Backlogは、作業の見える化やタスクの優先順位設定ができ、プロジェクト進行を円滑にする便利なツールです。
しかし、Salesforceで商談が受注される際にBacklogへの課題登録を毎回手動で行うとなると、手間がかかる上、どうしても入力ミスや課題の追加漏れが生じるリスクが増します。
また、手動作業が多くなるほど他の業務に影響が及び、チーム全体の業務効率が低下してしまう可能性も高くなります。
本記事では、SalesforceとBacklogを連携させるメリットや、基本的な自動化の流れについて解説します。
ノーコードツールYoomを活用した、SalesforceとBacklogを簡単に連携する方法もご紹介!
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても数ステップで自動化の仕組みを構築可能です。
具体的な設定手順を分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください!
とにかく早く試したい方へ
フローボットテンプレートを活用することでSalesforceとBacklogの連携を素早く実現できます。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを導入している企業
・案件管理とタスク管理を紐づけて管理したい方
2.プロジェクト管理ツールとしてBacklogを利用している企業
・商談受注後に定型的なタスクをBacklogに課題として追加し、タスク管理している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、課題の追加作業が自動化されます。
Salesforce上で商談のフェーズが受注になった後、定型的なタスクを毎回Backlogに課題として追加している方におすすめです。
追加作業が不要になるため、担当者は他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、自動化によりヒューマンエラーの防止にもつながります。
課題を追加する際に入力ミスが発生したり、課題を追加し忘れたり、といったことを未然に防ぐことが可能です
■注意事項
・SalesforceとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
本記事はこんな方におすすめ
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです!
・SalesforceとBacklogを利用しており、情報の重複入力が手間だと感じている方
・複数のツール間での情報共有をスムーズにし、業務スピードの向上を目指したい方
・Salesforceでの商談管理を行い、Backlogを用いてプロジェクトの対応を効率化したい方
SalesforceとBacklogの連携のメリットと具体例
メリット1:自動登録で手間を削減
Salesforceで商談が受注となった際にBacklogへ自動的に課題を登録されるようになることで、商談に関する情報をスムーズに共有できるようになり、業務効率の向上が期待できます。
自動化により、情報の登録が迅速に進むことで、業務の流れがスムーズになり、チーム間の連携が促進される可能性もあります。
例えば、営業チームが新規の商談を受注し、Backlogでプロジェクトを管理する場合、自動登録により手動入力が不要になるため、営業担当者が次の商談に取り組む時間を確保しやすくなります。
また、プロジェクト管理者も受注情報を素早く確認でき、次のタスクに移りやすくなるため、業務の進行がスムーズになるでしょう。
メリット2:商談進捗の迅速な共有
商談が受注された段階でBacklogに自動的に課題が登録されるようになることで、プロジェクトに関わる全てのメンバーがリアルタイムで商談の進捗情報を確認できる環境が整います。
これにより、関係者への情報伝達のスピードが上がり、社内で次のアクションに取り掛かる準備が円滑に進められる可能性が高まります。
例えば、プロジェクト管理チームは、自動登録された課題情報をもとに、必要なリソースを迅速に手配し、関係者へ具体的な作業指示を迅速に行うことが可能です。
こうした仕組みにより、チーム全体の準備が効率的に進み、案件の立ち上げがスピーディーに行えるようになる可能性があります。
また、情報共有がスムーズになることで、手作業での連絡やフォローアップの手間が軽減されるでしょう。
メリット3: 顧客情報のミスや漏れを防止
手動での情報入力にはどうしても人的ミスがつきものですが、SalesforceとBacklogの連携により、顧客情報や案件の詳細がSalesforceからBacklogに自動的に登録されるため、担当者が手入力する必要がなくなり、情報の正確性が向上します。
また、複数の担当者や部署が関わるプロジェクトでも、最新の顧客情報を容易に確認できるため、連絡の行き違いや情報の不備を防ぎやすくなります。
例えば、カスタマーサポートが顧客からの問い合わせを受けた場合、Backlogに正確な情報が登録されていれば、サポート担当者は素早く課題を把握できるようになるため、顧客対応の正確さやスピードの向上にもつながるでしょう。
SalesforceとBacklogを連携してできること
SalesforceとBacklogのAPIを連携すれば、SalesforceのデータをBacklogに自動的に連携することが可能です!
たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
この連携フローは、Salesforceで商談のステージが「受注」に更新された際に、その商談情報(顧客名、案件内容など)を自動でBacklogの指定プロジェクトに課題として登録するフローです。
この連携により、「受注」を起点とするタスクの登録漏れを防ぎ、営業部門から開発・納品部門への情報伝達を自動化することで、迅速かつスムーズに後続の業務を開始できるようになるでしょう。
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを導入している企業
・案件管理とタスク管理を紐づけて管理したい方
2.プロジェクト管理ツールとしてBacklogを利用している企業
・商談受注後に定型的なタスクをBacklogに課題として追加し、タスク管理している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、課題の追加作業が自動化されます。
Salesforce上で商談のフェーズが受注になった後、定型的なタスクを毎回Backlogに課題として追加している方におすすめです。
追加作業が不要になるため、担当者は他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、自動化によりヒューマンエラーの防止にもつながります。
課題を追加する際に入力ミスが発生したり、課題を追加し忘れたり、といったことを未然に防ぐことが可能です
■注意事項
・SalesforceとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらBacklogに追加する
この連携フローは、Salesforceに新しいToDo(タスク)が登録された際に、そのToDoの内容や期限、関連情報などを自動でプロジェクト管理ツールであるBacklogに課題として追加するフローです。
この連携により、Salesforce上で生まれたタスクを自動で開発・実行部門のBacklogに連携できるため、タスクの登録漏れや二重入力を防ぎ、部門をまたいだシームレスなタスク管理の実現 をサポートします。
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらBacklogに追加する
試してみる
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらBacklogに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceのToDoオブジェクトを利用する業務担当者
・ToDoを手動でBacklogの課題に転記する手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Backlogを利用する開発チーム
・営業・サポートチームからの情報を早急に把握して迅速な対応をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは、顧客管理を効率化し、営業活動を円滑に進めるための強力なツールです。しかし、ToDoオブジェクトが登録されるたびにBacklogに手動でタスクを追加していては、業務の効率性が低下し、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することで、SalesforceでのToDoオブジェクトの登録をトリガーに、Backlogへのタスク追加が自動化され、チーム内での情報共有を促進してプロジェクト全体の進捗状況を可視化することができます。
誰がいつ、どのようなToDoを登録したのかが明確になるため、チームメンバー間の連携が強化されてプロジェクトの成功に貢献することができます。
■注意事項
・Salesforce、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceとBacklogの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSalesforceとBacklogを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとBacklogの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
※今回連携するアプリの公式サイト:Salesforce/Backlog
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、【Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する】というフローを作成します。
これにより、手動でのタスク登録が省かれ、担当者の業務効率が高まる可能性があります。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- SalesforceとBacklogをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定とBacklogのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを導入している企業
・案件管理とタスク管理を紐づけて管理したい方
2.プロジェクト管理ツールとしてBacklogを利用している企業
・商談受注後に定型的なタスクをBacklogに課題として追加し、タスク管理している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、課題の追加作業が自動化されます。
Salesforce上で商談のフェーズが受注になった後、定型的なタスクを毎回Backlogに課題として追加している方におすすめです。
追加作業が不要になるため、担当者は他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、自動化によりヒューマンエラーの防止にもつながります。
課題を追加する際に入力ミスが発生したり、課題を追加し忘れたり、といったことを未然に防ぐことが可能です
■注意事項
・SalesforceとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:SalesforceとBacklogとのマイアプリ登録
SalesforceとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
Salesforce
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね!
【注意事項】
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 参考:Salesforceのマイアプリ登録方法
Backlog
こちらも以下の解説動画を参考に、連携を進めてくださいね!
※参考:Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点
登録が完了すると、「マイアプリを登録しました」という表示がでます。
SalesforceとBacklogのアイコンが表示されるので、確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう!
