■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、手作業でSFAやCRMに顧客情報を登録するのは、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、署名情報を自動で抽出し、Mazricaへコンタクト情報を登録します。
面倒な手入力作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を手作業でMazricaに登録している方
- 新規リード情報の入力作業に時間がかかり、コア業務に集中できていない営業担当者の方
- データ入力時の転記ミスや登録漏れをなくし、顧客情報の管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に署名情報の抽出からMazricaへの登録までが自動化され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「コンタクト情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを対象とするように、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名の形式に応じて変換タイプや抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定してください。
- Mazricaにコンタクト情報を登録するアクションでは、抽出したデータを名前、メールアドレス、電話番号などの各項目に任意で設定します。
■注意事項
- MazricaとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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