Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法

[Yoomとは]

Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法

まず、Outlookに送信されたメールに添付ファイルがある場合、OutlookのAPIを用いてダウンロードを行います。
その後、Google DriveのAPIを利用してデータを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードします。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携
• Outlookを起動して分岐する設定
• データを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードする設定
• トリガーボタンをONにして、OutlookとGoogle Driveの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

OutlookとYoomの連携

1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Outlookのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

Google DriveとYoomの連携

1.検索する

Google Driveのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Outlookを起動して分岐する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする」をクリックします。

3.アプリトリガー

Outlookのアイコンの「特定の件名のメールを受信したら」を選択してください。
次へ進みます。‍

4.トリガーの指定

‍

トリガーの起動間隔を設定します。

画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.フォルダの指定

フォルダIDを指定します。

ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。‍

6.キーワードの設定

キーワードの設定も行いましょう。

ここで指定したキーワードを判別し、そのメールに添付してあるファイルを自動で処理します。‍

7.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
※事前にテスト用のメールを作成し、添付ファイルを付けてOutlookへ送信しておきましょう。

続けて分岐の設定を行います。

1.分岐する

Outlookのアイコンの「添付ファイルの有無で分岐」を選択してください。
下へスクロールします。

※分岐アクションは有料プラン限定となっております。有料プランは２週間のトライアルが可能です。

2.分岐条件の指定

テンプレートを活用しているため、設定は完了している状態です。
そのため、画像と同一になっているか確認を行いましょう。

ステップ4：データを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードする設定

1.アプリと連携する

‍

Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。
次へ進みます。

2.メールIDの設定

メールIDの設定を行います。

テンプレートを活用しているため既にデータが挿入されている状態です。
画像と同様になっているか確認しましょう。‍

3.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。

次はOutlookのファイルをダウンロードする設定を行いましょう。

1.アプリと連携する

Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
次へを押します。

2.テストの実行

こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
そのためテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。

最後に、Google Driveにアップロードする設定を行います。

1.アプリと連携する

‍
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。

2.フォルダIDの設定

ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。

作成済みのフォルダが一覧表示されます。格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。

ファイル名は任意で設定可能です。ボックスをクリックしてください。

「特定のメールを受信したら」を選択します。

Outlookで受信したメールデータが一覧表示されます。
この中にあるデータを使用することで、メールの件名や受信日時などをファイル名に使用可能です。

今回は件名を選択してみました。

3.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

OutlookやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

OutlookとGoogle Driveのその他の自動化例

受信したファイル名をリネームしてGoogle Driveに格納したり、Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析した結果をOutlookに通知することができます。
さらに、Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取った後にkintoneへ追加し、Outlookに通知することも可能です。

Google Driveを活用した自動化例

情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。

決まった日時にGoogle Driveでフォルダを作成・更新・削除する

Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、毎月手動でフォルダを作成する手間が省けるというメリットがあります。

フォームに添付されたファイルをGoogleDriveに格納する

Yoomのフォーム機能を活用することで自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管の抜け漏れを防止します。

Outlookを活用した自動化例

Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する

新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛に連携したツールの操作・作業の詳細をメール通知します。

OutlookとGoogle Driveを連携するメリットと具体例

メリット1：時間を節約する

今回の連携により、Outlookに添付されているファイルを自動でダウンロードした後、Google Driveにアップロード可能となります。
これによりファイルの管理にかかる時間を節約可能となるはずです。
例えば、これまでダウンロードとアップロードを手動で行っていた場合、まずはOutlookをチェックしてファイルが添付されているメールを開く必要がありました。
しかし今回の連携を行うことで、Outlookにアクセスしなくても添付ファイルはGoogle Driveに保存されるようになるため、異なるツール間の移動も削減でき、時間の節約ができるかもしれません。

メリット2：手間やミスを削減する

Outlookに添付されているファイルがGoogle Driveに自動で保存されるようになるため、ファイルの確認ミスや保存ミスなどのエラー防止に役立つ可能性があります。
例えば、業務に追われてしまうとファイルの保存などはつい後回しになってしまいませんか？
今回の連携を行い一連のフローを自動化することで、ファイルが添付されているメールを受信するだけで自動的にファイル処理が完了するため、保存のし忘れなどを回避できる可能性が高まるでしょう。

メリット3：ファイル共有が素早くなる

OutlookとGoogle Driveの連携を行うことで、メンバーとのファイルの共有スピードの向上が見込めます。
例えば、通常どおりにファイル共有を行う場合、まずはメールチェック、次にダウンロードとアップロードという複数のアクションが必要になるため、どこかで作業が中断してしまうとGoogle Driveにアップロードするまでの時間を要してしまいます。
そこで今回の連携を導入すれば、メールチェックをせずとも自動でGoogle Driveにアップロードされるため、メンバーはいち早く新規ファイルを把握しやすくなるはずです。

まとめ

ファイルのやりとりは社内でも社外でも頻繁に行うアクションと言えます。
また、ファイルには重要なデータや、業務に欠かせない詳細なデータが記載されていることも多いため、なるべくであれば素早く確認・共有を行いたいものでもあります。
しかし業務が立て込んでいるとつい後回しになってしまうことはありませんか？
そのような時こそ自動化の出番です。OutlookとGoogle Driveを連携することで、ダウンロードとアップロードが自動化でき、ファイル管理が楽になる可能性があります。
プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomを、ぜひこの機会にご活用ください。