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを導入している企業
・案件管理とタスク管理を紐づけて管理したい方
2.プロジェクト管理ツールとしてBacklogを利用している企業
・商談受注後に定型的なタスクをBacklogに課題として追加し、タスク管理している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、課題の追加作業が自動化されます。
Salesforce上で商談のフェーズが受注になった後、定型的なタスクを毎回Backlogに課題として追加している方におすすめです。
追加作業が不要になるため、担当者は他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、自動化によりヒューマンエラーの防止にもつながります。
課題を追加する際に入力ミスが発生したり、課題を追加し忘れたり、といったことを未然に防ぐことが可能です
■注意事項
・SalesforceとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:Salesforceのトリガーの設定
1.まず、一番上の「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Salesforceと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
ステップ4:分岐条件の設定
1.続いて、Salesforceの商談ステージが受注に更新されたかどうかで【分岐する】設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
【注意事項】
- 分岐は一部有料プランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができますので、ぜひお試しください。
2.コマンドオペレーションは元から設定されています。
必要に応じて変更を行ってください。問題がなければ保存してください。
ステップ5:Backlogで課題を登録する設定
1.フローに戻ります。
最後に、「課題の追加」のアイコンをクリックしてください。
2.Backlogと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「課題の追加」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプット(取得した値)が表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
4.これで、【Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する】というフローが完成しました。
ステップ6:トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
BacklogのデータをSalesforceに連携したい場合
先ほどはSalesforceからBacklogへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBacklogからSalesforceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Backlogで課題が登録されたらSalesforceにリードオブジェクトのレコードを自動作成する
Backlogにタスクが追加されると、そのデータがSalesforceにも転記されるため、効率的にプロジェクトを進行したい方におすすめのフローです。
Backlogで課題が登録されたらSalesforceにリードオブジェクトのレコードを自動作成する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Backlogで新しい課題が発生するとその内容が自動的にSalesforceのリードとして登録されます。この自動化によって、営業チームはプロジェクトの進捗に漏れなく対応でき、情報の二重入力や手動転記によるミスを防ぐことができるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogを用いてプロジェクト管理を行い、Salesforceとのデータ連携を図りたいプロジェクトマネージャーの方
- Salesforceでのリード管理を効率化し、Backlogから自動的にリードを生成させたい営業担当者の方
- 情報の一元管理を目指し、手動でのデータ入力に時間を取られているIT担当者の方
- プロジェクトと営業活動の連携を強化し、漏れのない対応を可能にしたい企業の経営者の方
- salesforce backlog 連携を活用して、業務フローの自動化を推進したいビジネスオーナーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報の一元管理
・BacklogとSalesforce間で課題とリードが自動的に連携され、データの二重入力を防止します。 - 人的エラーの削減
・手動入力によるヒューマンエラーを排除し、正確なデータ管理が可能になります。 - 業務効率の向上
・課題登録からリード作成までのプロセスを自動化することで、チーム全体の作業効率を高めます。
SalesforceやBacklogのAPIを使ったその他の自動化例
SalesforceやBacklogのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です!
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Salesforceを使った自動化例
データベースツールやメッセージツール、AIと連携を行うことで、Salesforceへのデータ追加やチャットへの通知の効率化が期待できます。
毎日Salesforceのレポートを取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
毎日Salesforceのレポートを取得して、自動的にSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業チームのパフォーマンスをリアルタイムで把握したい方
- 営業チームリーダーやマネージャー
- セールスアナリストやビジネスインテリジェンス担当者
2.Salesforceのレポートを日常的に利用している方
- Salesforceを活用してデータ分析を行っているマーケティング担当者
- Salesforceのレポートを使って業績を評価している経営者や管理者
3.Slackを日常的に活用している方
- チーム内でのコミュニケーションをSlackで行っているビジネスチーム
- 情報共有やタスク管理をSlackで行っているプロジェクトチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Salesforceのレポートが毎日自動的にSlackに通知されるため、最新の営業データをチーム全体で共有できます。
・手動でレポートを取得して共有する手間が省けるため、業務効率が向上します。
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったら、契約書を自動で作成する
試してみる
■概要
Salesforceの商談が進むたびに、手作業で契約書を作成していませんか?顧客情報をコピー&ペーストする作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Salesforceの商談フェーズが更新されたタイミングをきっかけに、Google スプレッドシートを雛形とした契約書の自動作成を実現し、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの情報を元にした契約書作成に手間を感じている営業担当者の方
- 契約書作成業務の自動化を検討している法務・営業企画部の方
- 手作業による転記ミスをなくし、業務全体の効率化を図りたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズ更新を起点に契約書が自動作成されるため、これまで書類作成に費やしていた時間を短縮することが可能です
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した商談のフェーズが契約書作成の対象となる特定のフェーズである場合に、後続の処理に進むよう条件を設定します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Google スプレッドシートで作成した雛形を元に契約書を発行するよう設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- 分岐機能では、契約書作成のトリガーとしたい商談フェーズを条件として任意に設定することが可能です
