BoxのPDF翻訳結果をメールで自動通知する
こちらは、Box内のPDFから抽出・翻訳したテキストをGmailやOutlookといったメールツールで自動送信するテンプレートです。
特定の担当者や部署に翻訳結果を確実に届けたい場合に便利で、普段からメールを中心に業務連絡を行っている場合でも、既存のフローを変えることなくPDF翻訳の自動化を取り入れることができます！
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海外との取引や情報収集が日常的になる中で、外国語で書かれたPDF資料に目を通す機会が増えていませんか？
契約書、レポート、マニュアルなど、様々な形式で共有されるPDFですが、その翻訳作業は意外と手間がかかるものです…
一つ一つコピー＆ペーストを繰り返したり、翻訳ツールとファイルの間を行き来したりするのは非効率ですし、うっかりミスをしてしまう可能性も。
かといって、専門の翻訳サービスに依頼するとコストや時間がかかってしまうことも少なくありません。
この記事では、PDFファイルを特定の場所にアップロードするだけで、自動的に内容を翻訳し、指定のツールに通知・登録する方法について解説します。
<span class="mark-yellow">手作業による翻訳の手間をなくし、よりスムーズな情報共有を実現しませんか？</span>
Yoomには、PDFファイルの翻訳やファイルストレージサービス『Box』を使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
「説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートの利用を開始してみてください！
BoxなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロードされると、自動でOCR（光学的文字認識）処理によってテキストを抽出し、指定言語に翻訳します。
その翻訳結果を、普段お使いのチャットツールやメール、データベースなどに自動で連携するためのテンプレートをご用意しました！
これらのテンプレートを活用することで、手動での翻訳作業やコピー＆ペーストの手間から解放され、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
BoxにアップロードされたPDFファイルを自動でOCR処理し、テキストを抽出・翻訳した結果をSlackやDiscordなどのチャットツールへ通知します。
翻訳が必要なファイルがアップロードされた際に、関係者へ素早く内容を共有できるため、スピーディーな意思決定や対応が可能になりますよ！
これにより、わざわざ翻訳ツールを開く手間も省け、コミュニケーションがより円滑になるでしょう。
こちらは、Box内のPDFから抽出・翻訳したテキストをGmailやOutlookといったメールツールで自動送信するテンプレートです。
特定の担当者や部署に翻訳結果を確実に届けたい場合に便利で、普段からメールを中心に業務連絡を行っている場合でも、既存のフローを変えることなくPDF翻訳の自動化を取り入れることができます！
Boxに保存されたPDFの翻訳結果を、NotionやAirtableなどのデータベースやCRMサービスへ自動で追加・更新します。
翻訳した情報を単に通知するだけでなく、ナレッジや顧客情報として蓄積・管理したい場合に役立ち、後から情報を検索したりチーム内で共有したりするのが容易になることで、情報活用の幅が広がりますよ！
ここでは具体例として、BoxにアップロードされたPDFファイルのテキストを抽出し、日本語に翻訳してSlackへ通知する自動化フローの作成手順を解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
まず、YoomとBox、Slackを連携させるための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomにログイン後、「マイアプリ」メニューから「アプリを追加」を選択し、BoxとSlackをそれぞれ検索して登録を進めます。
各アプリの指示に従い、アカウント連携（認証）を行ってください。OAuth認証やAPIキーの設定が必要な場合がありますが、画面の案内に沿って進めれば簡単に完了します。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Slackの場合】
Slackを選択できたら、アクセス権限のリクエスト画面に遷移するので、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)フォルダのコンテンツIDを入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「次へ」をクリック。
4)webhookが作動するか確認するために、Boxにファイルをアップロードしてから「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDはBoxのアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2) アクションはアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(10タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
抽出したい項目や使用するAI、言語を選択したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「翻訳する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「GTP4o-mini 15,000文字以内の文章翻訳（４タスク）」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)翻訳対象には画像から読み取ったアウトプットを使用し、「全文」を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
投稿先のチャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、通知したいチャンネルを候補から選択してください。
ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加しておいてくださいね！
メッセージはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Slackに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
YoomではPDF翻訳以外にも、チャットツールの翻訳やBox連携に関する様々な業務を自動化するテンプレートを提供しています。
あなたの業務に合わせてカスタマイズすることもできます。
チャットツールの内容をAIでリアルタイムで翻訳し、自動通知することができます。
Slackの投稿内容を翻訳して、HubSpotやMicrosoft Excelに自動的に反映可能です。
Boxのファイルアップロードをトリガーにファイルの格納が可能です。
証明書をBoxに自動的に格納することもできますよ！
この記事では、BoxにアップロードされたPDFファイルを自動で翻訳し、Slackやメール、データベースなど様々なツールへ連携する方法について解説しました。
手動でのコピー＆ペーストや翻訳ツールの利用といった煩雑な作業から解放されませんか？
<span class="mark-yellow">Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、Box、OCR、翻訳機能、そして普段お使いのコミュニケーションツールやデータベースを組み合わせた自動化フローを簡単に構築できますよ！</span>
これにより、海外の資料や問い合わせに対するレスポンス速度の向上や、言語の壁によるコミュニケーションロスの削減が見込めます。
今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐにPDF翻訳の自動化を試すことができます。設定はわずか数分で完了します。
PDF翻訳業務の効率化に関心のある方は、ぜひこの機会にYoomのテンプレートを利用して、その効果を実感してみてください。
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