SalesforceとDocuSignを連携して、Salesforceで指定フェーズになった商談の契約書をDocuSignで自動送信する方法

顧客管理から複数の商談対応まで、営業担当者が抱えるタスクは多岐にわたります。
無事に商談がまとまり、実際に契約まで結びつけられた瞬間は大きな達成感がある一方で、直後に待ち受ける契約書作成や送付といった事務作業に負担を感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Yoomを活用してSalesforceとDocusignを連携し、契約書周りの業務フローを自動化する方法をご紹介します。
Yoomなら、SalesforceとDocusignの連携はもちろん、チャットツールや各種データベースなど、自社の運用に合わせて多様なアプリと自由に組み合わせた業務フローを構築可能です。
ぜひ参考にしてください！

Docusign eSignature for Salesforceとは

Salesforceから直接、署名依頼の送信やデータの取得、ステータスの確認、署名済み文書の保存などを行える連携ソリューションが「Docusign eSignature for Salesforce」です。これにより、契約業務の効率向上が期待できます。
また、Salesforceのデータをもとに見積書や契約書などの書類作成を自動化したい場合には、「Docusign Gen for Salesforce」などの文書生成機能を組み合わせることで、書類作成から署名依頼までのスムーズな業務進行が見込めます。
【免責事項】 ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。
外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。 

なお、シンプルな連携だけでなく、他の多様なSaaSや社内システムともコードを書かずに自由に組み合わせ、より自社の運用に合わせた業務の自動化を実現したい場合は、ノーコードツールの「Yoom」を活用するのがおすすめです。

SalesforceとDocusignを連携するメリット

1.Salesforceの情報を基に契約書の自動作成＆送付ができる！
Salesforceで管理している商談が指定のフェーズになった場合、その情報を取得し、Docusignで契約書を自動送付できるようになります！
これにより契約締結までの時間短縮が見込まれるでしょう。

2.事務作業の負担軽減
後回しにしがちな事務作業が自動で完結する上、契約書という重要な書類を手動で作成しなくてもよくなるため、作業負担の軽減が期待できます！
特に顧客管理から商談、契約までをワンオペで行っている場合、自動化のメリットは大きいでしょう。

YoomでSalesforceとDocusignを連携するメリット

アプリ同士の連携にはプログラミングの知識を必要とすることが多く、知識があっても業務フローを自動化できるようになるまで、時間がかかります。
一方でYoomはノーコードでアプリ同士の連携ができます！
そのため、スピーディーな業務フローの自動化が可能です。
また、様々なテンプレートの用意もあり、操作も簡単なため、パソコンに詳しくない方でも導入しやすいツールです。

[Yoomとは]

SalesforceとDocusignの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する」という業務フローを自動化するフローボットを作成します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

• Yoomについてのガイド

なお今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
連携フローは大きく分けて以下の手順で作成していきます。

フローの作成方法

• SalesforceとDocusignをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガーを設定する
• Salesforceのアクション設定（商談情報、取引先責任者、取引先情報の取得）
• Docusignのアクション設定（エンベロープを作成・送信する）
• トリガーをONにして運用を開始する

Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する

試してみる

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■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してDocuSignで送付する作業を手作業で行っていませんか？この一連のプロセスは、スピーディーな対応が求められる一方で、情報の転記ミスなどが許されない重要な業務であり、担当者にとって負担となることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが更新されると、関連情報を自動で取得しDocuSignで契約書を送付するため、契約締結までのプロセスをスムーズに効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの受注後の契約書作成や送付作業に手間を感じている営業担当者の方
• SalesforceとDocuSignを活用し、契約締結プロセス全体の自動化を検討している方
• 手作業による情報転記ミスをなくし、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談フェーズ更新を起点に契約書が自動で送付されるため、手作業による作成・送付にかかる時間を短縮できます。
• Salesforce上の正確な情報をもとに契約書が作成されるため、手動での情報転記に伴う入力ミスなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次にトリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」を設定します。これは、Salesforce側で特定の商談フェーズに更新された際にYoomへ通知を送るための設定です。
3. オペレーションで、Salesforceの「レコードを取得する」アクションより、契約書作成に必要な商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得します。
4. 最後にオペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報を元に契約書を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceから商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得する際に、特定の条件を追加して対象となるレコードを任意に絞り込むことが可能です。
• DocuSignでエンベロープを作成・送信する際に、宛先のメールアドレスや件名、本文などを任意の値で設定できます。また、Salesforceから取得した情報を変数として各項目に反映させることも可能です。

