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契約書は会社にとってとても大切な書類と言えるでしょう。そのため、契約書そのものをしっかりと保存すると同時に、契約書に記載されているデータも素早く格納したいですよね。
そのような時に便利なのが、AI-OCRを活用した画像の自動読み取り機能です。この機能をOutlook・kintone・Microsoft Teamsの連携とからめることにより、Outlookで受信した契約書のデータを自動でkintoneに格納し、その旨をMicrosoft Teamsに通知可能となります。
今まで手動で行っていた作業が素早く完結するかもしれません。業務負担の軽減、効率の向上に繋がるはずです。
ぜひこの機会に自動化の素晴らしさを体験してみませんか？
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、指定した件名が記載されているメールデータのみOutlookのAPIを活用して取得し、添付ファイルをダウンロードします。次にファイルデータをAI-OCRで読み取り、「会社名、氏名、締結日」などの文字をデータ化することが可能です。
次にkintoneのAPIを活用してデータ化した文字列を取得し、特定のアプリに登録します。その後、Microsoft TeamsのAPIで一連のデータを受け取り、特定のチャネルに送信することができます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
kintoneを検索します。
2.必須項目の入力
画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示が出たら連携完了です。
1.ログインする
先ほどMicrosoft365にログインしているため、Outlookと同じく素早く連携が完了します。
2.検索する
Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォルダの指定
次に、フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.キーワードの設定
どのようなキーワードが含まれている件名のメールを検知するか指定します。
今回は契約書としました。
7.テストの実行
事前にテスト用のメールにダミーの契約書ファイルを添付し、指定したフォルダに送信しておきましょう。
その後テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
続けて、添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
続けて、メールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
この設定に関しても、先ほどと同じように完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
1.画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
※AIオペレーションは一部有料プランのみ利用できる機能です。その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.必須項目の設定
赤枠のようになっているか確認をしましょう。
次はどのような項目を抽出するのか設定します。ボックス下部の補足の通り、デフォルトで抽出する文字列はあらかじめ指定済みです。そのため、追加で抽出したい内容がある場合は記載してください。
4.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。
テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。
尚、kintoneに格納可能なデータは、下部にあるアウトプットに記載されています。
ここまで設定が完了したら保存をクリックしてください。
続けて、kintoneへ格納する設定を行います。
1.データベースを操作する
「レコードを追加する」を選択してください。
2.IDの入力
どのアプリに文字起こしデータを格納するのか選択しましょう。
ボックスをクリックすることでアプリが選択可能です。次へを押します。
3.文字起こしデータの挿入
指定したアプリの項目が表示されます。
文字起こししたデータを挿入したい箇所をクリックしてください。
赤枠を選択してください。
文字起こししたデータを選択可能です。クリックで挿入しましょう。
同様に、その他のボックスも埋めていきます。
4.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
最後に、Microsoft Teamsに通知をする設定を行います。
1.アプリと連携する
Microsoft Teamsのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のIDを設定する
IDを設定しましょう。
ボックスをクリックすることでIDの選択が可能です。
3.投稿メッセージを設定する
Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
まずはボックスをクリック、赤枠を選択してください。
通知したい内容をクリックで挿入していきましょう。
4.レイアウトを整える
メッセージを添えた後に記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
なお、Microsoft Teamsは改行にHTMLタグの<br>を活用する必要があります。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
Outlookを介さず、直接kintoneの特定のアプリにPDFを添付することも可能です。今回紹介したフローと同じく書類の内容を読み取り、kintoneへデータを追加してからMicrosoft Teamsへ通知可能です。
例えば、契約書などをしっかり目視チェックした上でkintoneに格納したい場合はこちらがおすすめです。
GmailとGoogle ChatをからめたkintoneとOCRの連携もできます。
Yoomは様々なツールとの連携が可能なため、普段使い慣れているアプリで好みの自動化を導入するのはいかがでしょうか。
他にも、OutlookやkintoneやMicrosoft Teamsを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
レコードが登録されたことをいち早く把握したいのなら、情報の取りこぼしを抑えるためにもMicrosoft Teamsへ通知するのがおすすめです。
2.Google フォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
Google フォームをトリガーにすることもできます。社員からの領収書の処理などにご活用ください。
3.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する
Dropboxなどのクラウドストレージにアップロードされたファイルの内容をkintoneに格納することも可能です。
今回の連携を行い一連のフローを自動化することで、業務負担を軽減できる可能性があります。
例えば、本来であれば契約書を目視で確認し、kintoneへアクセスしてから手入力を行うこととなりますよね。そして全ての内容の入力が完了した後にMicrosoft Teamsにアクセスし、特定のチャネルに契約書をkintoneへ格納した旨を伝えることとなります。
契約件数が少なければ問題がないかもしれませんが、これが複数件となれば話は別です。また、繁忙期の作業量はかなりのものになると言えるでしょう。
そのような時に今回の自動化を導入していれば、すべては自動で完了するため、作業負担を軽減できるはずです。
AIによる画像読み取り機能を活用するため、手動転記の際に起こりがちなエラーを回避できるかもしれません。
例えば、タイピングミス、見間違いによる情報の取りこぼしなどが当てはまるでしょう。これらを回避できるようになれば、kintoneに格納するデータの正確性が保ちやすくなるはずです。
また、AIを活用することで一連の作業は素早く完了します。そのため、手動で行っていた転記・通知作業よりもスピーディーに業務を進めることができるはずです。
結果として業務効率の向上も期待できるのではないでしょうか。
今回の自動化は最後にMicrosoft Teamsへメッセージの送信が可能です。そのため、契約が結ばれたことをオンタイムで把握しやすくなるでしょう。これにより、共有スピードの向上が見込めます。
共有スピードが向上することによるメリットは、例えば、契約締結後の工程に進みやすくなるというものが挙げられるでしょう。
契約締結後の工程とは、営業部のフォローアップ、商品やサービスの用意、請求先としてデータベースへの登録などが当てはまります。
これらがスムーズに運ぶことにより、今まで以上に業務に対し余裕が生まれるかもしれません。
AIを活用することで、今まで時間をかけておこなっていた業務が素早く完結でき、業務負担が軽減されるはずです。また、業務スピードそのものが向上する可能性があるため、効率が向上するかもしれません。
特に契約書などの重要な書類のデータは間違えることなく素早く格納したいですよね。また、契約後の工程に迅速に進むためにも、該当部署への共有もスムーズに行いたいはずです。
このような業務のお悩みを解決できる可能性があるため、ぜひ自動化を導入してみませんか？
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。この機会にご活用ください。
