メールに添付ファイルがある度ダウンロードを行い、それをGoogle Driveにアップロードするという一連の流れが自動化できたら、時間の節約や作業負担が軽減すると思いませんか？
特に日々たくさんのファイルをやり取りしている場合には、ダウンロードとアップロードを自動化することでかなりの手間が削減されるはずです。
そこで今回はOutlookとGoogle Driveを連携し、添付ファイルの処理が簡略化できる自動化を紹介します。
業務改善にも繋がるはずです。この機会にぜひお試しください。
OutlookとGoogle Driveを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、Perplexityで要約後、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、Perplexityで要約後、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、ファイルの処理が効率化されます。
アップロードからOCR、要約メール送信まで一括で対応できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを頻繁に利用してファイルを管理している方
・アップロードしたファイルの内容を迅速に把握したいと考えている方
・OCR技術を使ってテキスト化された情報の扱いに慣れている方
・Perplexityを使用して情報の要約を行いたい方
・要約した情報をスピーディに共有したいと考えている方
・Outlookを日常的に利用していて、効率的な情報伝達を重視している方
■注意事項
・Google DriveとPerplexity、OutlookをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをOpenAIで要約後、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、ファイル要約とメール送信がシームレスに行えます。
手作業を減らし、効率的な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイル管理を行っている方
・OpenAI を活用して、重要なファイルの要約を迅速に取得したい方
・Outlookを利用してメール連絡を行っている方
・ファイルのアップロードからメール送信までのプロセスをスピーディに自動化したい方
・多忙で手動操作を減らし、効率的に作業を進めたいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・OpenAIで作成したアシスタントを使用して、画像解析する方法の詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9515440
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Outlookで通知する
試してみる
■概要
「Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Outlookで通知する」ワークフローは、大量のテキストを効率的に管理・翻訳するための業務ワークフローです。
大量のファイルをGoogle Driveにアップロードすると、それぞれのファイルからOCR技術を用いてテキストが自動的に抽出されます。
抽出されたテキストはAIによって迅速かつ正確に翻訳され、翻訳結果がOutlookを通じて関係者に通知されます。
この流れにより、テキストの翻訳機能をまとめて処理でき、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用して多くのファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・大量テキストの翻訳業務に時間と労力を削減したい翻訳担当者の方
・OCRやAIを活用して業務プロセスを自動化し、効率化を目指しているIT担当者の方
・翻訳後の結果を迅速に共有したいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・テキストの翻訳機能をまとめて一括で処理したい企業の経営者の方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してOutlookで送信する
試してみる
■概要
「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してOutlookで送信する」フローは、ドキュメント管理から情報共有までを自動化する業務ワークフローです。
Google Driveに保存された書類をOCR機能でテキスト化し、GroqのAIを活用して要約。その後、要約内容をOutlook経由で適切な宛先に自動送信します。
情報の整理や共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に使用し、多くのファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・紙やPDFなどの書類をデジタル化し、効率的に情報を活用したいと考えている方
・情報の要約や報告書作成に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Outlookを使用してチームやクライアントと定期的に情報を共有している方
・AIやOCR技術を活用して業務プロセスを改善したいと考えている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Google Drive、Groq、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、自動で音声データの文字起こしが可能になります。
手動での作業が不要になり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用して音声データの保存や共有を行っている方
・頻繁に音声データを取り扱い、迅速に文字起こしをする必要がある方
・音声データをもとにメールで情報をすばやく共有したいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてOutlookを利用している企業
・Outlookを日常的に使っていて、メールでの情報伝達をスピーディに行いたい方
・多忙な業務の中で、自動化を利用して効率的に作業を進めたい方
■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する
試してみる
■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する」フローは、PDFドキュメントの管理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
PDFを手軽に要約して必要なメンバーに迅速に通知することで、業務の生産性向上をサポートします。
YoomのAPI連携とAI、OCR機能を活用し、煩雑な作業を自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのPDF資料を保存しており、効率的に管理したいビジネスパーソン
・要約ツールを利用してPDFの情報を簡潔にまとめたい方
・定期的にOutlookでチームメンバーやクライアントに情報を共有する必要がある管理者
・手作業でのPDF処理に時間を取られている業務担当者
・業務フローの自動化を進めたいと考えている企業のIT担当者