- 書類発行機能では、契約書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを設定し、Salesforceから取得した顧客名や金額などを書類のどの箇所に反映させるか、自由に設定できます
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
kintoneでレコードが更新されたらSalesforceの情報も更新する
試してみる
■概要
kintoneの顧客情報などを更新した後、同じ内容をSalesforceにも手作業で反映させていませんか。こうした二度手間は非効率なだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新された際に、Salesforceの関連情報が自動で更新されるため、データ同期の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSalesforceの両方を利用し、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 顧客情報などのデータ入力ミスや更新漏れを防ぎ、情報の整合性を高めたい方
- SaaS間の連携を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード更新をトリガーに、Salesforceの情報が自動で同期されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら」というアクションを設定します。
- 次に、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、Salesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、特定のフィールドが変更された場合のみフローを起動するなど、レコード更新時の起動条件を任意で設定可能です。
- Salesforceで更新するレコードや、kintoneのどの情報をSalesforceのどの項目に反映させるかといったマッピングも自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで商談が成立したら、ChatGPTで請求書の草案を作成する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、請求書の内容を一から手作業で作成するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Salesforceの商談情報を基にChatGPTが請求書の草案を自動で作成し、担当者へメールで通知します。手作業による作成の手間を省き、請求書発行業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを導入しており、商談成立後の請求書作成に手間を感じている営業担当者の方
- ChatGPTのようなAIを活用して請求書作成を効率化したい方
- 手作業による請求書作成プロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談成立を起点に請求書の草案が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- Salesforceのデータを基にChatGPTがテキストを生成するため、手作業による転記ミスや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談が成立した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 続いて、Salesforceの「レコードを取得する」アクションで、商談に関連する詳細情報を取得します
- 次に、取得した情報を基に、ChatGPTの「テキストを生成」アクションで請求書の草案を作成します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、生成された請求書草案を担当者宛に送付します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定において、ご利用の環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください
- Salesforceトリガーで設定する商談成立の条件や、取得するレコードの内容は、実際の業務に合わせて適宜変更してください
- ChatGPTにテキストを生成させる際のプロンプト(指示文)は、自社の請求書フォーマットに合わせて自由にカスタマイズが可能です
- 担当者へ通知するメールの宛先や件名、本文も任意で設定できます
■注意事項
- Salesforce、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
発送伝票の情報をOCRで読み取り、Salesforceに格納する
試してみる
■概要
発送伝票を一枚一枚確認し、手作業でSalesforceに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに発送伝票のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、Salesforceへデータを格納するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい方
- 手入力による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- 紙媒体の情報をデータ化し、Salesforceを中心とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- OCR機能が発送伝票の情報を自動で読み取りSalesforceへ格納するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた発送伝票の画像やPDFファイルを読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をSalesforceの各項目に格納します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームは、ファイルアップロード欄以外にも、補足情報を入力するテキストボックスなどを自由に追加・編集できます。
- OCR機能では、発送伝票の中から読み取りたい項目(例:お届け先、品名、日付など)を任意で指定することが可能です。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に格納するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Salesforceで商談が成立したら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、関連資料を格納するためにOneDriveへ手動でフォルダを作成していませんか?この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れなどのミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談成立をきっかけに、OneDriveへのフォルダ作成が自動で実行されます。OneDriveの自動化を実現し、営業活動に伴う事務作業を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOneDriveを利用し、商談成立後の手作業に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チームの案件管理を効率化し、OneDriveの自動化の導入を検討しているマネージャーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceで商談が成立すると自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、案件名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のフェーズが「成立」になった場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Salesforceの商談情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceを連携する際、任意のマイドメインURLを設定することが可能です。ご利用の環境に合わせて設定してください。
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成したい任意のドライブIDや、親フォルダのアイテムIDを指定できます。
■注意事項
