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Googleフォームの回答を受け取った際に、Outlookで自動返信することで、手動でメールを送信する手間がなくなります。特に回答者が多い場合などに、手動でメールを返信していると対応に遅延が生じる可能性があります。フォーム送信直後に自動返信を送ることで、手動対応に伴う遅延を防ぎ、回答者の不安を解消することに繋がります。自動化することで、担当者ごとに対応が異なるといった問題を防ぎ、企業全体で統一感のある対応が実現します。この記事では、GoogleフォームとOutlookを連携し、Googleフォームが送信された際に回答者へ自動でOutlookから返信する方法を紹介します。業務の時間短縮やスムーズな進行にぜひ役立ててください。
Googleフォームの回答を受け取った際に、Outlookで自動返信することで、手動でメールを送信する手間が省けます。特に多くの回答が集まる場合、担当者の負担を大幅に軽減し、他の重要な業務に専念できます。例えば、研修申込フォームを運用している人事担当者は、参加確認メールを自動送信することで、対応時間を削減し、業務効率を図れます。
フォーム送信直後に自動返信を送ることで、回答者にスムーズな対応を提供できます。これにより、回答が正常に受け付けられたことを即時に通知でき、回答者の安心感を高めることが期待できます。例えば、新製品の問い合わせフォームを使用している営業担当者は、資料ダウンロードリンクを含むメールを自動送信することで、顧客満足度を向上させ、手動対応による遅延の防止に繋がります。
複数のフォームを活用する中で、対応を統一したいと考えていませんか？手動でメールを送信する場合、誤字脱字や宛先ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。自動返信を設定することで、これらのミスを回避できます。例えば、社内アンケートの回答者全員に正確な情報を伝える必要がある担当者は、自動返信機能を活用することで、情報伝達の正確性と信頼性を高めることができるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームに回答されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、OutlookのAPIを通じてメールを送信することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使用すれば、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
GoogleフォームとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易に進められます。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」からGoogleフォームを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次に連携するアカウントを選択しましょう。
表示内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
連携アカウントと内容を確認の上、「続行」をクリックしましょう。
GoogleフォームとOutlookがマイアプリ画面に表示されていれば登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
クリックすると以下のような画像が表示されるので、『OK』をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックすることで変更可能です。
はじめにGoogleフォームのトリガーの設定を行うため、「問い合わせが届いたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
詳細を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔時間」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→作成したフォームのURLから取得し、設定してください
今回は以下のようなフォームを作成しました！
業務に合わせて作成し、設定することが可能です。
作成したフォームに実際に回答を送信し、Yoomの画面で「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、アウトプットという項目が表示されます。
フローが起動するごとに値が変わる箇所にアウトプットを使用することで登録内容を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
デフォルトで取得できるアウトプットではGoogleフォームの回答内容が取得されないため、手動でアウトプットの追加を行いましょう。
「＋取得する値を追加」をクリックします。
以下のように、フォームの回答内容が表示されているので、「＋」マークをそれぞれクリックします。
追加された値は画面右に表示されていきます。
画面右側に追加された項目にカーソルを当てると、ペンマークが出るのでクリックすると以下のように画面が表示されます。
項目名を編集できるので、編集しましょう。
以下の場合、Googleフォームの項目名に合わせて「担当者名」と編集するとわかりやすいです。
編集が完了したら「保存」をクリックしましょう。
以下のように項目を追加、編集が完了したら「追加」をクリックしましょう。
※詳しい追加方法はこちらを参考にしてください。
設定後、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、Outlookのアクションを設定します。「メールを送信する」をクリックしてください。
次に、「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由変更可能ですが、実行アクションは変更しないでください。
メッセージに先ほど取得したOutlookのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動しているかを確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にも、GoogleフォームやOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、フォームに注文書や発注書が送信されるたびに、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
これにより、手動で送信する手間を省き、即時通知による迅速な対応が期待できます。
2.Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をOutlookで通知する
このテンプレートは、フォームで収集した情報を元に反社チェックを自動化し、その結果をOutlookで通知する仕組みです。
これにより、収集した情報をもとに即時チェックが行えるため、リスク管理の向上が期待できます。
3.Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待する
このテンプレートは、フォームに記入されたユーザー情報をもとに、適切なSlackチャンネルへ自動的に招待する仕組みです。
これにより、フォーム回答に応じて自動的にチャンネルに招待することで、手動操作を省けます。
今回は、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動での進捗確認の手間が軽減され、業務効率の向上に繋がるでしょう。
ヒューマンエラーの防止にも効果的であり、企業の信頼性を高めることが期待できます。
GoogleフォームとOutlookを普段から利用している方は、ぜひこの機会にテンプレートを活用し、業務効率化を目指してください
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