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Salesforceは、顧客の基本情報から過去のやり取りに至るまで、すべてを一元管理できる高機能なツールですよね。
また、Microsoft SharePointのファイル管理で優秀なツールです。
でも、取引先が新たに登録されるたびに、Microsoft SharePointでフォルダを手動で作成するのって、面倒に感じませんか？
本記事では、SalesforceとMicrosoft SharePointをノーコードで連携し、取引先が登録されたら自動でフォルダを作成する方法を詳しく解説します！
SalesforceとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は、【Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】というテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを使えば、一から始める手間が省けて便利です。
設定は、4ステップだけなので簡単に自動化フローボットの実現が可能です！
初めて利用する方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
Yoomアカウントと各アプリを接続することで、スムーズにフローボットの作成を進められます。これをマイアプリ連携といいます。
1. まずはSalesforceをマイアプリに接続していきましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」から Salesforceを検索してください。
2.Salesforceのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
これでSalesforceの接続は完了です。
3.次に、Microsoft SharePointを接続します。
先ほどと同様の操作でMicrosoft SharePointのアプリアイコンを検索し、クリックしましょう。
サインイン画面が表示されるので、使用したいアカウントの情報を入力して「次へ」をクリックしてください。
2つ目のMicrosoft SharePointも接続完了です！
SalesforceとMicrosoft SharePointアプリ連携については、以下の点にご注意ください。
その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、自動化の設定をしていきましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されます。
1.それでは、今回紹介するフローボットを、上から順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
2. タイトルは自由に設定してください。
Salesforceと連携するアカウント情報が入力されていることを確認します。
トリガーアクションは、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。
3. 次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.「マイドメインURL」に注釈に沿って情報を入力した後、Salesforce側で取引先オブジェクトに、テスト用として新規のレコード情報を登録してください。
登録後、Yoomの画面に戻り、[テスト]をクリックします。
テストに成功すると、Salesforce側で登録した値を取得できます。
5.取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
取得した値は、この後のステップで引用・活用できます。そのため、ここで得た情報をフォルダ作成時のフォルダ名に引用するといった活用が可能となります。
1.最後に「フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
2.Microsoft SharePointと連携するアカウント情報の入力を確認します。
実行アクションは「フォルダを作成」を選択して、「次へ」を押しましょう。
3.次の画面で「サイトID」や「ドライブID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、このなかから情報を選択できます。
4.「親フォルダ名」は対象となるキーワードを入力し、「親フォルダのアイテムID」は『候補』から選択しましょう。
「フォルダ名」は、今回【取引先名】をフォルダ名として指定するよう設定してみました。
5.情報を入力した後、［テスト］をクリックします。成功すると、以下のように表示されます。
実際にMicrosoft SharePointでフォルダが作成されるので、確認してみましょう。
6.設定した内容で情報が反映されました！結果に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで、【Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】というフローが完成しました。
設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
プログラミングがわからなくても、Yoomのテンプレートを使うだけで、スムーズに設定できます。
以下のリンクから、この便利なフローを試してみてくださいね。
本日ご紹介した連携以外にもSalesforceやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Salesforceの特定のページで操作を行うだけで定型メールを自動送付したり、ステータス更新を検知してカレンダーアプリ上で新しい予定を自動で作成することも可能です。
複数のツールを立ち上げて操作を行う必要がなくなりそうですね。
情報の追加をトリガーにフォルダを自動作成するため、初動対応の迅速化が期待できるでしょう。
また、自動化の導入によって、ストレージサービス同士のデータの同期も容易に行えるようになるはずです。
SalesforceとMicrosoft SharePointを連携することで、担当者はこれまで手作業で行っていたフォルダ作成の手間を大幅に削減できました。
その結果、顧客対応や営業活動といった優先度の高い業務に集中でき、生産性が向上することが期待できます。
Yoomを使った自動化の導入には、専門的な知識や高度なスキルは必要ありません。
手順ごとにわかりやすく説明されているため、画面の指示に従って入力を進めるだけで、簡単に設定が完了します。
業務効率化を目指すなら、アプリ連携をぜひ試してみてくださいね！
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