稟議申請や捺印申請など、社内のあらゆる申請に対応したクラウドワークフローシステムのジョブカン経費精算・ワークフローと人事・労務の業務効率化の実現に特化したクラウド型の労務管理システムであるSmartHRをYoomと連携することでどんなメリットがあるのでしょうか？
今回はジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させるメリットと自動化例をご紹介します！さらに、連携フローの設定方法と応用編についても詳しく解説します！
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携するメリットと自動化例
メリット1:人事部の負担が軽減される！
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、申請された従業員情報を取得し、SmartHRに新規ユーザーを自動的に登録することができます！
承認された情報が即座にSmartHRに反映されるため、従業員の登録作業に時間をとられることなく、人事部の負担も軽減されます！
例えば、新しい従業員が入社する際に必要な情報を、即座にSmartHRに登録することが可能です！
メリット2:データを一つにまとめて他部署と連携強化！
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させることで、経費申請データと従業員情報を統一することができます！
これにより、複数のシステムに分散していた情報を一つにまとめ、情報の更新や確認がしやすくなります。
例えば、経費申請に関する情報が自動的に従業員のプロフィールに反映されるため、他部署との連携もとりやすくなります！
メリット3:情報の追跡や監査もスムーズに！
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携して自動化することによって、申請のプロセスとデータ管理が統一化されるので、経費申請データや従業員情報の管理が厳密に行えるようになります。
例えば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請データがSmartHRに自動的に転送されるため、すべての記録が一貫して保存され、情報の追跡や監査が簡単に行えるようになります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRの連携フローの作り方
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携することのメリットを紹介いたしました！
この後は、早速、テンプレートを使用してジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRの連携方法をご紹介したいと思います。
今回は「ジョブカンワークフローで申請が承認されたらSmartHRに新規ユーザーを登録」のテンプレートを使用します。
テンプレートは以下の通りです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらSmartHRに新規ユーザーを登録
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認された後、SmartHRに従業員情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーにして、SmartHRへの従業員登録を自動化できます。面倒な転記作業が削減され、人事・労務関連の業務をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させ、入社手続きを効率化したい人事担当者の方
- 従業員情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや登録漏れなどの課題を抱えている方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経史精算・ワークフローで申請が承認されると、自動でSmartHRに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が減るため、情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、取得した申請情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、フローボットを起動させる申請書のタイトル（例：「入社申請」など）を任意で設定してください
- SmartHRに従業員情報を登録する際に、連携する項目（氏名、部署、役職など）を任意で設定できます
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRをマイアプリに登録して連携しよう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法はこちらを参照ください。
(4))次にSmartHRの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からSmartHRをクリックします。
(5)(3)と同様に、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※SmartHRのマイアプリ登録方法はこちらを参照ください。
これでジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRのマイアプリ登録ができました。
次はテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらSmartHRに新規ユーザーを登録
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認された後、SmartHRに従業員情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーにして、SmartHRへの従業員登録を自動化できます。面倒な転記作業が削減され、人事・労務関連の業務をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させ、入社手続きを効率化したい人事担当者の方
- 従業員情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや登録漏れなどの課題を抱えている方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経史精算・ワークフローで申請が承認されると、自動でSmartHRに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が減るため、情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、取得した申請情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、フローボットを起動させる申請書のタイトル（例：「入社申請」など）を任意で設定してください
- SmartHRに従業員情報を登録する際に、連携する項目（氏名、部署、役職など）を任意で設定できます
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ2:トリガーを設定しよう！
前述で紹介したテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「ジョブカンで入社申請が承認されたら」をクリックします。
(2)ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定の画面がでてくるので、トリガーの起動間隔、申請タイトルを入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
ステップ3:アクションを設定しよう！
(1)次は「入社申請の詳細情報を取得」をクリックします。