- OneDrive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Salesforceで新規商談が登録されたら、Microsoft Teamsにチャネルを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで新しい商談が登録されるたびに、手作業でMicrosoft Teamsに情報共有用のチャネルを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をトリガーとして、関連チャネルの作成を自動化できます。Microsoft Teamsの自動化を実現し、営業活動の初動をスムーズにすることで、より迅速な顧客対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとMicrosoft Teamsを連携させる手作業に手間を感じている営業担当者の方
- 新規商談発生時の情報共有を迅速化し、営業チームの連携を強化したいと考えている方
- Microsoft Teamsの自動化を推進し、営業活動の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録と同時にMicrosoft Teamsのチャネルが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他のコア業務に充てられます
- 手作業によるチャネルの作成漏れや命名規則のミスを防ぎ、Microsoft Teamsの自動化によって商談ごとの情報共有プロセスを標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルを作成」アクションを設定し、新規商談の情報をもとにチャネルが作成されるように設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください
- Microsoft Teamsでチャネルを作成するアクションでは、チャネルを作成したい対象のチームIDを任意で設定してください
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceの取引先責任者として登録
試してみる
■概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceの取引先責任者に登録します。
また、名刺の画像も合わせてアップロードしてレコードと紐付けます。
名刺の画像をスマホなどで撮影し、そのままスマホからフォームにアップロードすることも可能です。
■注意事項
・SalesforceとYoomを連携してください。
・名刺画像のファイル形式はJPG、PNGなどの形式でアップロードしてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
指定日時にSalesforceからデータを取得して、freee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
毎月の請求書発行業務において、Salesforceから対象データを抽出し、freee請求書へ手入力する作業に手間を感じていませんか。この定型業務は、件数が増えると入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にSalesforceから自動でデータを取得し、freee請求書で請求書を作成できるため、請求業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとfreee請求書を利用し、手作業での請求書作成に課題を感じている方
- 毎月の請求業務を自動化することで、ヒューマンエラーを削減したい経理担当者の方
- 請求書作成の手間を省き、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にSalesforceからデータを取得し請求書を自動作成するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でデータ連携を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforceとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 続いて、Salesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、請求対象のデータを取得します。
- 次に、取得した複数のデータそれぞれに対して請求書を作成するため、繰り返し機能のアクションを設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得したデータをもとに請求書を自動で作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるスケジュール機能では、実行したい日時を毎月や毎週、特定の日付や曜日、時間単位で任意に設定してください。
- Salesforceから取得するレコードは、「今月請求対象」のデータのみを抽出するなど、特定の条件で絞り込むようにカスタムが可能です。
■注意事項
- Salesforceとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの商談情報から請求書を発行しOutlookで送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立した後、請求書を作成してOutlookで送付するまでの一連の業務を手作業で行っていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、情報の転記ミスや宛先間違いなどのリスクを伴い、担当者にとって負荷のかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報をもとに請求書を自動で発行し、Outlookで送付までを実行できるため、請求業務を正確かつ効率的に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談情報から請求書を作成し、Outlookで送付する作業に手間を感じている方
- 請求業務におけるヒューマンエラーをなくし、プロセスの標準化を進めたいマネージャーの方
- 手作業の請求業務を自動化し、担当者がより付加価値の高い業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの情報を起点に請求書の発行からメール送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 情報の転記や宛先の設定などを自動で行うため、金額の誤りや送付間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの商談画面からフローを起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」「レコードを取得する」を設定し、請求書作成に必要な商談や取引先の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を用いてあらかじめ用意したテンプレートから請求書を生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、生成した請求書を添付して取引先にメールを自動で送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご自身の環境のマイドメインURLや、商談や取引先といった対象オブジェクトのAPI参照名を正しく指定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、請求書のテンプレートとして使用するファイルのシートIDを設定してください。
- Outlookから送付するメールの件名や本文は、任意のテキストやSalesforceから取得した動的な情報を組み合わせて自由に編集が可能です。
Backlogを使った自動化例
Backlogの課題を他のデータベースツールで詳細管理しているのであれば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
また、メッセージツールやカレンダーツールとの連携で、Backlogの課題管理をより便利にできそうですね。
Backlogで特定の課題が登録されたら、boardに追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールBacklogで新しい課題が登録されるたびに、案件管理ツールboardへ手動で情報を転記する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Backlogに特定の課題が登録された際に、その情報を基にboardへ自動で案件を追加でき、これらの課題を解消し、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogとboard間で情報連携を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Backlogの課題情報をboardに迅速かつ正確に反映させたい営業担当者の方
