Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録する方法

Backlogは、作業の見える化やタスクの優先順位設定ができ、プロジェクト進行を円滑にする便利なツールです。
しかし、Salesforceで商談が受注される際にBacklogへの課題登録を毎回手動で行うとなると、手間がかかる上、どうしても入力ミスや課題の追加漏れが生じるリスクが増します。
また、手動作業が多くなるほど他の業務に影響が及び、チーム全体の業務効率が低下してしまう可能性も高くなります。
本記事では、SalesforceとBacklogを連携させるメリットや、基本的な自動化の流れについて解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

・SalesforceとBacklogを利用しており、情報の重複入力が手間だと感じている方
・複数のツール間での情報共有をスムーズにし、業務スピードの向上を目指したい方
・Salesforceでの商談管理を行い、Backlogを用いてプロジェクトの対応を効率化したい方

SalesforceとBacklogの連携のメリットと具体例

メリット1:自動登録で手間を削減

Salesforceで商談が受注となった際にBacklogへ自動的に課題を登録されるようになることで、商談に関する情報をスムーズに共有できるようになり、業務効率の向上が期待できます。
自動化により、情報の登録が迅速に進むことで、業務の流れがスムーズになり、チーム間の連携が促進される可能性もあります。
例えば、営業チームが新規の商談を受注し、Backlogでプロジェクトを管理する場合、自動登録により手動入力が不要になるため、営業担当者が次の商談に取り組む時間を確保しやすくなります。
また、プロジェクト管理者も受注情報を素早く確認でき、次のタスクに移りやすくなるため、業務の進行がスムーズになるでしょう。

メリット2:商談進捗の迅速な共有

商談が受注された段階でBacklogに自動的に課題が登録されるようになることで、プロジェクトに関わる全てのメンバーがリアルタイムで商談の進捗情報を確認できる環境が整います。
これにより、関係者への情報伝達のスピードが上がり、社内で次のアクションに取り掛かる準備が円滑に進められる可能性が高まります。
例えば、プロジェクト管理チームは、自動登録された課題情報をもとに、必要なリソースを迅速に手配し、関係者へ具体的な作業指示を迅速に行うことが可能です。こうした仕組みにより、チーム全体の準備が効率的に進み、案件の立ち上げがスピーディーに行えるようになる可能性があります。
また、情報共有がスムーズになることで、手作業での連絡やフォローアップの手間が軽減されるでしょう。

メリット3: 顧客情報のミスや漏れを防止

手動での情報入力にはどうしても人的ミスがつきものですが、SalesforceとBacklogの連携により、顧客情報や案件の詳細がSalesforceからBacklogに自動的に登録されるため、担当者が手入力する必要がなくなり、情報の正確性が向上します。
また、複数の担当者や部署が関わるプロジェクトでも、最新の顧客情報を容易に確認できるため、連絡の行き違いや情報の不備を防ぎやすくなります。
例えば、カスタマーサポートが顧客からの問い合わせを受けた場合、Backlogに正確な情報が登録されていれば、サポート担当者は素早く課題を把握できるようになるため、顧客対応の正確さやスピードの向上にもつながるでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

[Yoomとは]

SalesforceとBacklogの連携フローの作り方

今回は、【Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する】というフローを作成します。
これにより、手動でのタスク登録が省かれ、担当者の業務効率が高まる可能性があります。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・SalesforceとBacklogをマイアプリ登録
・Salesforceで商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動するトリガーの設定
・Backlogで課題を登録する設定
・テストと確認

ステップ1:SalesforceとBacklogとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.ログインしたら、マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はSalesforceとBacklogをそれぞれ検索して、登録してください。

3.登録が完了すると、「マイアプリを登録しました」という表示がでます。
SalesforceとBacklogのアイコンが表示されるので、確認してください。

Salesforceのマイアプリ登録の詳しいやり方については、以下のリンク先を参照してください。
Salesforceのマイアプリ登録方法
また、Backlogとのアプリ連携時、エラーが出てうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

なお、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Salesforceで商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Salesforceと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔を設定してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.次は「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックしてください。

5.コマンドオペレーションは元から設定されています。
必要に応じて変更を行ってください。
問題がなければ保存してください。

ステップ3:Backlogで課題を登録する設定

1.フローに戻ります。
最後に、「課題の追加」のアイコンをクリックしてください。

2.Backlogと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「課題の追加」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.これで、【Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomは、プログラミング知識がなくても簡単に使えます。
初心者にやさしいシンプルな操作で、誰でも簡単に使いこなせます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Backlog・Salesforceを使ったその他の自動化例

他にもBacklogやSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらBacklogに追加するフローです。
‍このテンプレートを活用することで、SalesforceのToDoオブジェクト登録をトリガーにBacklogへのタスク追加が自動化されます。
これにより、チーム内の情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進捗状況を効率的に把握できるようになるかもしれません。
また、ToDoの登録者や登録内容が明確になることで、チームメンバー間の連携強化に一役買うでしょう。

2.Salesforceの商談情報が登録されたらBacklogに課題を追加するフローです。
‍このテンプレートを活用すると、Salesforceの商談情報が登録されるとBacklogへの課題追加が自動化されます。
商談情報が自動でBacklogに反映されるため、関係者全員が最新の情報を共有しやすくなります。

3.Salesforceのレコード詳細ページから1クリックでBacklogに課題を登録するフローです。
‍このテンプレートを使えば、Salesforceの任意のレコード詳細ページから1クリックでBacklogに課題を登録できます。
課題の登録が簡単になることで、営業やサポート部門は、迅速に案件や問い合わせ内容を課題として共有できるようになるでしょう。

まとめ

SalesforceとBacklogを連携することで、商談が受注のフェーズになると、Backlogに課題が自動で追加されるようになりました。
これにより、担当者は課題の手動登録を行う手間が減り、他のタスクに集中する時間が確保されるでしょう。
Yoomを使えば、特別な知識がなくても効率的に自動化を導入できます。
多彩なテンプレートが用意されているので、初めての自動化に不安を感じる方にもおすすめです。
Yoomを活用してよりスマートなワークフローを目指してみませんか。