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内容が記入済みの契約書が送付された場合、中身を確認してからファイルの保存、内容の転記、他部署への報告、後工程の準備など、様々なアクションを起こす必要がありますよね。中でも思っている以上に手間がかかり、尚且つ慎重に行わなければならないのは「データ転記」ではないでしょうか。
Outlook・kintone・Chatworkを画像読み取り機能であるAI-OCRと連携することで、そのような手間を削減できる可能性が高まります。
事務作業が今よりも簡単になるかもしれません。業務改善を図りたい方は、アプリ連携による自動化をぜひお試しください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、指定した件名が記載されているメールデータのみOutlookのAPIを活用して添付ファイルをダウンロードします。次に添付されているファイルの内容をAI-OCRで読み取り、「氏名、日付」などの文字を抽出してデータ化することが可能です。
次にkintoneのAPIを活用してデータ化した文字列を取得し、指定しのアプリに登録します。その後、ChatworkのAPIを活用して、抽出したデータを特定のチャンネルに送信することができます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
Outlookに届く契約書ファイル、都度内容を確認してkintoneへ手入力していませんか？この作業は手間がかかるうえ、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書をOCRで読み取り、kintoneへのデータ登録からChatworkへの完了通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
kintoneを検索します。
2.必須項目の入力
画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Chatworkを検索します。
2.Chatworkにログイン
ログイン画面が表示されます。
今回のフローで連携したいアカウントでログインを行いましょう。
3.許可を押す
内容を確認し、許可を押してください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
Outlookに届く契約書ファイル、都度内容を確認してkintoneへ手入力していませんか？この作業は手間がかかるうえ、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書をOCRで読み取り、kintoneへのデータ登録からChatworkへの完了通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォルダの指定
次に、フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.キーワードの設定
どのようなキーワードが含まれている件名のメールを検知するか指定します。
今回は契約書としました。
7.テストの実行
事前にテスト用のメールにダミーの契約書ファイルを添付し、指定したフォルダに送信しておきましょう。
その後テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
続けて、添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
続けて、メールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
この設定に関しても、先ほどと同じように完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
1.画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2.必須項目の設定
赤枠のようになっているか確認をしましょう。
次はどのような項目を抽出するのか設定します。ボックス下部の補足の通り、デフォルトで抽出する文字列はあらかじめ指定済みです。そのため、追加で抽出したい内容がある場合は記載してください。
4.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。
テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。
尚、kintoneに格納可能なデータは、下部にあるアウトプットに記載されています。
ここまで設定が完了したら保存をクリックしてください。
続けて、kintoneへ格納する設定を行います。
1.アプリと連携する
「レコードを追加する」を選択してください。
2.IDの入力
どのアプリに文字起こしデータを格納するのか選択しましょう。
ボックスをクリックすることでアプリが選択可能です。
次へを押します。
3.文字起こしデータの挿入
指定したアプリの項目が表示されます。
文字起こししたデータを挿入したい箇所をクリックしてください。
赤枠を選択してください。
文字起こししたデータを選択可能です。クリックで挿入しましょう。
同様に、その他のボックスも埋めていきます。
4.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
最後に、Chatworkに通知をする設定を行います。
1.アプリと連携する
Chatworkのアイコンの「メッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のIDを設定する
どのルームにメッセージを送信するのか設定します。
ボックスをクリックするとルームが一覧表示されるので、kintoneに契約書データが登録された旨を受け取りたいルームを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージの設定
次はChatworkに投稿するメッセージを設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。
