Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する方法

顧客情報を管理するツールとして、Salesforceを利用している企業は多いと思います。
見込み顧客の段階から契約後のサポート情報まで一元管理できるので、とても便利ですよね。
しかし、今回紹介する自動連携を活用すれば、業務効率がさらに向上する可能性があります。

本記事では、Salesforceに登録されたレコードをMicrosoft Excelにも自動追加する方法を解説します。
Salesforceを基幹データベースとして利用しているけど、Microsoft Excelでデータの集計やグラフ化をしているといった方におすすめです！

SalesforceとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1.作業負担を軽減

今回の連携を使えば、Salesforceに登録されたレコード情報がMicrosoft Excelにも自動的に追加されます。
これまで、Salesforceのデータを参照して、Microsoft Excelにデータを手入力していた方は、自動連携により作業負担が軽減されます。
これによって、手作業に割かれる時間が短縮され、一時間当たりにこなせる仕事量の増加が期待できます。

メリット2.情報把握がスピーディに

登録された情報が自動でMicrosoft Excelにも追加されるので、Salesforceの情報をその都度確認する必要がなく、アプリ間の行き来が減ります。
主にMicrosoft Excelを参照して顧客情報を把握している方にとっては、情報把握の迅速化にもつながり、チーム内のコミュニケーション円滑化に寄与します。

[Yoomとは]

SalesforceとMicrosoft Excelの連携フロー

では、実際にSalesforceとMicrosoft Excelを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。

アプリトリガーの設定
レコードを追加する

Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からSalesforceとMicrosoft Excelを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

SalesforceとMicrosoft Excelがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

アプリトリガー「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、SalesforceとAPI接続するために以下3つの項目を入力してください。

カスタムオブジェクトのAPI参照名
取得するフィールド項目名
マイドメインURL

すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約のプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。

テストが成功するとSalesforceのオブジェクトの項目がアウトプットに反映されます。

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.レコードを追加する

次に、「レコードを追加する」をクリックしてください。

１ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されているので確認しましょう。
その下には、Microsoft Excelと連携するために必要な入力項目があります。ファイルの保存場所や該当のドライブIDなどを指定します。
アウトプットされた情報を使い、必要な情報がすべて入力できたら、次へ進みましょう。

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次のページでは、追加するレコードの値を設定します。
Salesforceからアウトプットされた情報を活用して入力しましょう。

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「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他SalesforceとMicrosoft Excelを使った自動化の例

Yoomには、SalesforceとMicrosoft Excelを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらMicrosoft Excelに追加する

Salesforceでタスク管理をしている方は、ToDoオブジェクトの情報をMicrosoft Excelに自動追加するテンプレートもおすすめです。

2.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらNotionに追加する

Microsoft ExcelよりNotionの利用頻度が高い方は、SalesforceとNotionの自動連携がおすすめです。

3.Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携することも可能です。Microsoft ExcelよりGoogle スプレッドシートの利用頻度が高い方は、以下のテンプレートも参考にしてみてください。

4.Sansanに登録された名刺情報をMicrosoft Excelに登録する

名刺データ管理としてSansanを利用している方は、SansanとMicrosoft Excelの自動連携でデータ入力の手間が削減されます。

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5.フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、エクセルで請求書を作成しメールで送付する

情報登録だけでなく、請求書の作成やメールの自動送付のテンプレートも用意しております。Googleフォーム、Microsoft Excel、Gmailを利用している方におすすめです。

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まとめ

以上で、SalesforceとMicrosoft Excelを連携する手順の説明は終了です！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
これまでSalesforceのデータをMicrosoft Excelに手動で入力していた方は、作業負担が軽減されるでしょう。
また、Salesforceは最新のデータだけど、Microsoft Excelは古いデータのままという事態が減り、情報の把握が迅速化されることも期待できそうです。

興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！