Outlookとkintoneを連携して、Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する方法

ステップ1：Outlookとkintoneをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録をしておくことで、フローの設定がスムーズになります。

まず、Outlookの登録を行いましょう。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規作成」を選択します。

次に、今回は連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックします。

下記の画面が出ましたら、アカウントのパスワードを入力しサインインしてください。

続いて、kintoneのマイアプリ登録を行います。
再度マイアプリから新規登録をクリックし、検索窓に「kintone」と入力します。
「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが、今回使用するのは「kintone」です。

以下の画面が出ましたら、必須項目を入力し追加してください。
連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。
・kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法

マイアプリの画面にkintoneが表示されたら、マイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからは自動化の設定を行っていきます。

以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると以下のような画面がでてきますので、「OK」を押してください。

すると下記画面が出ますので、ステップ3に進みましょう！

ステップ3：Outlookのトリガー設定と、Kintoneのオペレーション設定

では最初にOutlookの設定をしますので、「カレンダーにイベントが登録されたら」を選択します。

今回連携するOutlookのアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。

次にアプリトリガーのAPI接続設定をします。
「トリガー起動時間」と「ユーザーID」を入力し、「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」を押してください。

続いて「レコードを追加する」をクリックし、設定していきましょう。

連携するアカウント情報があっているか確認し、データベースの連携の「アプリID」を入力し「次へ」で進みます。

「追加するレコードの値」を入力していきます。

タイトルの欄を押すと下記画面が出てきますので、「タイトル」を選択します。

説明も同様に登録したい内容を選択し、入力します。
今回は、【開始日時】【終了日時】【説明】を入力しました。
また、改行をしたい場合は、「\n」を入力してください。

入力が完了したら「テスト」をし、問題なければ「保存する」を押してください。
これで、ステップ3完了です。

‍ステップ4：トリガーをONにする

‍下記画面が出ましたら、「トリガーをON」をクリックします。

これで自動化の設定は完了となります。
設定お疲れ様でした。

Outlook・kintoneを使ったその他の自動化例

他にもOutlookやkintoneを使った自動化の例がYoomにはあるので、いくつか紹介します。

1.YoomのスケジュールトリガーとOutlookを連携して、毎月月末にOutlookでメールを送信する方法
スケジュールをOutlookを連携することで、メールを作成する際の入力ミスを軽減できます。

2.Outlookとkintoneを連携して、Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法
今回ご紹介した内容の「問い合わせメールの内容を登録する」バージョンです。こちらも是非ご活用ください。

3.kintoneとGmailを連携してkintoneから1クリックで請求書を発行しGmailで送付する方法
経営者や経理処理の担当の方が、請求書の発行をするときに手入力する手間を省くことができます。

まとめ

本記事では、Outlookとkintoneを連携し、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に自動的にkintoneにレコードを追加する方法を解説しました。この連携により、手動でのデータ入力の手間を省き、業務効率と情報の正確性を向上させることができます。また、チーム全体でリアルタイムに情報を共有できるため、プロジェクトの進捗管理や営業活動の最適化にも繋がります。ぜひ、本記事の手順を参考に、Outlookとkintoneの連携を試してみてください。業務の自動化と効率化を進めることで、ビジネスのさらなる発展に貢献できるでしょう。