kintoneへのデータ登録時と同じように契約書のデータが表示されます。
Chatworkへ通知したいデータがある場合は挿入してください。
挿入したいデータを全て入力した後は文章を添えましょう。
なお、記号などを用いることで読みやすくなるため、任意でデザインを変更するのがおすすめです。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する
■概要
Outlookに届く契約書ファイル、都度内容を確認してkintoneへ手入力していませんか？この作業は手間がかかるうえ、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書をOCRで読み取り、kintoneへのデータ登録からChatworkへの完了通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
添付ファイルをダウンロードし、その度に特定のフォルダに保存する作業は少々手間ではありませんか？
そのように感じているのであれば、フローにOneDriveへのアップロードをプラスし、受信したファイルを自動でOneDriveに保存するのがおすすめです。
GmailとGoogle ChatをからめたkintoneとOCRの連携もできます。
Yoomは様々なツールとの連携が可能なため、普段使い慣れているアプリで好みの自動化を導入するのはいかがでしょうか。
他にも、OutlookやkintoneやChatworkを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
問い合わせを自動でkintoneに転記可能です。問い合わせの履歴として残したり、返答内容についての詳細を追記したりなど、カスタマー対応の促進につながるはずです。
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」フローは情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
2.kintoneにレコードが追加されたら、Chatworkに通知する
Google フォームをトリガーにすることもできます。社員からの領収書の処理などにご活用ください。
■概要
kintoneに新しいレコードが追加されたら、Chatworkに通知するフローです。
kintoneの追加されたレコード内容をわざわざ確認しなくても、自動的にChatworkに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Chatworkの通知先のチャンネルや通知内容は自由に変更することができます。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
3.kintoneからレコード情報を使ってOutlookでメールを送信し、その送信履歴を記録する
kintoneの特定のレコードからOutlookでメール送信することも可能です。レコードに保存してあるメールアドレスを活用し、尚且つレコードに追加してある内容を使用して送信できます。
■概要
kintoneで顧客管理を行っているものの、メール連絡の際はOutlookを開いて宛先や本文を都度手作業で作成し、送信後にkintoneへ対応履歴を手入力する、といった作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、kintoneのレコード画面からワンクリックでOutlookのメール送信を実行し送信履歴を自動でkintoneに記録します。面倒な転記作業や記録漏れといった課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回の連携による自動化を導入すると、今まで手動で行っていた作業の手間が大幅に削減されることが見込めます。
例えば、受信したファイルをダウンロードし、そのファイルを2画面で確認しながら、もしくは印刷をして確認をしながらkintoneへ転記をして、最後にChatworkに同じデータを送信する場合、幾度もの工程を踏むこととなりますよね。
1件分の契約書であれば問題ありませんが、これが何件分もあったり、頻度が高かったりする場合にはかなりの手間となってしまいますよね。
だからこそ今回の自動化を導入すれば、手間が減り、作業負担の軽減となるはずです。
今回はOutlook・kintone・Chatworkの連携の中に、AI-OCRというAIを活用した画像読み取り機能を併せます。これにより手作業で起こり得るミスを減らせる可能性があるでしょう。
例えば、数件分の契約書の内容を手動転記する場合、集中力が落ちてくると転記ミスなどが起こりがちですよね。内容の取りこぼしやタイピングミスなどがあると、kintoneで正しいデータを保管できなくなってしまうでしょう。
そのようなリスクを回避する上で、AIを活用した自動化は有効かもしれません。ヒューマンエラーを削減できれば、「うっかりミス」を回避しやすくなるはずです。
契約を結んだ後は、何かしらの工程へ進むことがほとんどでしょう。この連携を導入すると、このようなフェーズ移行がスムーズになることが期待できます。
例えば、売買契約であれば商品やサービスの準備、雇用契約であればオンボーディング担当者への引継ぎなどが当てはまります。
後工程への移行が円滑に行われることで業務スピードが上がり、効率的に作業を進められるようになるかもしれません。
結果としてリソースを上手く活用できたり、無駄なく仕事を進めやすくなるはずです。
工数の多い事務作業は手間や負担を感じやすいのではないでしょうか。特に繁忙期はkintoneへ入力する件数も増え、作業量も膨大になると考えられます。このような事態を回避する上でも、今回のアプリ連携は有益と言えるはずです。
また、AIを活用することでデータの正確性が向上する可能性もあります。データの転記にかかる手間や負担を削減するだけではなく、このようなメリットもあるため、この機会に導入をしてみませんか？
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。ぜひご活用ください！
