Outlookとkintoneでスケジュール管理をしている方にとって、Outlookに予定を登録したときに、kintoneにも自動でレコードが追加されたら、便利だと思いませんか？
本記事では、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に、自動的にkintoneにレコードを追加する方法をご紹介します！
この連携により、手動でのデータ転記の手間を省くことができて便利ですよ。
また、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookとkintoneの連携フローを作ってみよう
Outlookのカレンダーに予定を登録すると、API連携により、kintoneに自動でレコードが追加されます。
スケジュール管理が効率化され、チーム全体でスピーディーな情報を共有でき、業務の精度向上や情報の一元管理を実現できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとKintoneをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くKintoneのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとKintoneの連携動作を確認
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
ステップ1：Outlookとkintoneをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録をしておくことで、フローの設定がスムーズになります。
まず、Outlookの登録を行いましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
登録方法は以下の動画をご覧ください。
続いて、kintoneのマイアプリ登録を行います。
※連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法
登録方法は以下の動画をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
クリックすると以下のような画面がでてきますので、「OK」を押してください。
すると下記画面が出ますので、ステップ3に進みましょう！
ステップ3：Outlookのトリガー設定
では最初にOutlookの設定をしますので、「カレンダーにイベントが登録されたら」を選択します。
今回連携するOutlookのアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
次にアプリトリガーのAPI接続設定をします。
「トリガー起動時間」と「ユーザーID」を入力し、「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」を押してください。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。ただし、プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。
ステップ4：Kintoneのオペレーション設定
続いて「レコードを追加する」をクリックし、設定していきましょう。
連携するアカウント情報があっているか確認し、データベースの連携の「アプリID」を入力し「次へ」で進みます。
「追加するレコードの値」を入力していきます。
タイトルの欄を押すと下記画面が出てきますので、「タイトル」を選択します。
説明も同様に登録したい内容を選択し、入力します。
今回は、【開始日時】【終了日時】【説明】を入力しました。
また、改行をしたい場合は、「\n」を入力してください。
入力が完了したら「テスト」をし、問題なければ「保存する」を押してください。
これで、ステップ3は完了です。
ステップ5：トリガーをONにする
下記画面が出ましたら、「トリガーをON」をクリックします。
これで自動化の設定は完了となります。
設定お疲れ様でした。
OutlookやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOutlookやkintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを活用した自動化例
Outlookを使った自動化テンプレートをご紹介します。
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。
LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookで予定を作成する
試してみる
■概要
「LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookで予定を作成する」ワークフローは、予定管理の効率化に寄与します。
Outlookに直接アクセスすることなく、チャット上で操作できるため、利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSを利用してチーム内で情報共有やコミュニケーションを行っている方
・チームでLINE WORKSの投稿内容をスピーディに確認し、共有したいと考えている方
・LINE WORKSの投稿内容を元にした予定作成の手間を省きたいと考えている方
・Outlookを日常的に活用してスケジュール管理を行っている方
・Outlookでの管理をスムーズにし、スケジュール漏れを防ぎたい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーの予定を一元管理したいと考えている方
■注意事項
・LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
LINEの特定投稿をもとにOutlookのカレンダーに予定を作成する
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■概要
LINEで受け付けた予約やお問い合わせを、一つひとつ手作業でカレンダーに登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、LINEに特定のメッセージが届いた際に、自動でAIが内容を解析し、Outlookのカレンダーに予定を登録します。
予定管理の課題をスムーズに解消し、顧客対応の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINEでの予約受付や日程調整を手作業で管理している店舗や企業の担当者の方
・Outlookをスケジュール管理に利用しており、カレンダーへの入力作業を自動化したい方
・AIを活用し、顧客からのフリーテキストメッセージを自動で構造化して業務に反映させたい方
■注意事項
・LINE公式アカウント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにOutlookのカレンダーにイベントを登録する
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■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにOutlookのカレンダーにイベントを登録する」フローは、コミュニケーションとスケジュール管理を一元化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な投稿や会議の情報を自動でOutlookカレンダーに反映させることで、手動での入力作業を削減し、スケジュールの管理をスムーズに行えます。
これにより、チーム全体の効率アップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとOutlookを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・手動でのスケジュール入力に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・コミュニケーションとスケジュール管理を効率化したいと考えている企業のIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。
添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
・Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
・書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
kintoneを活用した自動化例
kintoneを使った自動化テンプレートをご紹介します。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
・kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
・遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
・顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する
試してみる
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
Googleフォームに回答が送信されたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Googleフォームに新しく回答が送信されたら、kintoneに回答内容をレコードに追加するフローです。
Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約してkintoneに格納する
試してみる
Zoomミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、要約内容をkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
試してみる
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
kintoneからクラウドサインで契約書を送信する
試してみる
kintoneからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
試してみる
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する
試してみる
フォームに登録があったら、その情報をkintoneに登録して、更にGmailでメールを送付するフローです。
kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Docusignで契約書を送付する」ワークフローは、定型的な事務作業の負担を軽減してくれます。
情報の転記作業が自動化されるため、人的エラーの軽減にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して顧客管理やレコード管理を行っている方
・契約書の送付作業を手動で行っており、時間がかかっていると感じている方
・レコードが追加された際にスピーディに契約書を送付して、業務を効率化したい方
・Docusignを利用して契約管理を行っている企業
・Docusignを使っているが、自動で契約書送付ができないことに不便を感じている方
・業務の自動化を推進し、無駄な手間を減らして精度を高めたい方
■注意事項
・kintoneとDocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
本記事では、Outlookとkintoneを連携し、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に自動的にkintoneにレコードを追加する方法を解説しました。
この連携により、手動でのデータ転記の手間を省き、業務効率と情報の正確性を向上させることにつながります。
また、チーム全体で迅速に情報を共有できるので、プロジェクトの進捗管理や営業活動の最適化にもつながるはずです。
ぜひ、本記事の手順を参考に、Outlookとkintoneの連携を試してみてくださいね。
業務の自動化と効率化を進めることで、ビジネスのさらなる発展に貢献できると思います！
よくあるご質問
Q：Outlookの予定更新はkintoneに反映されますか？
A：
今回は「カレンダーにイベントが作成されたとき」をトリガーとして設定しましたが、ステップ3で別のトリガーアクションを選択することも可能です。
【変更】をクリックすると以下のように選択肢が表示されるので、任意のものを設定してください。
Q：逆にkintoneからOutlookカレンダーへ予定を登録できますか？
A：
はい、YoomではkintoneからOutlookカレンダーへ通知するテンプレートも用意しています。
以下のバナーからすぐに開始できるので、興味があればぜひお試しください。
kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録する
試してみる
kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録するフローです。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：
連携が失敗してフローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
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