SalesforceとChatworkを連携して、毎日Salesforceのレポートを取得してChatworkに通知する方法

ステップ1：SalesforceとChatworkのマイアプリ登録

SalesforceとChatworkをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Salesforceのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Salesforce」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記画面でSalesforceにログインすると、マイアプリにSalesforceが追加されます。これで登録は完了です。
同様に、Chatworkも登録してみましょう。

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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Chatwork」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でログインをすれば、Chatworkのアプリ登録も完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「毎日Salesforceのレポートを取得してChatworkに通知する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：トリガーの設定

次に、トリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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次に表示される下記画面では、通知する日時の設定を行います。
任意で入力を行い、「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：Salesforceの設定

次に、Salesforceの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次は下記の2項目を入力します。

「マイドメインURL」は、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の [私のドメイン] の URLに記載の「yoom.my.salesforce.com 」などのドメインを記載してください。
「レポートID」は、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので該当するものをクリックして入力しましょう。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：ファイル名変換の設定

次に、ファイル名変換の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

「データを操作・変換する」のオペレーションについて詳しくはこちらをご確認ください。

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次に下記画面の3項目を入力していきます。

「ファイル名変換対象の値」は、ファイル名の変更を行うファイル形式の「アウトプット」を指定します。
「変更後のファイル名」は、変更後のファイル名を任意で設定してください。

「アウトプット名」では、この後のオペレーション設定で使うためのデータ名を任意で設定しましょう。

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最後に「保存する」をクリックして次に進みます。

ステップ6：Chatworkの設定

次に、Chatworkの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、「ルームID」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると候補メニューが出てくるので、通知したいメッセージルームを選択しましょう。

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次に、「メッセージ内容」を入力します。
下記画面のように、ファイルと一緒にChatworkに通知するメッセージを任意で設定します。

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最後に、「ファイルの添付方法」を設定します。
下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、先ほど設定したファイルのアウトプット名を選択してください。
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次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のSalesforceとChatworkを使った自動化の例

他にもSalesforceとChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらChatworkに通知するテンプレート

フローを活用することで、締結完了後の必要な手続きや、次の商談への準備を促すことが可能になります。SalesforceとChatworkを連携させることで、営業チームの情報共有を強化し、担当者は締結完了を逃すことなく正確に情報共有することができるでしょう。Chatworkへの通知内容や通知先は自由に設定することもできます。

2. Chatworkでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録するテンプレート

このテンプレートを利用すると、情報転記の作業が不要になるため、業務効率が向上します。これまで情報共有後に活動履歴を追加していた方は、追加作業が不要になるため、作業時間が短縮されて生産性向上に寄与するでしょう。

3. Salesforceの商談情報から見積書を発行しChatworkにファイルを送信するテンプレート

商談に紐づいている商品情報を用いて自動で見積書を作成します。作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Google Chatなどの任意のチャットツールにも送信が可能です。この自動化により、見積書発行の作業効率の向上や人的エラーの防止といったメリットが見込めるでしょう。

SalesforceとChatworkを連携するメリットと具体例

メリット1：レポート確認の手間を削減し、業務効率を向上

顧客管理ツールの情報を毎日チーム内に手作業で共有していると、手間や時間がかかり、作業効率が落ちてしまうでしょう。そこで、SalesforceとChatworkの連携でこれらの作業の自動化が可能です。例えば、担当者が毎朝手動でレポートを取得して共有する必要がなくなり、営業担当者やサポートスタッフは本来の業務に集中でき、時間を有効活用できるでしょう。この自動化により、社内の業務効率の向上が期待できます。

メリット2：正確な情報共有による意思決定の精度向上

チーム内の情報共有を手作業で行っていると、共有漏れが起きるリスクが伴います。そこで、SalesforceとChatworkの連携でこういった危険性を低減できます。例えば、売上や案件進捗のレポートがChatworkに即時通知されることで、マネージャーは最新のKPIを常に把握できます。これにより、問題が発生した際にも的確な対応策を講じることが可能となるでしょう。この自動化により、正確に情報共有ができるようになり、意思決定の精度が向上するでしょう。

メリット3：チーム全体の認識の錯誤を防止

顧客情報の管理を複数のツールで行っていると、社員によって見る情報が異なる場合があり、チーム内で認識の錯誤が起きる可能性があります。こういった課題は、SalesforceとChatworkの連携で解決が期待できます。例えば、Salesforceのレポート通知がChatworkで共有され、各自が持つ情報の統一ができるでしょう。これにより、目標や進捗に対する認識のズレを防ぐことが期待できます。この自動化により、チーム全体の認識の錯誤防止のメリットが見込めます。

まとめ

以上、毎日Salesforceのレポートを取得してChatworkに通知する方法をご紹介しました。

営業活動や顧客管理を効率化するため、顧客管理ツールを活用している企業は多々あります。しかし、その情報を逐一アプリを開いて確認したり、手動でチーム内に共有したりしていると、手間と時間がかかり作業効率が落ちてしまうでしょう。

こういった課題は、SalesforceとChatworkの連携により解決が期待できます。この自動化により、作業効率の向上や正確な情報共有、チーム全体の認識錯誤の防止といったメリットが見込めます。

本記事を参考に、ぜひお試しください。