Outlookとkintoneを連携して、Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する方法

Outlookでスケジュール管理をしている人にとって、kintoneに自動でレコードが追加されたら、便利だと思いませんか？本記事では、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に、自動的にkintoneにレコードを追加する方法をご紹介します。この連携により、手動でのデータ入力の手間を省くことができ、また、ノーコードで簡単に業務の効率化と精度向上を実現することが可能です。

こんな方におすすめ

・Outlookとkintoneをそれぞれ業務管理ツールとして利用している方
・Outlookのスケジュール管理とkintoneでのデータ管理を効率化したいと考えている方
・手動でのスケジュール入力やデータ連携に課題を感じている企業担当者
・チーム内でスピーディーに情報共有を強化したいプロジェクトマネージャー
・営業や外回りの多いスタッフのスケジュール管理を効率化したい企業

Outlookとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1：ミスを減らし、業務の精度の向上

Outlookカレンダーに予定を登録する際、手動でkintoneに入力する手間を省きます。手作業では予定の時間や内容を誤って登録してしまう可能性がありますが、自動化により、データが正確にkintoneに反映されます。
営業訪問の予定がカレンダーに登録されると、自動でkintoneに記録されるため、訪問先情報が漏れることなく管理できます。これにより、業務の精度が向上し、効率的なタスク管理が可能になります。

メリット2：チーム間の情報共有を強化

Outlookカレンダーの情報がkintoneに自動で記録されることで、チームメンバー全員に迅速な予定を共有できます。特にプロジェクトの進捗やタスク管理が必要な場面では、個々のスケジュールがkintoneで一元管理されることで、チーム全体が同じ情報を共有できます。
例えば、会議の予定が追加されると、議題や参加者リストがkintoneに連携されるため、関係者全員が準備を整えやすくなります。

メリット3：スケジュール管理の効率化

Outlookで予定を登録するだけで、kintoneに自動反映される仕組みを構築すれば、二重登録の手間がなくなります。また、予定が変更された場合も自動的にkintoneが更新されるため、最新の情報を常に反映できます。
例えば、外回りが多い営業職のスタッフが、外出中でも最新のスケジュールを確認でき、スムーズに業務を進められるようになります。

[Yoomとは]

Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する方法

Outlookのカレンダーに予定を登録すると、API連携により、kintoneに自動でレコードが追加されます。
スケジュール管理が効率化され、チーム全体でスピーディーな情報を共有でき、業務の精度向上や情報の一元管理を実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成いたします。

・OutlookとKintoneをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くKintoneのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、OutlookとKintoneの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Outlookとkintoneをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録をしておくことで、フローの設定がスムーズになります。

まず、Outlookの登録を行いましょう。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規作成」を選択します。

次に、今回は連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックします。

下記の画面が出ましたら、アカウントのパスワードを入力しサインインしてください。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。

続いて、kintoneのマイアプリ登録を行います。
再度マイアプリから新規登録をクリックし、検索窓に「kintone」と入力します。
「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが、今回使用するのは「kintone」です。

以下の画面が出ましたら、必須項目を入力し追加してください。
連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。
・kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法

マイアプリの画面にkintoneが表示されたら、マイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからは自動化の設定を行っていきます。

以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると以下のような画面がでてきますので、「OK」を押してください。

すると下記画面が出ますので、ステップ3に進みましょう！

ステップ3：Outlookのトリガー設定と、Kintoneのオペレーション設定

では最初にOutlookの設定をしますので、「カレンダーにイベントが登録されたら」を選択します。

今回連携するOutlookのアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。

次にアプリトリガーのAPI接続設定をします。
「トリガー起動時間」と「ユーザーID」を入力し、「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」を押してください。

続いて「レコードを追加する」をクリックし、設定していきましょう。

連携するアカウント情報があっているか確認し、データベースの連携の「アプリID」を入力し「次へ」で進みます。

「追加するレコードの値」を入力していきます。

タイトルの欄を押すと下記画面が出てきますので、「タイトル」を選択します。

説明も同様に登録したい内容を選択し、入力します。
今回は、【開始日時】【終了日時】【説明】を入力しました。
また、改行をしたい場合は、「\n」を入力してください。

入力が完了したら「テスト」をし、問題なければ「保存する」を押してください。
これで、ステップ3完了です。

‍ステップ4：トリガーをONにする

‍下記画面が出ましたら、「トリガーをON」をクリックします。

これで自動化の設定は完了となります。
設定お疲れ様でした。

Outlook・kintoneを使ったその他の自動化例

他にもOutlookやkintoneを使った自動化の例がYoomにはあるので、いくつか紹介します。

1.YoomのスケジュールトリガーとOutlookを連携して、毎月月末にOutlookでメールを送信する方法
スケジュールをOutlookを連携することで、メールを作成する際の入力ミスを軽減できます。

2.Outlookとkintoneを連携して、Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法
今回ご紹介した内容の「問い合わせメールの内容を登録する」バージョンです。こちらも是非ご活用ください。

3.kintoneとGmailを連携してkintoneから1クリックで請求書を発行しGmailで送付する方法
経営者や経理処理の担当の方が、請求書の発行をするときに手入力する手間を省くことができます。

まとめ

本記事では、Outlookとkintoneを連携し、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に自動的にkintoneにレコードを追加する方法を解説しました。この連携により、手動でのデータ入力の手間を省き、業務効率と情報の正確性を向上させることができます。また、チーム全体で迅速に情報を共有できるため、プロジェクトの進捗管理や営業活動の最適化にも繋がります。ぜひ、本記事の手順を参考に、Outlookとkintoneの連携を試してみてください。業務の自動化と効率化を進めることで、ビジネスのさらなる発展に貢献できるでしょう。