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稟議申請や捺印申請など、社内のあらゆる申請に対応したクラウドワークフローシステムのジョブカン経費精算・ワークフローと人事・労務の業務効率化の実現に特化したクラウド型の労務管理システムであるSmartHRをYoomと連携することでどんなメリットがあるのでしょうか？
今回はジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させるメリットと自動化例をご紹介します！さらに、連携フローの設定方法と応用編についても詳しく解説します！
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、申請された従業員情報を取得し、SmartHRに新規ユーザーを自動的に登録することができます！
承認された情報が即座にSmartHRに反映されるため、従業員の登録作業に時間をとられることなく、人事部の負担も軽減されます！
例えば、新しい従業員が入社する際に必要な情報を、即座にSmartHRに登録することが可能です！
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させることで、経費申請データと従業員情報を統一することができます！
これにより、複数のシステムに分散していた情報を一つにまとめ、情報の更新や確認がしやすくなります。
例えば、経費申請に関する情報が自動的に従業員のプロフィールに反映されるため、他部署との連携もとりやすくなります！
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携して自動化することによって、申請のプロセスとデータ管理が統一化されるので、経費申請データや従業員情報の管理が厳密に行えるようになります。
例えば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請データがSmartHRに自動的に転送されるため、すべての記録が一貫して保存され、情報の追跡や監査が簡単に行えるようになります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携することのメリットを紹介いたしました！
この後は、早速、テンプレートを使用してジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRの連携方法をご紹介したいと思います。
今回は「ジョブカンワークフローで申請が承認されたらSmartHRに新規ユーザーを登録」のテンプレートを使用します。
テンプレートは以下の通りです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、申請された従業員情報を取得し、SmartHRに新規ユーザーを自動的に登録します。
新入社員の入社対応時などにご活用ください。
■設定方法
・ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請が承認されたら」というトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得」というオペレーションで連携アカウントなどを設定してください。
・SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、氏名や役職、メールアドレスなどの任意の情報を設定してください。
・フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてSmartHRに新規ユーザーが登録されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・各オペレーションで設定項目を変更してご利用ください。
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法はこちらを参照ください。
(4))次にSmartHRの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からSmartHRをクリックします。
(5)(3)と同様に、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※SmartHRのマイアプリ登録方法はこちらを参照ください。
これでジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRのマイアプリ登録ができました。
次はテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、申請された従業員情報を取得し、SmartHRに新規ユーザーを自動的に登録します。
新入社員の入社対応時などにご活用ください。
■設定方法
・ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請が承認されたら」というトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得」というオペレーションで連携アカウントなどを設定してください。
・SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、氏名や役職、メールアドレスなどの任意の情報を設定してください。
・フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてSmartHRに新規ユーザーが登録されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・各オペレーションで設定項目を変更してご利用ください。
前述で紹介したテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「ジョブカンで入社申請が承認されたら」をクリックします。
(2)ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定の画面がでてくるので、トリガーの起動間隔、申請タイトルを入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
(1)次は「入社申請の詳細情報を取得」をクリックします。
(2)ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面がでてくるので、申請IDを入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
(4)次は「SmartHRに従業員を登録」をクリックします。
(5)SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(6)API接続設定にて各項目を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、申請された従業員情報を取得し、SmartHRに新規ユーザーを自動的に登録します。
新入社員の入社対応時などにご活用ください。
■設定方法
・ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請が承認されたら」というトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得」というオペレーションで連携アカウントなどを設定してください。
・SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、氏名や役職、メールアドレスなどの任意の情報を設定してください。
・フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてSmartHRに新規ユーザーが登録されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・各オペレーションで設定項目を変更してご利用ください。
いかがだったでしょうか？今回ご紹介したフロー以外にもジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRをそれぞれ別のアプリに連携させることで、さらに業務効率を上げることが可能です！
応用編では２つのテンプレートをご紹介させて頂きます！
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Google Workspace内に該当の従業員用のアカウントを自動で発行します。
Google Workspaceにアクセスしなくても自動的にアカウント発行が可能です。
アカウント名やパスワードの設定は自由にカスタマイズ可能です。アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
■設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
②＋マークを押し、アプリ連携するオペレーションからGoogleWorkspaceを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：新規ユーザーを追加・各必須項目：姓名やアドレス等は①で取得したアウトプットを埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
■注意事項
・SmartHRとGoogle WorkspaceそれぞれでYoomとの連携が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・従業員の氏名やメールアドレスを適切に設定してご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Google Workspace内に該当の従業員用のアカウントを自動で発行するフローです！このテンプレートを使用することによってGoogle Workspaceにアクセスしなくても自動的にアカウント発行ができるようになります。さらに、アカウント名やパスワードの設定は自由にカスタマイズが可能です。アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するなんてこともできちゃいます！
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに詳細情報を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフロー管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動での差し戻し通知やフォローアップを減らし、自動化したいと考えている方
3.ジョブカンワークフローとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・差し戻し通知の手動作業が省け、自動化により業務の効率が向上します。
・自動通知により、差し戻し申請の対応漏れを防ぎ、業務の信頼性が向上します。
・差し戻し状況をSlackチャンネルで共有することにより、チーム全体で進捗状況を把握することができ透明性の向上につながります。
・Slackへの通知の内容（差し戻し理由、申請内容、申請者情報など）や通知先のチャンネルを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらSlackで通知をするフローです。このテンプレートを使用することで、申請書を差し戻さなきゃいけない時も、あなたが連絡する必要はなくなります！Slackにて自動的に相手へ通知をしてくれます。
人事担当者や承認プロセスを管理しなければならない担当者の方には是非使って欲しいテンプレートです！
いかがでしたでしょうか？ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携することで、新入社員がたくさん入っても登録作業に追われることなく、新入社員にも笑顔で対応してあげられそうです！今回ご紹介したテンプレートを入社対応時などに是非、ご活用ください！
Yoomは様々な事務作業を自動化する次世代のRPAです。SaaS、OCR、生成AI、RPAの機能を組み合わせたハイパーオートメーションが、日々の事務作業をノーコードで自動化できます！難しそうに見えますが、意外と簡単！下記のリンクから無料登録できます！
Yoomの無料登録
また、Yoomのテンプレートを使用するともっと簡単に自動化することが可能です！あなたがいつも使用しているアプリのテンプレートもあるかも？！是非見てみてください！
テンプレ一覧
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