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毎日、多くのメールとファイルの処理に追われていませんか？
Outlookで受信したファイルを手動でダウンロードし、Microsoft SharePointにアップロードする作業は、時間と労力を大きく消費しているかもしれません。
本記事では、OutlookとMicrosoft SharePointを連携し、受信ファイルを自動的にMicrosoft SharePointにアップロードする方法をご紹介します。
Yoomの自動化フローボットを取り入れることで、業務効率の向上が期待できます。
ノーコードで導入できるので、ぜひ最後までご覧ください。
OutlookとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
Outlookのデータベースにレコードが登録されたことを のAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いてMicrosoft SharePointにOutlookで受信した添付ファイルをアップロードすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずはじめに、Outlookのマイアプリ登録を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※Microsoft365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
次にMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行います。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し、表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。
次のステップへ進みましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」のアイコンをクリックしてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
フローボットの操作をしていきます。
まずは、「メールを受信したら」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]を押してください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「メールフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたID情報が表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
設定後、トリガーとなるアクション（今回はファイルを添付しているメールの受信）を行って、[テスト]を押してください。私は、以下のようなメールを送受信してテストを行なってみました。
テストが成功すると、メールの詳細情報を取得できます。
取得した情報が確認できたら、『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用できます。つまり、Microsoft SharePointへここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです！
続いて、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、ファイルが添付されていると、後続アクションに進むように設定しました。
このように設定することで、受信したメールにファイルが添付されていない場合は後続アクションに進まないことになるので、その場合はフローが終了するようになっています。
設定後、『保存する』をクリックしましょう。
続いて、3つ目の「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
「メールID」は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
入力が完了したら「テスト」を押して、ファイル情報が取得できているかを確認しましょう。
取得結果に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
続いて、添付ファイルを取得するための設定を進めましょう。「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
「メールID」と「ファイルID」は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
情報入力後、「テスト」を押します。テストに成功すると、PDF形式でファイルを取得できます。
※ファイル名は、Untitled.pdfで固定されています。ファイル内容は【ダウンロード】を行うことで確認可能です。
テスト成功を確認して、『保存する』をクリックしましょう。
最後にMicrosoft SharePointへアップロードするための設定を行います。「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
「サイトID」と「ドライブID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
「格納先フォルダ名」は任意設定、「格納先フォルダのアイテムID」は、「サイトID」と「ドライブID」を正しく設定すると、候補から選択できます。
「ファイル名」には、前ステップから取得したアウトプットを引用しましょう。
「ファイルの添付方法」は、取得したファイルを参照するように設定します。
入力が完了したら[テスト]を押します。テストに成功し、Microsoft SharePoint側でファイルがアップロードされているかを確認してください。
結果に問題がなければ、『保存する』をクリックしましょう。これでフローボットの作成が完了しました！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！今回使用したテンプレートはこちらです。
本日ご紹介した連携以外にもOutlookやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
受け取ったメールをもとに情報を自動的に集約したり、イベント登録をチームメンバーに素早く通知することも可能です。
また、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、必要な従業員情報を正確性を維持したまま保管することもできるようになるでしょう。
情報の登録を検知してフォルダ作成やファイルのアップロードを自動で行うことができます。
さらに、同じデータファイルを、別のストレージサービスへ同期することも可能です。
OutlookとMicrosoft SharePointの連携による自動化は、日々の業務効率を劇的に向上させるはずです！
手動作業の削減、迅速な情報共有、セキュリティ強化といったメリットは、企業の生産性と競争力を高める鍵となります。
今回後紹介した方法を活用して、業務の生産性を向上させたいと考えている方は、ぜひ本記事の手順を参考に連携設定を試してみてください。
Yoomでは、さまざまな業務の自動化を目指しているので、ぜひ他のテンプレートもご覧ください。
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