他サポートツールとのデータ連携
他のマーケティングや営業などのサポートツールとの連携により、顧客や商談の情報を自動的に同期させることが可能です。最新情報を複数の業務担当者間で共有し、社内全体で一体となって顧客への対応が行える体制を整えましょう。データの自動同期によって転記作業を行う必要がなくなり、作業時間の短縮や入力ミスの低減が期待できます。
昨今、営業活動の効率化を図るためにSFA（営業支援システム）を利用する企業が増えてきました。営業活動の生産性向上による売上増加、営業活動の一元化、営業ノウハウやナレッジの属人化解消などが営業部門としてのSFAの主な目的といえるでしょう。さらに、社内全体に活用の機会を広げ、SFAの登録情報をもとに顧客や商談情報の蓄積と分析を行うことでマーケティングやカスタマーサポートなど他業務にも活かせる可能性が生まれます。
SFAの中でも、Salesforceは世界中で利用され導入社数が15万を超えるSFA領域ではNO1シェアのツールです。
見込み顧客や顧客、商談などの情報管理と営業プロセス管理、売上予測やレポートの生成といった幅広い機能を備えており、それぞれの機能で管理できる詳細情報も多岐に渡ります。
例えば、顧客管理においては、活動履歴や連絡先、顧客とのやりとりの記録などの情報をまとめて登録することが可能で、連絡先にはSNSのIDまでもを取り込むこともできます。また、進行中の商談においては、設定した商談フェーズによって進捗を確認することができ、受注確度の見極めやトラブル発生時のスムーズな対応につながることを期待できます。
Salesforceは、他のアプリとの連携によって業務フローを自動化することで、営業活動や関連する業務をさらに効率的に行える可能性を持っています。ノーコードツールYoomを利用すれば、プログラミングの知識がなくても連携と自動化を簡単に設定することができるため、ぜひ登録して業務の効率化を目指しましょう！
顧客や商談に関する情報を他のアプリと同期することにより、情報共有の精度や速度を高めたり、転記作業を省略したり、書類作成を自動化したりすることが可能になります。
自動化できる業務の例をご紹介しますので、気になるものからYoomで実際に試してみてください。
顧客の獲得状況や商談の進み具合などを共有することで、営業活動の円滑化が期待できます。
顧客や商談の情報登録・更新時、進めている案件が特定のフェーズに進んだ時など、迅速な共有が必要と考えられるタイミングでの自動通知を設定することができます。
上司や営業チーム、部署、社員全体などの情報共有先や、報告、共有、指示などの情報共有の目的によって通知先や通知文を変更しましょう。
他のマーケティングや営業などのサポートツールとの連携により、顧客や商談の情報を自動的に同期させることが可能です。最新情報を複数の業務担当者間で共有し、社内全体で一体となって顧客への対応が行える体制を整えましょう。データの自動同期によって転記作業を行う必要がなくなり、作業時間の短縮や入力ミスの低減が期待できます。
Webフォームの回答情報をSalesforceに登録することが可能です。
問い合わせやアンケートとして顧客情報を見込み顧客から直接入力してもらう方法や、社内の営業担当者が把握している顧客の基本情報を入力する方法など、フォームの設定により様々な使い方が考えられます。また、Yoomでは画像からのOCR読み取りをAIによって行えるため、名刺の画像送信用フォームで設定すれば、記載された文字列から顧客情報を登録することもできます。
案件や取引先ごとに関連する書類をまとめて保存することができれば、情報の共有や確認にかかる時間の削減が見込めます。
Salesforceとクラウドストレージサービスとの連携により、案件や取引名に即した名前のフォルダを自動作成し、その中に関連する資料や帳票類を保存していくことが可能です。顧客情報の登録時など、早期のタイミングでフォルダを作成するのがおすすめです。
Salesforceに登録した商談情報や活動オブジェクトの行動情報をスケジュール管理やプロジェクト管理のツールに同期し、スケジュールやタスクの管理を行うことができます。
商談を成立させるため、予定やタスクを確実に把握し、それに沿って営業活動を進められるようにしましょう。
また、商談がオンライン開催の場合には、Zoomと連携して予定日にZoomミーティングを自動設定することも可能です。
Salesforceに登録した情報をデータベースに連携することで、情報の自動同期が可能です。
顧客情報や商談情報などを同期することで、一覧化してチェックしたり、集計や分析を行ったりすることができます。
データベースへの情報同期によって、商談の進捗確認、商談件数や顧客数の集計を踏まえた資料作成など他の業務に必要な形式へのデータ変換が容易となります。
Yoomを使えば、こまめなチェックが必要となる情報について、データベース更新時の自動通知を簡単に追加設定することができます。
Salesforceに登録した顧客情報をもとに、自動でのメール送信やメッセージ送信が可能です。メールではサービス資料などの添付ファイルも送付できるため、見込み顧客へのアプローチに役立つでしょう。また、メールの情報からSalesforceに顧客登録を行うなどといった逆方向の情報連携も可能です。
Salesforceに登録した顧客情報を用いて、会計ソフトに取引先情報を登録したり請求書や見積書などの帳票類を発行したりすることが可能です。
顧客情報管理の一元化や、自動化による帳票作成の作業時間削減、データの自動同期による入力ミスのリスク低減などのメリットがありますので、帳票類の作成や会計処理に会計ソフトを利用している場合はぜひお試しください。また、事前に用意した雛形を用いてExcelで帳票作成を行うこともできます。
取引をスムーズに進めるため、そして、何かトラブルが生じた際に円満に解決するために、契約書の管理はとても重要です。
Salesforceを契約書作成のクラウドシステムと連携すれば、商談情報が特定のフェーズになった際、契約書の作成と送付を自動で行うよう設定することができます。契約書の作成遅れによって取引開始予定に影響が出ないよう、契約書締結までの業務は自動化しましょう。
また、コンプライアンス管理の観点から、取引を開始する前に相手の情報を把握しておくことも大切です。Yoomを使ってSalesforceをRoboRoboと連携すれば、取引先登録時のコンプライアンスチェックを自動で行い結果をSalesforce上に格納することができます。
Salesforceと他アプリの連携によって情報が同期され、営業を中心とした業務の自動化が可能となります。
連携による情報の自動同期で手作業を減らせることで、入力ミスや情報の登録もれ、二重登録などのリスクを低減することにもつながります。作業時間の短縮とともに自動化のメリットであり、顧客情報など管理する項目の多い情報を扱う際には特に有用です。
顧客や商談などのSalesforceに登録された情報を用いて行う業務を、ここでご紹介した以外のフローも含めてぜひ自動化して効率化を目指してください。Yoomがあれば連携と自動化の設定は簡単です！
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