズになります。
Outlookで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でリネームしGoogle Driveに保存する作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイル名の命名規則を間違えたり、保存先を誤ったりするミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、ファイルのリネームからGoogle Driveへの格納までの自動化を実現します。これにより、日々の手作業業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などのファイル管理に時間を費やしている経理担当者の方 Google Driveでのファイル命名規則の統一や整理を効率的に行いたいと考えている方 手作業によるファイルの保存ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するだけでファイルのリネームと保存が自動で完結するため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます。 手動でのリネームやフォルダ移動が不要になるため、命名規則の間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでOutlookの「添付ファイルを取得する」アクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を活用し、メールの件名や本文からファイル名に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、整形したファイル名で指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールの条件（件名、差出人、添付ファイルの有無など）を任意で設定してください。 Google Driveに保存するファイル名は、固定のテキストのほか、メールの件名やAIが抽出した情報などを組み合わせて自由に設定することが可能です。 Google Driveのどのフォルダにファイルを保存するか、任意のフォルダIDを指定してカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google DriveとOutlookをYoomに連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveを活用した自動化例 情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleで情報管理を行っている企業
・Bubbleを使ってデータベース管理をしており、データの保存や共有を簡単にしたいと考えている方
2. Google Driveを活用してドキュメントやファイルを管理している方
・Google Driveを日常的に使っていて、プロジェクトごとに整理されたフォルダを自動的に作成したい方
・手動でのフォルダ作成が手間になっており、作業効率を上げたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
「BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローを導入することで、データ管理の効率が向上します。
また、このフローにより、チーム間の共有やアクセスがスムーズになり、情報の受け渡しにかかる時間が短縮されます。
■注意事項
・BubbleとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業
・営業アシスタントや部門長
・全社の情報を統括している事務担当者
・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者
2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業
・名刺や会社情報を管理している営業担当者
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
決まった日時にGoogle Driveでフォルダを作成・更新・削除する
Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、毎月手動でフォルダを作成する手間が省けるというメリットがあります。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Driveに業務用ファイルを保存しているチームメンバー
・月次レポートの作成過程で生まれる中間ファイルの効率的に削除したい方
・定期的なファイル削除作業を忘れるリスクを防ぎたい方
・大量の一時ファイルが蓄積されるプロジェクトを管理しているプロジェクトマネージャー
・不要なデータを残さず情報管理を徹底したい方
・ストレージ容量を効率的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、定期的なファイル削除作業に費やす労力を削減でき、担当者はより価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。
また、自動化により、誤って重要なファイルを削除したり、削除し忘れたりするリスクを最小限に抑えられます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方 チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。 スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。 Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。 ■注意事項
Google DriveをYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎月月初にGoogle Driveでファイルを複製してファイル名を更新する
試してみる
■概要
毎月、月初に行う報告書や管理シートのファイル複製と、当月用のファイル名への更新作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Drive上のファイルを自動で複製できます。手作業によるファイル名の変更ミスや更新忘れを防ぎ、月初の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで月次レポートなどのファイルを管理しているチームリーダーの方 毎月のファイル複製やファイル名の更新といった定型業務に手間を感じている方 手作業による更新忘れや、ファイル名の命名規則のばらつきを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎月決まった日時にファイルが自動で複製されるため、これまで手作業で行っていた複製やリネームの時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの複製漏れや、ファイル名の更新間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で毎月実行したい日時を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、複製したいファイルや複製後のファイル名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動する日時を自由にカスタマイズできます。「毎月1日の午前9時」や「毎月最初の月曜日の午前10時」など、業務のサイクルに合わせて柔軟に設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。
フォームに添付されたファイルをGoogleDriveに格納する
Yoomのフォーム機能を活用することで自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管の抜け漏れを防止します。
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書取得や、所定のフォルダへの保存作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れや保存ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけで、RPAが各サービスにログインして請求書を取得し、自動でGoogle Driveに保存するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
複数のクラウドサービスを利用しており、毎月の請求書管理に手間を感じている経理や総務担当者の方 請求書の取得漏れや保存ミスを防ぎ、管理業務を効率化したいと考えているバックオフィス責任者の方 RPAを活用し、Webサイトからの情報取得やファイル保存を自動化したいと考えているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
RPAが請求書取得から保存までを代行するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるダウンロード忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 トリガーとしてフォームトリガーを設定し、請求書を取得したいサービス名や対象月などを入力する項目を作成します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、各クラウドサービスにログイン後、請求書をダウンロードするまでの一連の操作を記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAが取得した請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、請求書取得に必要なサービス名、ID、パスワード、対象年月など、管理しやすいように入力項目を任意で設定してください。 RPA機能では、請求書を取得したい各クラウドサービスのログインページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを操作内容に合わせて設定してください。 ■注意事項
Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
入力フォームにアップした領収書をGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
入力フォームに領収書をアップロードすると、Google Driveの指定のフォルダに領収書ファイルを自動的に格納するフローボットです。
スマホなどからもファイルをアップロードすることが可能ですので、スマホで領収書画像を撮影し、そのままファイルを格納することも可能です。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・格納先のフォルダやフォームの設定内容を自由に変更してご活用ください。
請求書ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
請求書情報の登録フォームに回答した請求書ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Yoomでは承認フローを間に挟むこともできるので、人的な確認を行いたい場合も対応することが可能です。
フォームに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
Outlookを活用した自動化例 Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する
新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。
Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。
件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。
・その場合はこちら の記事を参考に管理者に承認を依頼してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する
指定したメールアドレス宛に連携したツールの操作・作業の詳細をメール通知します。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
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■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方 Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方 フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です ■注意事項
Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
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■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
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■概要
Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
ZendeskとOutlookを連携すると作成されたチケットをカスタムして内容をOutlookに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookに送信する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、ZendeskそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ ファイルのやりとりは社内でも社外でも頻繁に行うアクションと言えます。