■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google DriveにアップロードされたスクリーンショットをOCRで読み取りOutlookで通知する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたスクリーンショットをOCRで読み取り、Outlookで通知する」ワークフローは、Google Driveにアップロードされたスクリーンショットからテキストを自動的に抽出し、その内容をOutlookで通知する仕組みです。これにより、手動でスクリーンショットから情報を取り出して通知する手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveにアップロードされるスクリーンショットを利用している方
スクリーンショットから情報を手動で取り出す手間を削減したい担当者
チームにスムーズに情報を通知したい方
効率的に作業内容を報告したいチームリーダー
日々の業務でスクリーンショットを活用している方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
複数アプリと連携する便利な自動化テンプレート
Outlookで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」ワークフローは、メールで受け取るファイルの整理と管理を効率化します。
これにより、手動でのファイル管理やドキュメント更新の手間を削減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogle Driveを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・メールで受信するファイルの整理に手間を感じている方
・管理用ドキュメントの更新作業を自動化したい管理者の方
・業務ワークフローの効率化を目指しているチームリーダーの方
・RPAや自動化ツールを導入して業務改善を図りたい経営者の方
■注意事項
・Outlook、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Outlookに通知する」フローは、メール管理をよりスムーズにする業務ワークフローです。Gmailで受信した添付ファイルを自動的にGoogle ドライブに保存し、その情報をOutlookでチームや関係者に通知します。これにより、ファイルの整理や共有が簡単になり、日々の業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁に添付ファイルを扱い、手動での保存に時間を取られている方
・Google ドライブを活用してファイル管理を効率化したい方
・Outlookを利用してチーム内で迅速に情報共有を行いたい管理者の方
・メールの添付ファイル管理と通知を自動化し、業務の手間を減らしたいビジネスパーソン
・複数のアプリを連携させて業務フローをシンプルにしたい方
■注意事項
・Gmail、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ファイル形式の変換を自動化する便利なテンプレート
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する」ワークフローを利用すると、受信メールからのファイル変換が手軽に行えます。
Google Driveに自動で保存されるので、手動操作が減り効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのファイルを受信している方
・受信したファイルをPDFに変換して保存するのに手間を感じている方
・Google Driveを利用してファイルの一元管理を行っている方
・受信したファイルを迅速に整理・保存したいと考えている方
・RPAを活用して業務の自動化を進めたい方
・ファイル管理に時間を掛けず、より業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
[Yoomとは]
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法
まず、Outlookに送信されたメールに添付ファイルがある場合、OutlookのAPIを用いてダウンロードを行います。
その後、Google DriveのAPIを利用してデータを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードします。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携
- Outlookを起動して分岐する設定
- データを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードする設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとGoogle Driveの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
ステップ1：OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
OutlookとYoomの連携
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。下記の表示がされれば連携完了です。
Google DriveとYoomの連携
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、下記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Outlookを起動して分岐する設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする」をクリックします。
3.アプリトリガー
Outlookのアイコンの「特定の件名のメールを受信したら」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォルダの指定
フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.キーワードの設定
キーワードの設定も行いましょう。
ここで指定したキーワードを判別し、そのメールに添付してあるファイルを自動で処理します。
7.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」とアウトプット（取得した値）が表示されたら保存を押しましょう。
※事前にテスト用のメールを作成し、添付ファイルを付けてOutlookへ送信しておきましょう。
1.分岐する
Outlookのアイコンの「添付ファイルの有無で分岐」を選択してください。
※分岐アクションは有料プラン限定となっております。有料プランは２週間のトライアルが可能です。
2.分岐条件の指定
テンプレートを活用しているため、設定は完了している状態です。
そのため、画像と同一になっているか確認を行いましょう。
ステップ4：データを取得・ダウンロードを行い、Google Driveにアップロードする設定
1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
2.メールIDの設定
メールIDの設定を行います。
テンプレートを活用しているため既にデータが挿入されている状態です。
画像と同様になっているか確認しましょう。
3.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
次はOutlookのファイルをダウンロードする設定を行いましょう。
1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
2.テストの実行
こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
そのためテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
最後に、Google Driveにアップロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