(2)ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面がでてくるので、申請IDを入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
(4)次は「SmartHRに従業員を登録」をクリックします。
(5)SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(6)API接続設定にて各項目を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらSmartHRに新規ユーザーを登録
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認された後、SmartHRに従業員情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーにして、SmartHRへの従業員登録を自動化できます。面倒な転記作業が削減され、人事・労務関連の業務をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させ、入社手続きを効率化したい人事担当者の方
- 従業員情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや登録漏れなどの課題を抱えている方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経史精算・ワークフローで申請が承認されると、自動でSmartHRに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が減るため、情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、取得した申請情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、フローボットを起動させる申請書のタイトル（例：「入社申請」など）を任意で設定してください
- SmartHRに従業員情報を登録する際に、連携する項目（氏名、部署、役職など）を任意で設定できます
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
【応用編】ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRの連携フロー
いかがだったでしょうか？今回ご紹介したフロー以外にもジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRをそれぞれ別のアプリに連携させることで、さらに業務効率を上げることが可能です！
応用編では２つのテンプレートをご紹介させて頂きます！
SmartHRに従業員が登録されたらGoogleアカウントを発行
試してみる
■概要
新しい従業員の入社に伴うGoogleアカウントの発行作業は、都度発生するため手間がかかる業務ではないでしょうか。SmartHRの情報を見ながら手作業でアカウントを作成していると、時間もかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完結するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを利用し、従業員の入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当者の方
- Google Workspaceのアカウント管理を担当しており、発行作業を自動化したい情報システム部門の方
- 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録をきっかけに、Google Workspaceのアカウントが自動で発行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、アカウント名の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定時には、ご利用のサブドメインを任意で設定してください。
- Google Workspaceのアカウント発行アクションでは、SmartHRから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を活用し、アカウント情報を自由に設定できます。
■注意事項
- SmartHR、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Google Workspace内に該当の従業員用のアカウントを自動で発行するフローです！このテンプレートを使用することによってGoogle Workspaceにアクセスしなくても自動的にアカウント発行ができるようになります。さらに、アカウント名やパスワードの設定は自由にカスタマイズが可能です。アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するなんてこともできちゃいます！
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackで通知する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに詳細情報を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフロー管理を頻繁に行う必要がある方
- チームリーダーやプロジェクトマネージャー
- 人事担当者やオフィスマネージャー
- 部署間での承認プロセスを管理する担当者
2.手動での差し戻し通知やフォローアップを減らし、自動化したいと考えている方
- 業務効率化を目指している中小企業の経営者
- ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
- 迅速な対応が求められるチームリーダー
3.ジョブカンワークフローとSlackを日常的に活用している方
- ジョブカンを使用して申請や承認プロセスを管理しているユーザー
- Slackを利用してチーム内のコミュニケーションや通知管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・差し戻し通知の手動作業が省け、自動化により業務の効率が向上します。
・自動通知により、差し戻し申請の対応漏れを防ぎ、業務の信頼性が向上します。
・差し戻し状況をSlackチャンネルで共有することにより、チーム全体で進捗状況を把握することができ透明性の向上につながります。
・Slackへの通知の内容（差し戻し理由、申請内容、申請者情報など）や通知先のチャンネルを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらSlackで通知をするフローです。このテンプレートを使用することで、申請書を差し戻さなきゃいけない時も、あなたが連絡する必要はなくなります！Slackにて自動的に相手へ通知をしてくれます。
人事担当者や承認プロセスを管理しなければならない担当者の方には是非使って欲しいテンプレートです！
まとめ
いかがでしたでしょうか？ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携することで、新入社員がたくさん入っても登録作業に追われることなく、新入社員にも笑顔で対応してあげられそうです！今回ご紹介したテンプレートを入社対応時などに是非、ご活用ください！
Yoomは様々な事務作業を自動化する次世代のRPAです。SaaS、OCR、生成AI、RPAの機能を組み合わせたハイパーオートメーションが、日々の事務作業をノーコードで自動化できます！難しそうに見えますが、意外と簡単！下記のリンクから無料登録できます！
Yoomの無料登録
また、Yoomのテンプレートを使用するともっと簡単に自動化することが可能です！あなたがいつも使用しているアプリのテンプレートもあるかも？！是非見てみてください！
テンプレ一覧
