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楽楽明細は帳票を作成できるだけではなく、発送も自動化できるので、活用されている方も多いのではないでしょうか？
しかし帳票のデータを経理と営業チームで共有したい時、簡単に共有できる方法があればいいな！と思うかもしれません。
そこでGoogle スプレッドシートを活用して、楽楽明細と連携し、入力を自動化するのはいかがでしょうか？
この記事では、楽楽明細とGoogle スプレッドシートを連携するメリットや、Yoomを活用したアプリ連携方法などをご説明します。
ぜひ、ご覧ください！
帳票の内容をGoogle スプレッドシートに自動入力することができます。
同じ内容を何度も入力する手間を省くことができれば、入力ミスの軽減も期待できます。
また、帳票の数が多ければ、さらに事務作業の負担を軽減できるでしょう。
結果的に、他の重要な業務に時間を費やすことが可能になり、作業効率の向上が期待できそうです！
楽楽明細のデータとGoogle スプレッドシートを連携し、情報を自動で入力することで、データの整合性を保つことが可能になります。
手作業の場合、作業者によってGoogle スプレッドシートへ入力するタイミングが異なることも考えられます。
つい入力を後回しにしてしまうこともあるかもしれません。
そうなれば、情報に相違が発生する可能性があり、チーム間で正しい情報を取得することが難しくなりますね。
そこで、連携して自動入力できれば、そのようなリスクを軽減することが期待でき、業務の生産性向上に繋がりそうです。
[Yoomとは]
ここからは「楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する」というフローボットの作成方法をご紹介します。
簡単操作で設定できるので、画面を見ながら一緒にチャレンジしてみてください！
ステップ1:マイアプリ登録
フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。
楽楽明細とYoomを連携
上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面でを選択しましょう。
アカウント名、アクセストークン、ドメイン、アカウントの必須項目を入力しましょう。
上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリの新規接続の画面で、Google スプレッドシートをクリックしましょう。
・YoomとGoogle スプレッドシートを連携しますの画面で、画面下に表示されている「Sign in with Google」をクリックします。
・アカウント選択の画面で、連携したいアカウントを選びます。
・次画面のYoomにログインで「次へ」をクリックします。
・Yoom が Googleアカウントへのアクセスを求めていますの画面では「続行」を選択してください。
以上でマイアプリ登録が完了しました！
マイアプリ登録の設定が終わったら、下に表示されているバナーをクリックしましょう！
バナークリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面を下にスクロールすると「このテンプレートを試してみる」という画面がありますので押してください！
テンプレートがコピーされましたというポップアップが表示されたらコピー完了です。
早速「帳票が発行されたら」という項目をクリックして設定を進めましょう。
・こちらの画面が設定済みですので、このまま「次へ」をクリックします。
・タイトルは変更可能です。
・トリガー起動間隔はここでは『5分』に設定していますが、ご契約プランによって設定可能な時間は異なります。
・テストし、楽楽明細の帳票情報がアウトプットとして取得できたら、保存しましょう。
次にGoogle スプレッドシートのアクション設定を行います。
「レコードを追加する」の項目をクリックして設定画面に進みましょう！
・こちらの画面は設定済みですので、そのままでOKです。
・タイトルは変更可能です。
・情報を追加したいGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
・スプレッドシートID、スプレッドシートダブ名、テーブル範囲の入力を行います。
・入力ができたら、「次へ」をクリックしてください。
・項目の入力を行います。
・入力方法は、添付画像のように楽楽明細から取得した情報をアウトプットから選択して埋め込みましょう。
・入力が終わったら、テストし、楽楽販売の情報がGoogle スプレッドシートへ追加できていれば保存します。
「全ての設定が完了しました！」というポップアップが表示されたら、「トリガーをON」をクリックしましょう！
これで全ての設定が完了しました！
その他の楽楽明細とGoogle スプレッドシートを使った自動化の例
Yoomには他にも、楽楽明細とGoogle スプレッドシートを使った自動化の例が多数ありますので、いくつかご紹介します。
1.楽楽明細を使った自動化例
Google スプレッドシートをMicrosoft Excelに変更して、今回ご紹介したフローと同様のテンプレートを作成する事もできます。
また、Kintoneと連携してレコードが登録されたら、楽楽明細の顧客情報を更新するフローも自動化できます。
■概要
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務で楽楽明細を使っている方
・売上データを管理し報告書の作成に楽楽明細を使用している営業部門の方
・購買プロセスの効率化で楽楽明細を活用する購買担当者
2.売上や支出データを管理している方
・売上や支出データをMicrosoft Excelに集計し、レポートや分析に利用している方
・管理業務として、帳票データをMicrosoft Excelに集約している総務部門の方
■このテンプレートを使うメリット
楽楽明細を使用することで、帳票を電子データとして管理することができ、管理業務を効率化することができます。
しかし、帳票情報を元にMicrosoft Excelでレポートや分析をしている場合、手作業でデータを入力する必要があり手間です。
Microsoft Excelへの帳票情報入力を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
楽楽明細で帳票が発行されると、都度Microsoft Excelのデータベースに帳票情報が追加されるため、手作業による追加作業が不要になります。
売上や支出データのレポート作成や分析をスピーディーに行うことができるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・楽楽明細、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneに新しいレコードが登録されたら、楽楽販売に顧客情報を更新するフローです。
Notionと楽楽販売を連携することで、顧客情報の入力作業が効率化されるだけでなく、データの一貫性も保つことができます。
常に最新の顧客情報が両方のシステムで共有されることで業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・kintone、楽楽販売それぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Google スプレッドシートを使った自動化例
Google スプレッドシートは様々なアプリと連携することで、事務作業を自動化できるフローを作成できます。
例えば、Slackと連携して、Google スプレッドシートに情報が追加されたら、自動的に通知することも可能です！
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？楽楽明細とGoogle スプレッドシートを連携することで、入力作業の自動化やデータの整合性を保つことが可能になります。
その結果、事務作業を軽減し、業務効率を向上させることができるでしょう。
また、Yoomを使えば、非エンジニアでも簡単にアプリ連携ができ、業務フローを作成できます。
難しい知識がなくても設定できるため、操作に自信がない方でもチャレンジしやすいと思います。
ぜひこの機会に楽楽明細とGoogle スプレッドシートを連携し、入力作業を自動化してみませんか？
