OutlookとMicrosoft SharePointを連携して、Outlookで受信したファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法

ステップ1：OutlookとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録

まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

※Microsoft365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

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パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。

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続いてZoomのマイアプリ登録を行います。

次にMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行います。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。
次のステップへ進みましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー‍

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

フローボットの操作をしていきます。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。

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赤枠の箇所を入力しましょう。

• トリガー起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
• ‍キーワード：「添付ファイル」など入力しましょう。

入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

以下の画像のように、このテンプレートでは分岐オペレーションが設定されています。
Outlookに添付ファイルがある場合、右側のオペレーションに進みます。
添付ファイルがない場合、左に分岐しフローが終了するようになっています。

右側の分岐の先、「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしましょう。

API接続設定の画面が表示されます。

入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下の画面のように、連携したアプリで取得した内容が入力項目の下に表示されるため、必要事項を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。

添付ファイルを取得するための設定を進めましょう。
以下の赤枠内をクリックしましょう。

以下の画面のようなAPI設定画面が表示されます。
変更したい場合、アウトプットを利用し入力することも可能です。
すでに入力されているため、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

最後にMicrosoft SharePointへアップロードするための設定を行います。

以下のAPI接続設定の画面が表示されます。
この入力項目にもアウトプットを利用し入力することができます。

入力が完了したら「テスト」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーをONにして、連携自動化を確認する

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

①freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する

freee人事労務で従業員が登録されたら自動的にMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成することで、業務の効率化が期待できます。従業員情報が一元管理されるため、情報の共有がスムーズになり、必要な情報に迅速にアクセスできます。その結果、時間の節約になり、業務のスピードが向上につながります。

②ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする

このテンプレートを利用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書類をMicrosoft SharePointに自動アップロードすることができます。
これにより、手作業によるアップロードの負担が軽減し、業務効率が向上します。また、承認済みの書類が迅速に共有フォルダに格納されるため、必要な情報にアクセスしやすくなります。さらに、手作業のミスを防ぐことができるため、データの正確性も向上が期待できます。

③freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする

freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードすることで、契約書の一元管理が可能となります。これにより、必要な契約書を迅速に検索・参照することができ、業務の効率化が期待できます。

OutlookとMicrosoft SharePointを連携するメリットと具体例

メリット1：手動アップロード作業の削減

Outlookで受信した添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointにアップロードすることで、手作業の負担を大幅に軽減できます。例えば、経理部門では毎日多数の請求書や領収書を処理しますが、この自動化によりダウンロードとアップロードの手間が省けます。これにより、従業員はより重要な分析業務や意思決定に時間を割くことができます。また、手動によるミスのリスクも減少し、業務の正確性が向上が期待できます。

メリット2：チーム間でのファイル共有の迅速化

Microsoft SharePointへの自動アップロードによって、関係者全員が最新のファイルに即座にアクセスできます。具体的には、営業チームが受け取った契約書が自動的に法務部門と共有されるため、承認プロセスがスピーディーに進みます。これにより、プロジェクトの遅延を防ぎ、ビジネスチャンスを逃しません。迅速な情報共有が期待できます。

メリット3：セキュリティとコンプライアンスの強化

OutlookからMicrosoft SharePointへの自動アップロードは、データ管理のセキュリティレベルを高めます。例えば、人事部門が受け取る機密性の高い個人情報を含むファイルも、アクセス権限を設定することで適切なメンバーだけが閲覧可能になります。これにより、情報漏洩のリスクを低減し、コンプライアンス要件を満たすことができます。また、ファイルの変更履歴やアクセスログを簡単に追跡できるため、監査対応にも繋がります。

まとめ

OutlookとMicrosoft SharePointの連携による自動化は、日々の業務効率を劇的に向上させます。手動作業の削減、迅速な情報共有、セキュリティ強化といったメリットは、企業の生産性と競争力を高める鍵となります。本記事で紹介した方法を活用して、業務の生産性を向上させたいと考えている方は、ぜひ本記事の手順を参考に連携設定を試してみてください。
Yoomでは、さまざまな業務の自動化を目指しているので、ぜひ他のテンプレートもご覧ください。