楽楽明細・Google スプレッドシート・Slackを連携して、楽楽明細で帳票が発行されたらGoogle スプレッドシートに追加してSlackに通知する方法

[Yoomとは]

楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加しSlackに通知する方法

楽楽明細の帳票が発行されたらと、楽楽明細 APIを通じて情報を取得し、Google スプレッドシートのAPIを経由してGoogle スプレッドシートに帳票情報を追加し、SlackのAPIを経由して通知することができます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくても楽楽明細とGoogle スプレッドシートの連携を簡単に自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• 楽楽明細とGoogle スプレッドシート、Slackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)楽楽明細のマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずは楽楽明細にログインし、APIキーを取得する必要があります。
レスとセッションをロックする」からチェックを外してください。

ステップ1：楽楽明細・Google スプレッドシート・をマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「楽楽明細」と「Google スプレッドシート」、「Slack」を１つずつ検索します。

楽楽明細を選択できたら、事前準備で取得した情報を入力します。
アカウント名には管理用の任意のアカウント名を設定してください。
入力できたら、「追加」をクリックします。

同様にGoogle スプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

また、同様にSlackが選択できたら、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　帳票が発行されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ4：楽楽明細のアクションを設定

1) アクションは「帳票が発行されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Google スプレッドシートのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを追加する」を選択し、必須項目を入力します。

3)  必須項目を入力してください。

追加するレコードの値は候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

ステップ6：Slackのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　Slackに通知する」のアイコンをクリックします。

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2) アクションは「Slackに通知する」を選択し、「次へ」をクリックします。

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3)  必須項目を入力してください。

メッセージ内容は候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

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これで【楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加しSlackに通知する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

楽楽明細やGoogleスプレッドシート、Slackを使ったその他の自動化例

上記の連携以外にも、楽楽明細とGoogleスプレッドシート、Slackを組み合わせることで日常業務の自動化が可能です。
Yoomには楽楽明細を活用した自動化の例がたくさんあるので、その中からいくつかご紹介します。

1.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに追加する
このテンプレートは、楽楽明細で帳票が発行されると、帳票情報を自動的にGoogleスプレッドシートのデータベースに追加する仕組みです。
例えば、経理部門で発行された請求書情報を、Googleスプレッドシートに自動で記録することができます。
これにより、手動でデータを転記する手間が省け、情報の一元管理が見込めます。
また、データの更新が素早くチーム内で情報共有されるため、業務の効率の大幅な向上が期待できます。

2.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をMicrosoft Excelに追加しSlackに通知する
このテンプレートは、楽楽明細で発行された帳票情報をMicrosoft Excelに自動追加し、完了後にSlackで通知する仕組みです。
帳票情報がExcelに自動的に反映されるため、手動での入力作業が省略され、データ管理の効率化が期待できます。
また、Slackで通知されることで、関係者が素早く進捗を把握でき、業務のスピードと正確性の向上が見込めます。

3.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をNotionに追加する
このテンプレートは、楽楽明細で帳票が発行されると、Notionに自動で帳票情報を追加する仕組みです。
例えば、営業部門で発行された見積書や請求書の情報をNotionにまとめ、チーム全員で共有できます。
これにより、帳票情報を一元管理でき、検索や共有が簡単になり、業務の効率化が期待できます。情報の漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になるため、作業負担の軽減も見込めます。

楽楽明細・Google スプレッドシート・Slackを連携するメリットと具体例

メリット1：手作業の削減による業務効率化 

手作業で帳票データを転記するのは時間がかかるうえ、業務負担も大きくなりますが、この連携を活用すれば、楽楽明細で帳票情報をGoogleスプレッドシートへ自動追加できます。
例えば、経理担当者が毎日手作業で行っていた請求書や支払通知書のデータ入力が不要になり、業務の効率化が期待できます。
これにより、単純作業にかかっていた時間を削減し、より重要な業務への集中が見込まれます。
また、データが自動で反映されることで、情報の整理や管理がスムーズになり、チーム全体の作業効率向上にもつながりそうです。

メリット2：スピーディーな情報共有

帳票発行後にメールで情報を共有する方法では、確認漏れや対応の遅れが発生しがちですが、帳票情報がGoogleスプレッドシートに追加されるとSlackで通知されるため、関係者全員が素早く情報を把握できます。
例えば、営業チームは素早く請求状況を確認でき、スピーディーな顧客対応が見込めます。素早い情報共有が実現することで、対応の遅れを防ぎ、業務の円滑化が期待できます。
また、通知を一元化することで、必要な情報を見逃すことなく、関係者全員が適切なタイミングでアクションを取れる環境が整います。
そのため、業務のスピードが向上し、チーム全体の生産性向上も見込まれます。

メリット3：情報の正確性向上と入力ミスの防止

手入力によるデータ管理は、転記ミスや登録漏れが起こるリスクがありますが、自動化によって、楽楽明細の正確なデータをGoogleスプレッドシートへ反映できるため、ヒューマンエラーの防止が見込めます。
例えば、請求書の金額や取引先情報の入力ミスを防ぐことで、データの不一致によるトラブルの回避も期待できます。
これにより、常に最新かつ正確な情報が保持され、関係者は安心してデータを活用できるようになります。
また、情報の正確性が向上することで、経理業務や社内の意思決定の精度も高まり、全体の業務効率向上も見込めます。

まとめ

このブログでは、楽楽明細とGoogle スプレッドシート、Slackを連携して帳票情報の管理と共有を自動化する方法をご紹介しました。この仕組みを活用することで、手作業の削減による業務効率化やスピーディーな情報共有、正確な情報管理が期待できます。例えば、経理担当者が毎日行っていた請求書や支払通知書のデータ入力が不要になり、単純作業の時間を削減し、重要な業務に集中できるようになります。また、帳票情報がGoogleスプレッドシートに追加されるとSlackで通知されるため、関係者が素早く情報を把握し、迅速な対応が見込めます。さらに手入力による転記ミスや登録漏れを防ぎ、常に最新かつ正確なデータを管理できるため、業務の信頼性向上が期待できます。また、Yoomを活用すれば、専門的な知識がなくても、簡単に連携設定が可能です。ぜひ楽楽明細とGoogle スプレッドシート、Slackの連携を検討してみてください。