Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する方法

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2： 取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定

1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

2. タイトルは自由に設定してください。
Salesforceと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3. トリガーの起動間隔とマイドメインIDを設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
設定が完了したら、テストをクリックしてください。
エラーが出なければ、保存してください。

※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。

ステップ3：Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定

1.「フォルダを作成」のアイコンをクリックします。

2.Microsoft SharePointと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「フォルダを作成」を選択します。

3.API接続設定を行ってください。
各項目をクリックするとアウトプットや候補が表示されます。
サイトID、親フォルダのアイテムID、ドライブIDは候補から、親フォルダ名とフォルダ名はアウトプットから選択します。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.これで、【Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:：テストと確認

設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

‍プログラミングがわからなくても、Yoomのテンプレートを使うだけで、スムーズに設定できます。
以下のリンクから、この便利なフローを試してみてくださいね。

SalesforceやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもSalesforceやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceでレコードの登録や更新があったらカレンダーに追加する

Salesforceでレコードの登録や更新があったらGoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定を自動で登録します。

Salesforceでリードが登録されたらWeb会議を作成しメールで通知する

Salesforceでリードが登録されたらZoomやGogle MeetでWeb会議を自動で作成しメールで通知します。

Salesforceでレコードの追加や更新があったらチャットツールに通知する

Salesforceでレコードの追加や更新があったらMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。

Microsoft SharePointを活用した自動化例

フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

Googleフォームなどで添付されたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納します。

メールで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

OutlookやGmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納します。

データベースにレコードが追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを自動で作成します。

‍SalesforceとMicrosoft SharePointの連携で解決できる課題とは？

解決できること1: 迅速な情報アクセス

Salesforceで取引先が登録された際にMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成することにより、各取引先ごとに関連する資料やドキュメントをスムーズに格納する仕組みが整います。
この一元化されたフォルダへのアクセスは、営業担当者が必要な情報を迅速に見つけるのを助け、取引先に対する対応のスピードが向上するのではないでしょうか。
これにより、顧客への応答時間が短縮され、より迅速で的確なサービス提供が可能になりますね。

解決できること2: ヒューマンエラーの防止

取引先の登録時にフォルダを手作業で作成すると、担当者に大きな負担がかかり、フォルダ名の誤りや重複作成といったヒューマンエラーが発生しやすくなりますよね。
手作業でのフォルダ作成は時間がかかり、作業に集中している間に他の業務が滞る可能性もあります。
しかし、この作業を自動化することで、フォルダ名の誤りや構造上のミスを防ぎ、システム全体のデータ品質を高く保つことができるはずです。
また、フォルダ管理における修正作業が減れば、付加価値の高い作業に取り組む時間を確保できるようにようなるのではないでしょうか。

解決できること3: 部門間の連携強化

SalesforceとMicrosoft SharePointを自動で連携することで、営業部門やバックオフィス、顧客サポートチームといった異なる部門間で情報共有が簡単に行えます。
取引先に関連する資料をSharePointにまとめれば、各部門のメンバーが必要な情報を素早く見つけることができ、検索にかかる時間を大幅に削減できますよね。
また、迅速なデータ共有により業務の効率が上がり、取引先対応における部門間の連携も強化されるのではないでしょうか。
異なる部門のメンバーが同じ情報を確認することで、業務の正確性とスピードの向上につながります。

SalesforceとMicrosoft SharePointを使った具体的な利用シーン

今回ご紹介したテンプレートが活きる利用シーンも紹介します。

1.営業活動の一元管理とドキュメント共有の自動化

Salesforceに新規取引先が登録されるたびに、SharePointに関連するドキュメントフォルダを自動で作成することで、営業チームと管理部門の間でスムーズな情報共有が実現されます。
例えば、営業担当者が必要な契約書や提案資料をすぐに見つけられるようになれば、業務にかかる時間を削減できますね。
さらに、この連携により、取引先ごとの資料管理が一元化され、関連するドキュメントを探す手間も省けるはずです。

2.取引先ごとのプロジェクト資料管理の効率化

新規取引先がSalesforceに登録された際に、SharePointにプロジェクト専用のフォルダが自動で生成されます。
取引先に関連する提案書、契約書、会議記録など、プロジェクトに必要な資料を全てまとめて保存することができるようになるはずです。
さらに、プロジェクトメンバー全員が必要な情報に簡単にアクセスできれば、作業の漏れや混乱を防げるのではないでしょうか。

3.新規顧客登録時の契約書管理用フォルダ作成

営業担当者がSalesforceで新規顧客を登録すると、自動的にSharePointにその顧客専用のフォルダが作成されます。
このフォルダには契約書、提案書、重要な連絡文書、メールの履歴、顧客からのヒアリング内容、過去のやり取りに関するメモなど、顧客に関するあらゆる資料を保存することができます。
これにより、各部署が必要な情報を正確かつ迅速に共有できれば、財務チームが契約書を確認してスムーズに請求プロセスに入ったり、サポートチームが顧客のニーズをすぐに把握して適切な支援を行ったりできるようになるのではないでしょうか。

まとめ

SalesforceとMicrosoft SharePointを連携することで、担当者はこれまで手作業で行っていたフォルダ作成の手間を大幅に削減できました。
その結果、顧客対応や営業活動といった優先度の高い業務に集中でき、生産性が向上することが期待できます。
Yoomを使った自動化の導入には、専門的な知識や高度なスキルは必要ありません。
手順ごとにわかりやすく説明されているため、画面の指示に従って入力を進めるだけで、簡単に設定が完了します。
業務効率化を目指すなら、アプリ連携をぜひ試してみてくださいね！