アカウント情報を確認し、次へ進みます。
2.フォルダIDの設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。
ファイル名は任意で設定可能です。ボックスをクリックしてください。
「特定のメールを受信したら」を選択します。
Outlookで受信したメールデータが一覧表示されます。
この中にあるデータを使用することで、メールの件名や受信日時などをファイル名に使用可能です。
今回は件名を選択してみました。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
OutlookやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
OutlookとGoogle Driveのその他の自動化例
受信したファイル名をリネームしてGoogle Driveに格納したり、Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析した結果をOutlookに通知することができます。
さらに、Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取った後にkintoneへ追加し、Outlookに通知することも可能です。
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
試してみる
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知するフローです。
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をOutlookに通知する
試してみる
■概要
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をOutlookに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・顧客から送付された画像の情報をタイムリーに共有したいカスタマーサポート担当者
・大量の画像データを扱うECサイトの運営者
・競合製品や新商品の画像を素早く分析して情報共有したい市場調査の担当者
・複数のソーシャルメディアで投稿された自社製品の画像を収集し、マーケティング戦略やブランド管理に活かしたい方
・画像データの内容確認や連絡作業を迅速化したい方
■注意事項
・Google Drive、Gemini、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
このフローでは、Outlookで受信したファイル名をリネームして、自動でGoogle Driveに格納することが可能です。毎日のメール管理において、手動でファイル名を変更したり適切なフォルダに保存する手間を省き、効率的なファイル管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・普段から、OutlookやGoogle Driveを仕事で使用している方
・大量のメール添付ファイルを日常的に管理している方
・ファイル名の統一や整理整頓を効率化したいビジネスパーソン
・業務効率化を目指すチームリーダーやIT担当者
■注意事項
・Google DriveとOutlookをYoomに連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveを活用した自動化例
情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
決まった日時にGoogle Driveでフォルダを作成・更新・削除する
Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、毎月手動でフォルダを作成する手間が省けるというメリットがあります。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除するフローです。
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
試してみる
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成するフローです。
毎月月初にGoogle Driveでファイルを複製してファイル名を更新する
試してみる
■概要
毎月月初にGoogle Driveでファイルを複製してファイル名を更新するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務で利用している方
・Google Driveで業務ファイルを管理している方
・毎月の月初に特定のファイルを複製して業務を進めている方
・ファイル複製の作業を効率化し業務運営をスムーズにしたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
フォームに添付されたファイルをGoogleDriveに格納する
Yoomのフォーム機能を活用することで自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管の抜け漏れを防止します。
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードするフローです。
入力フォームにアップした領収書をGoogle Driveに格納する
試してみる
入力フォームに領収書をアップロードすると、Google Driveの指定のフォルダに領収書ファイルを自動的に格納するフローボットです。
請求書ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
請求書情報の登録フォームに回答した請求書ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
Outlookを活用した自動化例
Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する
新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する
指定したメールアドレス宛に連携したツールの操作・作業の詳細をメール通知します。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
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■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
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Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
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Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
まとめ
ファイルのやりとりは社内でも社外でも頻繁に行うアクションと言えます。
また、ファイルには重要なデータや、業務に欠かせない詳細なデータが記載されていることも多いため、なるべくであれば素早く確認・共有を行いたいものでもあります。
しかし業務が立て込んでいるとつい後回しになってしまうことはありませんか？
そのような時こそ自動化の出番です。OutlookとGoogle Driveを連携することで、ダウンロードとアップロードが自動化でき、ファイル管理が楽になる可能性があります。
プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomを、ぜひこの機会にご活用ください。
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