Salesforceに登録後Microsoft SharePointにフォルダを自動作成する方法

4ステップだけなので、簡単に設定できます。

1.SalesforceとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
2.取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定
3.Microsoft SharePointでレコードを追加するアクションを設定
4.テストと確認

ステップ1: SalesforceとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はSalesforceとMicrosoft SharePointをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、SalesforceとMicrosoft SharePointのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。

Salesforceのマイアプリ登録につきましては、下記のリンクを参照してください。

Salesforceのマイアプリ登録方法

SalesforceとMicrosoft SharePointアプリ連携については、以下の点にご注意ください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

‍以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、自動化の設定をしていきましょう。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2： 取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定

1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

2. タイトルは自由に設定してください。
Salesforceと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3. トリガーの起動間隔とマイドメインIDを設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
設定が完了したら、テストをクリックしてください。
エラーが出なければ、保存してください。

※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。

ステップ3：Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定

1.「フォルダを作成」のアイコンをクリックします。

2.Microsoft SharePointと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「フォルダを作成」を選択します。

3.API接続設定を行ってください。
各項目をクリックするとアウトプットや候補が表示されます
サイトID、親フォルダのアイテムID、ドライブIDは候補から、親フォルダ名とフォルダ名はアウトプットから選択します。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.これで、【Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:：テストと確認

設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

このフローを使った具体的な利用シーン

今回紹介したテンプレートが活きる利用シーンも紹介します。

1.営業活動の一元管理とドキュメント共有の自動化

Salesforceに新規取引先が登録されるたびに、SharePointに関連するドキュメントフォルダを自動で作成することで、営業チームと管理部門の間でスムーズな情報共有が実現されます。
例えば、営業担当者が必要な契約書や提案資料をすぐに見つけられるようになり、業務にかかる時間を削減できます。
さらに、この連携により、取引先ごとの資料管理が一元化され、関連するドキュメントを探す手間が省けます。

2.取引先ごとのプロジェクト資料管理の効率化

新規取引先がSalesforceに登録された際に、SharePointにプロジェクト専用のフォルダが自動で生成されます。
取引先に関連する提案書、契約書、会議記録など、プロジェクトに必要な資料を全てまとめて保存することができるようになります。
さらに、プロジェクトメンバー全員が必要な情報に簡単にアクセスできるため、作業の漏れや混乱を防げます。

3.新規顧客登録時の契約書管理用フォルダ作成

営業担当者がSalesforceで新規顧客を登録すると、自動的にSharePointにその顧客専用のフォルダが作成されます。
このフォルダには契約書、提案書、重要な連絡文書、メールの履歴、顧客からのヒアリング内容、過去のやり取りに関するメモなど、顧客に関するあらゆる資料を保存することができます。
これにより、各部署が必要な情報を正確かつ迅速に共有できるため、財務チームが契約書を確認して請求プロセスに入ったり、サポートチームが顧客のニーズをすぐに把握して適切な支援を行ったりできるようになります。

プログラミングがわからなくても、Yoomのテンプレートを使うだけで、スムーズに設定できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Salesforceを使ったその他の自動化の例

他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードを登録すると、Googleスプレッドシートにその内容が自動的に転記されます。
転記作業を自動化することで、担当者の負担が減り、ヒューマンエラーの可能性も低くなります。

2.Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信するフローです。
取引先責任者の情報に応じて自動的にOutlookから定型メールが送信されるため、担当者は手作業で送信する必要がなくなります。
自動化によって手作業によるミスが起きにくくなり、顧客に対してさらに正確で丁寧な対応が可能です。

3. SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです
このフローを活用すれば、SalesforceでToDoオブジェクトが登録されるたびに、自動的にMicrosoft Excelのデータベースに情報が反映されます。
これにより、ToDo管理や顧客対応など、重要なタスクに力を注げるようになります。

まとめ

SalesforceとMicrosoft SharePointを連携することで、担当者はこれまで手作業で行っていたフォルダ作成の手間を大幅に削減できました。
その結果、顧客対応や営業活動といった優先度の高い業務に集中でき、生産性が向上することが期待できます。
Yoomを使った自動化の導入には、専門的な知識や高度なスキルは必要ありません。手順ごとにわかりやすく説明されているため、画面の指示に従って入力を進めるだけで、簡単に設定が完了します。
業務効率化を目指すなら、アプリ連携を試してみてください。