楽楽販売とクラウドサインを連携して、楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しクラウドサインで送付する方法

ステップ1：楽楽販売とクラウドサインをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリをマイアプリ登録しましょう。
事前にマイアプリ登録しておくと、その後のフローの設定がスムーズになります。
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択した後、画面右側にある「+新規接続」を選択します。

【楽楽販売のマイアプリ登録】
検索窓に楽楽販売と入力し、候補から楽楽販売を選択します。
選択すると、「ご利用には楽楽販売にてAPI連携オプションのご契約およびYoomのIPアドレスの登録が必要となります。」というポップアップが表示されます。
下記画像の説明に沿ってAPIトークンを生成してください。
※YoomのIPアドレスはこちらをご確認ください

生成完了後は、下記の必要情報を入力してください。

【クラウドサインのマイアプリ登録】
検索窓にクラウドサインと入力し、候補からクラウドサインを選択します。
連携したいアカウント情報を入力し、「追加」をクリックしてください。
※クラウドサインのマイアプリ登録の詳しい方法はこちらをご参照ください

マイアプリ一覧に楽楽販売、クラウドサインが表示されていれば、登録完了です！
下記のテンプレートをコピーして、自動化フローの設定を進めましょう。
「試してみる」をクリックすると、テンプレートをコピーすることができます。

ステップ2：楽楽販売のトリガー設定とレコード情報の取得設定

Yoomの「マイプロジェクト」から、先ほどコピーしたテンプレート内容を確認して、楽楽販売のトリガー設定から進めましょう。
下記の「自動処理設定でhttp送信を実行したら」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：楽楽販売を選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「自動処理設定でhttp送信を実行したら」を選択します

次のAPI接続設定ではWebhookURLをコピーし、楽楽販売の管理画面で設定を行う必要があります。
手順と注意事項については、こちらの記事をご参照ください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

次に、「レコードを取得」について設定します。
下記の「レコードを取得」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：楽楽販売を選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「レコードを取得」を選択します

次に、API接続設定をします。
各項目にある注釈を参照しながら、必要情報を入力しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

ステップ3：契約書作成とクラウドサインの各オペレーションの設定

続いて、「書類を発行する」について設定しましょう。
ここでは自動発行する契約書の雛形について設定をします。
下記の「書類を発行する」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・雛形書類アプリ：契約書の雛形として使用するアプリを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します

・雛形書類の連携：契約書の雛形を候補から選択します
※雛形書類について、詳しくはこちらをご参照ください。

・発行書類：契約書の雛形を格納しているGoogle Driveフォルダを、上記同様に候補から選択します

次に、作成した雛形書類の置換設定をします。
置換対象の各項目について、楽楽販売の「レコード取得」のアクションから得たアウトプットを引用して適切なものを選択してください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

続いて、「書類の作成」について設定します。
ここでは先ほど作成した契約書の雛形を基に、契約書を作成するアクションについて設定します。
下記の「書類の作成」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：クラウドサインを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「書類の作成」を選択します

次に、API接続設定をします。
※クラウドサインでの書類送付の一連の流れはこちらをご確認ください

各項目について、以下の設定をしましょう。
・書類タイトル：雛形書類設定で得たアウトプットを引用して、設定します

・メモ：契約相手の名称など、任意に応じて設定してください。アウトプットを引用して、各契約書に合わせたメモを設定することも可能です。
・確認依頼メッセージ：確認依頼メールに追加するメッセージを任意で設定してください。定型文とアウトプットの引用を組み合わせることで、各契約書に合わせたメッセージを設定することも可能です。
・転送の許可：受信者に転送を許可するかどうかを選択します
・進展書類フラグ：親展書類として送信するフラグで、チーム設定で親展書類の送信が許可されている場合のみ指定可能です。適宜「オン」か「オフ」を選択してください
・テンプレートID：書類をテンプレートから作成する場合に設定が必要になります

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

続いて、「書類にファイルを添付」について設定しましょう。
下記の「書類にファイルを添付」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：クラウドサインを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「書類にファイルを添付」を選択します

次に、API接続設定をします。
各項目について、以下の設定をしましょう。
・書類ID：先ほど「書類の作成」設定で取得したアウトプットから引用して設定します

・ファイル名：先ほど「書類の作成」設定で取得したアウトプットから引用して設定します

・ファイルの添付方法：「アウトプットを引用する」を選択します
・ファイル：「発行した書類」を選択します

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

続いて、「宛先の追加」について設定しましょう。
下記の「宛先の追加」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：クラウドサインを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「宛先の追加」を選択します

次に、API接続設定をします。
各項目について、「書類の作成」設定で取得したアウトプットから引用して、適切なものをそれぞれ設定しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

続いて、「書類の送信・リマインド」について設定します。
下記の「書類の送信・リマインド」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：クラウドサインを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「書類の送信・リマインド」を選択します

次に、API接続設定をします。
書類IDを、「書類の作成」設定で取得したアウトプットから引用して設定します

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。‍

ステップ4：トリガーをONにして動作を確認

これで全ての設定が完了しました。
トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

今回使用したテンプレートはこちら！
ぜひ活用して、業務効率化を実感してみてくださいね。

楽楽販売・クラウドサインを使ったその他の自動化例

他にも楽楽販売やクラウドサインを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

1.楽楽販売とfreeeサインを連携して、楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しfreeeサインで送付する

楽楽販売で任意の処理が完了した後、自動で契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、契約書送付までの一連のプロセスがスピーディーになることが期待できます。

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2.楽楽販売の情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する

楽楽販売の情報を元にGoogleドキュメントで契約書を作成し、GMOサインで契約書を送付するまでの一連のプロセスを自動化するフローです。
重要な契約業務の効率をあげることでタイムロスを削減し、より円滑な契約業務を行えるようになることが期待できます。

3.クラウドサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する

クラウドサインで契約が完了したら、自動で楽楽販売の情報も更新するフローです。
手入力による楽楽販売への入力作業の手間が省けることで、他の業務に集中できるとともに、タイムリーに楽楽販売の情報が更新されることで、チーム間の情報共有もスムーズになることが期待できます。

まとめ

楽楽販売とクラウドサインの連携により、楽楽販売で処理が完了すると、契約書の作成から送付までを自動化することができ、手作業の手間が省けるため、結果的に契約業務の効率アップにつながります。
一連のプロセスを自動化することで、誤記入や誤送付などのヒューマンエラーの防止にもつながり、業務のスピードや信頼性の向上にも期待ができそうですね。
Yoomを活用することで、難しいプログラミング知識がなくても、ノーコードで簡単に自動化の設定ができるため、誰でも手軽に導入できる点も魅力です。
この記事を参考に、ぜひ自社の業務改善を実感してみてください。