Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する方法

クリックすると以下のような画面がでてきますので、「OK」を押してください。

すると下記画面が出ますので、ステップ3に進みましょう！

ステップ3：Outlookのトリガー設定と、Kintoneのオペレーション設定

では最初にOutlookの設定をしますので、「カレンダーにイベントが登録されたら」を選択します。

今回連携するOutlookのアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。

次にアプリトリガーのAPI接続設定をします。
「トリガー起動時間」と「ユーザーID」を入力し、「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」を押してください。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。ただし、プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。

続いて「レコードを追加する」をクリックし、設定していきましょう。

連携するアカウント情報があっているか確認し、データベースの連携の「アプリID」を入力し「次へ」で進みます。

「追加するレコードの値」を入力していきます。

タイトルの欄を押すと下記画面が出てきますので、「タイトル」を選択します。

説明も同様に登録したい内容を選択し、入力します。
今回は、【開始日時】【終了日時】【説明】を入力しました。
また、改行をしたい場合は、「\n」を入力してください。

入力が完了したら「テスト」をし、問題なければ「保存する」を押してください。
これで、ステップ3完了です。

‍ステップ4：トリガーをONにする

‍下記画面が出ましたら、「トリガーをON」をクリックします。

これで自動化の設定は完了となります。
設定お疲れ様でした。

Outlookやkintoneを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやkintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Outlookとkintoneを連携した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらOutlookでメールを送る連携も可能です。
また、Outlookにメッセージが届いたらkintoneにレコードを追加したり、kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信したりすることもできます。

Outlookを活用した自動化例

チャットツールの投稿内容をもとにOutlookで予定を作成する

Microsoft TeamsやLINE WORKSなどの投稿内容をもとにOutlookで予定を自動で作成します。

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ワークフローで申請が承認されたらOutlookに通知する

ジョブカン経費精算・ワークフローやGaroonなどで申請が承認されたらOutlookへメールを自動で通知します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

kintoneを活用した自動化例

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

kintoneの情報をもとに契約書を送信する

kintoneの情報をもとにクラウドサインやGMOサインなどで契約書を自動で送信します。

Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

Outlookとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1：ミスを減らし、業務の精度の向上

Outlookカレンダーに予定を登録した後に、手動でkintoneに転記する手間を省きます。手作業での転記は予定の時間や内容を誤って登録してしまう可能性がありますが、自動化すれば、データが正確にkintoneに反映されますよね。
例えば、営業訪問の予定がカレンダーに登録されると、自動でkintoneに記録されるので、訪問先情報が漏れることなく管理できます。これにより、業務の精度が向上し、効率的な予定管理が可能になるのではないでしょうか。

メリット2：チーム間の情報共有を強化

Outlookカレンダーの情報がkintoneに自動で記録されることで、チームメンバー全員に迅速な予定を共有できます。特にプロジェクトの進捗やタスク管理が必要な場面では、個々のスケジュールがkintoneで一元管理されることで、チーム全体が同じ情報を共有できて便利ですよね。
例えば、会議の予定が追加されると、議題や参加者リストがkintoneに連携されるので、関係者全員が準備を整えやすくなるのではないでしょうか。

メリット3：スケジュール管理の効率化

Outlookで予定を登録するだけで、kintoneに自動反映される仕組みを構築すれば、二重登録の手間がなくなります。また、予定が変更された場合に自動的にkintoneも更新される仕組みと組み合わせることで、最新の情報を常に反映できます。
例えば、外回りが多い営業職のスタッフが、外出中でも最新のスケジュールを確認でき、スムーズに業務を進められるようになるのではないでしょうか。

まとめ

本記事では、Outlookとkintoneを連携し、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に自動的にkintoneにレコードを追加する方法を解説しました。この連携により、手動でのデータ転記の手間を省き、業務効率と情報の正確性を向上させることにつながります。また、チーム全体で迅速に情報を共有できるので、プロジェクトの進捗管理や営業活動の最適化にもつながるはずです。ぜひ、本記事の手順を参考に、Outlookとkintoneの連携を試してみてくださいね。業務の自動化と効率化を進めることで、ビジネスのさらなる発展に貢献できると思います！