Salesforceと請求管理ロボの連携|請求業務を効率化しよう！

Salesforceと請求管理ロボの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

ステップ1：Salesforceと請求管理ロボをマイアプリ連携
ステップ2：Salesforceのトリガー設定や分岐の設定
ステップ3：請求管理ロボのトリガー設定

さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきます。
連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。

ステップ1：Salesforceと請求管理ロボをマイアプリ連携

(1)まずはSalesforceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSalesforceを検索してください。

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(2)Salesforceのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
以上で、Salesforceの接続は完了です。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(3)次に請求管理ロボを接続しましょう。
先ほどと同様の操作で請求管理ロボのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(4)表示されている内容に沿って、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し［追加］をクリックします。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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すでに設定が組み込まれている分岐「コマンドオペレーション」を除いた、2つのフローを設定していきます。

ステップ2：Salesforceのトリガー設定

(1)次に、Salesforceのトリガー設定を行います。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Salesforceで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する」をクリックしてください。

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上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。

(2)まずはトリガーとなる「リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

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(3)Salesforceと連携するアカウント情報を入力し、トリガーアクションは「リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」のままにして、［次へ］をクリックしてください。

(4)次画面で「トリガーの起動間隔」と「マイドメインURL」を入力します。
起動間隔はプルダウンから選択できるので、入力バーをクリックし、希望の値を設定してください。

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(5)「マイドメインURL」には、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の ［私のドメイン］の URLに記載されている、「yoom.my.salesforce.com 」などのドメイン情報を入力してください。

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(6)入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

(7)分岐アクションの「コマンドオペレーション」はすでに設定されています。
「分岐」については、こちらのページをご覧ください。

※「分岐」のオペレーションは、一部有料プランでご利用いただける機能です。
その他のプランは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。

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このテンプレートでは、アウトプットとして「リード状況」が設定されているので、「リード状況」が「値と等しい」ものである場合に分岐先の処理を行います。
分岐アクションを確認したら、次の設定を行いましょう。

ステップ3：請求管理ロボのトリガー設定

(1)最後に、請求管理ロボの設定を行います。
2つ目のアクション「請求先を登録・更新」をクリックしましょう。

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(2)請求管理ロボと連携するアカウント情報を入力し、アクション項目は「請求先を登録・更新」のまま、［追加］をクリックします。

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(3)次画面で「ユーザーID」や「アクセスキー」などの情報を設定していきます。
以下の画面のように、項目によっては前ステップで取得したアウトプットを選択することができます。

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(4)入力が済んだら［テスト］をクリックし、［保存］します。
その後、すべての設定が完了したという表示が出るので、［トリガーをON］をクリックしましょう。

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これでフローボットの設定が完了しました。
今後、このフローボットを活用することでSalesforceで情報を更新した際、請求管理ロボに登録する作業がスムーズになります。

今回使用したテンプレートはこちら▼

Salesforceを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する

Salesforceに新規リードが登録されたら、kintone内に新しいレコードを作成するフローです。
kintoneなど転記先のデータベースにアクセスすることなく、自動的にデータの転記が可能なので、アプリの横断操作を省くことができます。

②Salesforceで行動情報（活動）が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録

この連携により、Salesforceで行動情報が登録されると、Googleカレンダーに予定を登録する作業を自動化できます。
Salesforceへの行動予定の登録を行うと、Googleカレンダーへ予定が自動的に登録されるため、入力ミスの軽減と登録作業の手間削減が期待できます。

③Salesforceに登録された取引先をNotionのデータベースに追加する

Salesforceに登録された情報をNotionにも連携している方におすすめのフローです。
Salesforceに登録や更新された情報をNotionに自動登録できるので、管理の一元化が可能になります。
双方向的な情報更新を行うことで、業務効率の向上も期待できるでしょう。

まとめ

請求先への書類作成は重要情報を含んでおり、請求書作成の際、入力ミスが許されない場面も多くあるかと思います。
このSalesforceと請求管理ロボの連携により、登録情報は一元化され、内容が統一されることで、情報の正確性向上につながるでしょう。
顧客データの一貫性を保ちつつ、迅速な請求処理を実現することで、結果的に企業のキャッシュフロー改善も期待できるかもしれません。

Yoomの自動化フローを活用し、業務の効率化を進め、さらなるビジネスの成長を目指しましょう。