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AIツールを活用すれば業務効率が格段にアップしますが、資料データやメールの内容を要約するにしてもツールを複数開く必要があり、ある程度の作業工数がかかります。
もっと効率的に作業をこなしたいと考えている場合、Yoomの連携を活用すれば、工数を減らせてかつ手動作業の負担を軽減できるはずです。
Yoomのメールトリガーを使用してPerplexityとSlackを連携することで、受信したメールの内容をPerplexityで自動で要約できるようになり、情報を把握しやすくなることが予想されます。
さらに、Slackの特定のチャンネルへ要約内容を自動送信するので、関係者への周知が迅速化し、スピーディーな意思決定を後押しします。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
チーム連携のさらなる強化を目指す方は、ぜひご覧ください。
それでは、さっそく「メールで受信した内容をPerplexityで要約しSlackに通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Yoomのメールトリガーを活用してメールを受信後、そのメールをもとにPerplexityで受信メールを要約したことをPerplexityのAPIを利用して受け取ります。
その後、SlackのAPIを用いてSlackの特定チャンネルに要約結果を通知することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはPerplexityをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からPerplexityを検索してください。
(2)Perplexityのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」と「アクセストークン」に情報を入力し、［追加］をクリックしてください。
アクセストークンにはこちらで発行できるAPIキーを設定します。
まずは、1つ目のPerplexityが接続できました。
(4)次に、Slackを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でSlackのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)移行後の画面で連携したいワークスペースが表示されていることを確認します。
ワークスペースの変更は、右上のプルダウンから設定できます。
(6)アクセスに関する表示内容を確認し、画面最下部で投稿先のチャンネルを指定します。
プルダウンからチャンネルを指定後、［許可する］をクリックします。
Slackのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
SlackのチャンネルIDの確認方法はこちらのページに詳細が記載されています。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、Yoomのメールトリガーの内容を確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】メールで受信した内容をPerplexityで要約しSlackに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「メールを受信したら」をクリックします。
(3)次の画面で、トリガーのメールを受信するアドレスを作成しましょう。
「受信用アドレスの作成」に【trigger.timetech_recipe@yoom.fun】の形式でアドレスを作成するため、任意の情報を入力します。
(4)「トリガー条件」は運用に合わせて任意の設定が可能です。
以下は例として、【件名】を検索箇所として指定し、文字列に【問い合わせ】のキーワードを設定したものです。
この場合、【問い合わせ】という件名のメールを受け取った際にトリガーが起動します。
(5)トリガーを起動させる条件を増やしたい場合、「+トリガー条件を追加」をクリックして項目を増やしてください。
情報を入力した後、［次へ］をクリックしましょう。
(6)次の画面でメールトリガーをテストします。
前の画面で設定したトリガー条件に合うメールを「受信用アドレスの作成」に入力した【trigger.timetech_recipe@yoom.fun】形式のアドレスまで送信してみましょう。
(7)メールを送信した後、［テスト］をクリックして、テストに成功したことを確認したら［保存する］をクリックします。
メールトリガーの設定方法は、こちらのページもご確認ください。
(1)次に、2つ目のステップ「テキストを生成」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「モデル名」を始めとする項目に情報を入力します。
※「モデル名」はhttps://docs.perplexity.ai/guides/model-cards#supported-modelsから使用するモデルを選択してください。
(以下の入力値は一例です。)
(4)プルダウンから設定できる項目もあるので、運用に沿った情報を選択してください。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のステップ「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力することで、運用に沿った通知メッセージを受け取れるようになります。
今回は要約結果を通知したいので、2つ目のステップで取得したアウトプット【メッセージの内容】を引用します。（起動日時情報の添付は任意です。）
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してください。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にも、今回のフローボットをベースにして、別のフローボットを作成できます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務で様々なツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
Slackの投稿内容をPerplexityで要約し再度Slackに通知するフローです。
まずは、以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら、ステップ1の新しいメッセージがチャンネルに投稿された後のSlackの設定から説明していきます。
(1)ステップ1の以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
「チャンネルID」は、入力バーをクリックすると『候補』からIDを選択できるので、展開された情報も活用しましょう。
設定後、Perplexityで要約する設定を進めてください。
こちらは、Notionで議事録が登録されたら、Perplexityで要約しSlackに通知するです。
今回のPerplexityの連携と合わせて、NotionのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら、ステップ1の特定のデータベースのページが作成・更新された後のNotionの設定から説明していきます。
(1)ステップ1の以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウントを入力し、次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
「データベースID」は、注釈に沿って情報を入力してください。
(3)次に、2つ目のステップ「作成か更新かを判別」する分岐アクションを設定します。
移行後の画面で、分岐対象のアウトプットを指定していきます。
今回は「オペレーション」を『特定のデータベースのページが作成・更新されたら』、「アウトプット」を『作成日時』と設定します。
オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。
(4)分岐条件は『「アウトプット：作成日時」が【最終更新日時】と等しくなれば分岐する』ように設定を行っていきます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
(5)続いて、3つ目のステップ「レコードを取得する（ID検索）」を設定していきましょう。
連携するNotionのアカウント情報と「データベースID」を入力し、［次へ］をクリックします。
「データベースID」は、入力バーをクリックすると、連携したアカウントの内容に基づいた情報が展開されるので、フローに設定したいIDをここから選択することもできます。
(6)次の画面で「取得したいレコードの条件」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
以下は例として、条件に【オブジェクトID】を設定したものです。
設定後、Perplexityで要約する設定を進めてください。
Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！
他にもPerplexityやSlackを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
大量のデータを効率的に要約し、簡潔に把握したい方におすすめのフローボットです。
情報の要約を自動化することで、作業時間が短縮され、情報の整理や確認作業の効率化につながります。
Perplexityの自動要約機能により、議事録の要点が速やかにSlackで共有されます。
手動での要約や通知作業が不要となり、時間を有効活用できるようになるかもしれません。
手作業でのデータ入力が不要になるため、作業時間を節約できるはずです。
OCR技術を活用することで、迅速かつ正確なデータ入力が実現し、入力ミスの低減につながります。
今回紹介したPerplexityの連携を日常業務に取り入れることにより、受信メールの内容がAIツールで自動的に要約されるので、必要な情報を把握しやすくなることが予想されます。
また、Slackなどの普段使いのチャットツールに要約内容が自動通知されるので、情報を共有したいメンバーに情報が素早く行き渡るようになるはずです。
自動化フローによって要約や共有にかかる手作業が低減することで、情報の読み違いや対応遅れなどのヒューマンエラーをなくせるかもしれません。
さらに、複数のツールにアクセスして作業する必要がなくなるので、複数のタブや画面の操作を面倒だと感じている方にとって、役立つツールとなるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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