- 複数のSaaS間のデータ入力作業を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogへの課題登録をトリガーにboardへ自動で案件が登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、データの正確性を高めることで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件(例:課題のカテゴリや優先度など)に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Backlogの課題タイトルや詳細から、boardへの案件登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録(一括請求)」アクションを設定し、抽出した情報を用いて案件を登録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogのトリガー設定では、フローボットが新しい課題をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、Backlogの課題情報(例:カテゴリ、担当者、優先度など)を基にした分岐条件を任意で設定してください。
- AI機能では、boardに登録する情報をBacklogの課題から抽出するための指示内容や、抽出したい項目を任意で設定してください。
■注意事項
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで課題が追加されたらGoogle スプレッドシートに連携する
試してみる
■概要
Backlogで新しい課題が追加されるたびに、進捗管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか?この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストによる入力ミスや漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Backlogに課題が追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BacklogとGoogle スプレッドシートを併用してプロジェクト管理をされている方
- 課題の転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないチームリーダーの方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogに課題が追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Backlogから取得した課題の情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、どのスプレッドシートのどの列に、Backlogから取得したどの情報(例:課題の件名、担当者、期限日など)を記録するかを任意で設定してください
- これにより、お使いの管理表のフォーマットに合わせた自動記録が可能です
■注意事項
- Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogに課題が追加されたらSlackにメンションして通知する
試してみる
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Slackの特定チャンネルにメンションして内容を通知するフローです。
BacklogとSlackを連携すると課題の内容をチームメンバーと簡単に共有することができ、共有や管理の抜け漏れを防げます。
■注意事項
・Backlog、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Slackでメンション付きのメッセージを送る方法は下記を参考してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5544202
Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Backlogの課題ごとにGoogle Driveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・Backlogで新規課題が追加された際に、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
■注意事項
・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
Notionにレコードが作成されたら、Backlogに課題を作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトのタスクを管理し、開発チームが利用するBacklogに課題を手作業で起票していませんか?こうした二度手間は、入力ミスや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、NotionとBacklogをスムーズに連携させ、Notionのデータソースへのレコード作成をトリガーにBacklogの課題を自動で作成できるため、プロジェクト管理の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
- backlogへnotionの情報を転記する際の抜け漏れやミスをなくしたい方
- プロジェクト管理ツール間の情報連携を自動化し、生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータソースにレコードが追加されると、Backlogに課題が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- BacklogとNotion間の手動での情報転記が不要になることで、入力ミスや課題の起票漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションでフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーで取得した情報をもとに後続の処理を実行する条件を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、課題作成に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Notionから取得した情報(ページのプロパティなど)をもとに、「特定のステータスの場合のみ」といった後続処理の実行条件を任意で設定できます。
- Notionでレコードを検索するアクションでは、検索キーとなる項目や値を固定値、または前のステップで取得した情報から動的に設定可能です。
- Backlogで課題を追加するアクションでは、課題の件名や詳細にNotionから取得した情報を動的に設定したり、担当者などを固定値で設定したりと、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notion、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogに課題が追加されたらGitHubにも登録
試してみる
■概要
プロジェクト管理でBacklogとGitHubを併用していると、課題の二重登録や転記の手間が発生しがちではないでしょうか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でGitHubにもIssueが作成されるため、こうした課題を解消し、開発プロジェクトの管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BacklogとGitHubの両方で課題管理を行っている開発チームの方
- 課題の二重登録による手間やヒューマンエラーをなくしたいプロジェクトリーダーの方
- 複数のツールをまたぐ開発ワークフローの効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogに課題が追加されると自動でGitHubにもIssueが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「Backlogに課題が追加されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでトリガーとなったBacklogの課題情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した課題情報を紐付けます。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogのトリガー設定では、連携するBacklogのドメインや、監視対象としたいプロジェクトIDを任意で設定してください。
