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毎日、多くのメールとファイルの処理に追われていませんか？
Outlookで受信したファイルを手動でダウンロードし、Microsoft SharePointにアップロードする作業は、時間と労力を大きく消費しているかもしれません。
本記事では、OutlookとMicrosoft SharePointを連携し、受信ファイルを自動的にMicrosoft SharePointにアップロードする方法をご紹介します。
Yoomの自動化フローボットを取り入れることで、業務効率の向上が期待できます。
ノーコードで導入できるので、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとMicrosoft SharePointの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとMicrosoft SharePointを連携してできること
OutlookとMicrosoft SharePointのAPIを連携すれば、OutlookのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOutlookとMicrosoft SharePointの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするシンプルなフローです。ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方や手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方におすすめです。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする際にGeminiで要約を挟むフローです。
自動で情報集約や文書管理を行いたい方におすすめです。
■概要
Outlookで受信する大量の添付ファイルの内容を確認し、Microsoft SharePointへ手作業で格納する業務に手間を感じていませんか。
特に、一つひとつのファイルを開いて内容を把握するのは大きな負担となりがちです。
このワークフローは、Outlookでのファイル受信をきっかけにGeminiが内容を自動で要約し、その結果をMicrosoft SharePointに格納する一連の流れを自動化します。
GeminiとMicrosoft SharePointを連携させることで、文書管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する添付ファイルの確認・整理業務を効率化したい方
・GeminiとMicrosoft SharePointを連携させ、情報集約や文書管理を自動化したいと考えている方
・手作業による情報整理から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OutlookとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：Outlook／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OutlookとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずOutlookのマイアプリ連携を以下を参考に行いましょう。
次にMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行います。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し、表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。
次のステップへ進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」のアイコンをクリックしてください。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フローの起点となるOutlookのトリガー設定
フローボットの操作をしていきます。
まずは、「メールを受信したら」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]を押してください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「メールフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたID情報が表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
設定後、トリガーとなるアクション（今回はファイルを添付しているメールの受信）を行って、[テスト]を押してください。私は、以下のようなメールを送受信してテストを行なってみました。
テストが成功すると、メールの詳細情報を取得できます。
取得した情報が確認できたら、『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用できます。つまり、Microsoft SharePointへここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです！
ステップ4:条件に合わせて分岐する設定
続いて、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、ファイルが添付されていると、後続アクションに進むように設定しました。
このように設定することで、受信したメールにファイルが添付されていない場合は後続アクションに進まないことになるので、その場合はフローが終了するようになっています。
設定後、『保存する』をクリックしましょう。
ステップ5：ファイル情報を取得する設定
続いて、3つ目の「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
「メールID」は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
入力が完了したら「テスト」を押して、ファイル情報が取得できているかを確認しましょう。
取得結果に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
ステップ6：添付ファイルをダウンロードする設定
続いて、添付ファイルを取得するための設定を進めましょう。「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
「メールID」と「ファイルID」は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
情報入力後、「テスト」を押します。テストに成功すると、PDF形式でファイルを取得できます。
※ファイル名は、Untitled.pdfで固定されています。ファイル内容は【ダウンロード】を行うことで確認可能です。
テスト成功を確認して、『保存する』をクリックしましょう。
ステップ7：ファイルをアップロードする設定
最後にMicrosoft SharePointへアップロードするための設定を行います。「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
「サイトID」と「ドライブID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
「格納先フォルダ名」は任意設定、「格納先フォルダのアイテムID」は、「サイトID」と「ドライブID」を正しく設定すると、候補から選択できます。
「ファイル名」には、前ステップから取得したアウトプットを引用しましょう。
「ファイルの添付方法」は、取得したファイルを参照するように設定します。
入力が完了したら[テスト]を押します。テストに成功し、Microsoft SharePoint側でファイルがアップロードされているかを確認してください。
結果に問題がなければ、『保存する』をクリックしましょう。これでフローボットの作成が完了しました！
ステップ8：トリガーをONにして、動作を確認する
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
Microsoft SharePointのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
フォームの回答をもとにMicrosoft SharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Outlookに送信するフローです。Microsoft SharePointとOutlookを活用しており、書類の作成や送信を効率化したい方やフォーム回答をトリガーにして、書類の自動送信をしたい方におすすめです。
フォームの回答をもともにMicrosoft SharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Outlookに送信するフローです。
OutlookやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOutlookやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを活用した自動化例
受け取ったメールをもとに情報を自動的に集約したり、イベント登録をチームメンバーに素早く通知することも可能です。
また、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、必要な従業員情報を正確性を維持したまま保管することもできるようになるでしょう。
Microsoft SharePointを活用した自動化例
情報の登録を検知してフォルダ作成やファイルのアップロードを自動で行うことができます。
さらに、同じデータファイルを、別のストレージサービスへ同期することも可能です。
まとめ
OutlookとMicrosoft SharePointの連携による自動化は、日々の業務効率を劇的に向上させるはずです！
手動作業の削減、迅速な情報共有、セキュリティ強化といったメリットは、企業の生産性と競争力を高める鍵となります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の送信者や件名のメールだけを自動化の対象にできますか？
A：
はい、可能です。はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたメールでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：アップロードするファイル名を元のファイル名で保存できますか
A：
はい、可能です。今回ご紹介したフローの過程で「Untitled.pdfで固定」となっていますが、最終的には添付ファイルの元の名前のままMicrosoft SharePointに連携するようになっています。
Q：自動化処理でエラーが発生した場合、どのように検知できますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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