- GitHubでIssueを作成するアクションでは、タイトルや本文などの各項目に、固定のテキストを設定したり、Backlogから取得した課題の情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Backlog、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたら、Backlogに課題を作成する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理し、Backlogでタスク管理を行っている際に、情報を手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。特に、複数の部署をまたぐ業務では、情報の連携がスムーズにいかないことも多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Backlogに課題が自動で作成されるため、転記作業や連絡の手間を省き、業務の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとBacklog間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている方
- kintoneへのデータ登録後、Backlogでのタスク作成漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録がトリガーとなり、自動でBacklogに課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとBacklogをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、前のステップで取得した情報をもとに課題を作成します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogで課題を追加する際に、件名や詳細欄などの各項目に対して、kintoneから取得したレコード情報を変数として設定できます。
- 課題の担当者や期限日、優先度といった項目に、固定の値を設定したり、kintoneの情報を元に動的に割り当てたりすることも可能です。
■注意事項
- kintoneとBacklogをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- あらかじめkintoneのレコードにbacklogの課題登録に必要な項目を設定しておく必要があります
フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しChatworkに通知する
試してみる
■概要
Yoomフォームに新しく回答が送信されたら、Backlogに回答内容から課題を追加してChatworkに通知するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題の追加とChatworkに通知もされるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Backlog、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する
試してみる
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Backlogで管理している課題の進捗状況を、定期的にGoogle スプレッドシートにまとめていませんか?この作業はプロジェクト管理に不可欠ですが、手作業での転記は時間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にBacklogの課題情報を取得し、Google スプレッドシートへ追加することが可能です。これにより、定型的なレポート作成業務を効率化し、より正確な進捗管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogでのプロジェクト管理で、定期的な課題の棚卸しや報告に手間を感じている方
- Backlogの課題情報をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業で転記している方
- 定型的なレポート作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に課題の抽出と転記が実行されるため、レポート作成にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力に伴うコピー&ペーストのミスや、転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで、Backlogの「特定のプロジェクトの課題一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、「繰り返し処理機能」を利用して、取得した課題一覧を1件ずつ処理できるようにします。
- 繰り返し処理の中で、Backlogの「課題情報の取得」アクションで個別の課題詳細を取得します。
- 続いて「分岐機能」を設定し、課題のステータスといった特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 条件に合致した場合、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得した課題情報をシートに行として追加します。
- 最後に、Backlogの「課題情報を更新」アクションを設定し、転記が完了した課題の情報を更新します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「スケジュールトリガー機能」では、フローを実行したい曜日や日付を自由に設定してください。
- Backlogの「特定のプロジェクトの課題一覧を取得」では、対象となるドメインとプロジェクトIDを指定します。
- 「繰り返し処理機能」では、前のオペレーションで取得した課題一覧のデータを選択し、繰り返し処理の対象として設定してください。
- Backlogの「課題情報の取得」では、対象のドメインと、詳細を取得したい課題のIDまたは課題キーを指定します。
- 「分岐機能」では、前段で取得した課題情報を基に、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、スプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を指定します。また、追加するレコードの値も設定可能です。
- Backlogの「課題情報を更新」では、更新対象のドメイン、プロジェクトID、課題IDを指定し、更新したい件名や詳細内容を設定してください。
■注意事項
- Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
まとめ
SalesforceとBacklogを連携することで、商談が受注のフェーズになると、Backlogに課題が自動で追加されるようになりました。
これにより、担当者は課題の手動登録を行う手間が減り、他のタスクに集中する時間が確保されるでしょう。
Yoomを使えば、特別な知識がなくても効率的に自動化を導入できます。
多彩なテンプレートが用意されているので、初めての自動化に不安を感じる方にもおすすめです。
Yoomを活用してよりスマートなワークフローを目指してみませんか?
興味を持っていただけたら、まずはアカウント登録フォームから無料登録をお願いします!
よくあるご質問
Q:商談内容に応じて、登録先のBacklogプロジェクトを自動で振り分けられますか?
A:
はい、「分岐する」オペレーションを活用して、指定する条件に応じて登録先のBacklogプロジェクトを振り分けることができます。
例えば「特定の顧客の場合にのみ、プロジェクトを作成する」といった利用方法も可能です。
分岐は最大14個まで設定できますので、振り分けるプロジェクト数に応じて設定してみてくださいね!
また、分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q:Salesforceのカスタム項目もBacklogに連携できますか?
A:
はい、カスタム項目のデータ連携も可能です。
フローボットの設定時、Yoomと連携したSalesforceのデータベースから、カスタム項目も自動的に取得・表示されます。
フローボットの設定画面で、Yoomで扱うデータと、表示されたカスタム項目(登録したいデータの値、更新したいデータの値など)を紐づけることで、フローを活用する業務シーンに合わせて、自由にカスタマイズしていただけます。
Q:連携がエラーになった場合、どのように検知し、対処すればよいですか?
A:
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携がエラーになっていることを知らせるメールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。