■注意事項

・Salesforce、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：SalesforceとDocusignをマイアプリ連携

まず、Yoomと各アプリを連携させましょう。
Yoomにログインしたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択し、右上の新規接続ボタンをクリックします。

ボックスに連携したいアプリ名を入力し、連携を進めてください。

SalesforceとYoomを連携

以下のナビを参考に設定してください。

※なおSalesforceは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。 

• Salesforceのマイアプリ連携

Salesforceのマイアプリ連携が終了したら、次はDocusignのマイアプリ連携に進みましょう。
Docusignにあらかじめログインしておくとすぐに終わるので、ログインしておくのがおすすめですよ！

DocusignとYoomを連携

以下のナビを参考に設定してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから、実際にフローを作っていきましょう！

以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する

試してみる

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■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してDocuSignで送付する作業を手作業で行っていませんか？この一連のプロセスは、スピーディーな対応が求められる一方で、情報の転記ミスなどが許されない重要な業務であり、担当者にとって負担となることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが更新されると、関連情報を自動で取得しDocuSignで契約書を送付するため、契約締結までのプロセスをスムーズに効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの受注後の契約書作成や送付作業に手間を感じている営業担当者の方
• SalesforceとDocuSignを活用し、契約締結プロセス全体の自動化を検討している方
• 手作業による情報転記ミスをなくし、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談フェーズ更新を起点に契約書が自動で送付されるため、手作業による作成・送付にかかる時間を短縮できます。
• Salesforce上の正確な情報をもとに契約書が作成されるため、手動での情報転記に伴う入力ミスなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次にトリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」を設定します。これは、Salesforce側で特定の商談フェーズに更新された際にYoomへ通知を送るための設定です。
3. オペレーションで、Salesforceの「レコードを取得する」アクションより、契約書作成に必要な商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得します。
4. 最後にオペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報を元に契約書を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceから商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得する際に、特定の条件を追加して対象となるレコードを任意に絞り込むことが可能です。
• DocuSignでエンベロープを作成・送信する際に、宛先のメールアドレスや件名、本文などを任意の値で設定できます。また、Salesforceから取得した情報を変数として各項目に反映させることも可能です。

■注意事項

・Salesforce、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

以下の画面が表示されたら、コピーができています。
コピーされたテンプレートはYoomの管理画面の左メニューにある「フローボット」に保存されます。
途中で作業を中断した場合など「フローボット」からいつでも開き直して設定を再開できますよ。

ステップ3：Salesforceのトリガー設定

Salesforceのアイコンの「アウトバウンドメッセージを受信したら」を押します。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

Webhookの設定をします。
脚注に詳しい説明がされているので、内容に沿って設定しましょう。

• Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法

今回は商談フェーズの更新によってアウトバウンドメッセージが発動し、トリガーアクションとなるように設定したいので、まず以下のようにSalesforceでアウトバウンドメッセージを設定します。

その後、トリガーアクションとなるフェーズを修正しておきます。

Salesforceで設定できたら、Yoomにもどり、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

ステップ4：Salesforceの指定の商談情報を取得する設定

Salesforceのアイコンの「指定の商談情報を取得」を押します。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、脚注を参考にマイドメインURLとオブジェクトAPIの参照名を入力します。

入力できたら、次へを押しましょう。
Salesforceのデータベースから条件に合うレコードを取得するため、以下のように取得した値を活用して設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。

入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。

ステップ5：Salesforceの指定の取引先責任者を取得する設定

Salesforceのアイコンの「取引先責任者を取得」をクリック！

ステップ４と同様に、アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、マイドメインURLとオブジェクトAPIの参照名を入力しましょう。

入力できたら、次へを押しましょう。
Salesforceのデータベースから条件に合うレコードを取得するため、ステップ４と同様に取得した値を活用して設定しましょう。

今回は取引先責任者の情報を取得したいので、画像のようになればOKです！
再びテストを押して成功したら保存しましょう。

ステップ6：Salesforceの取引先情報を取得する設定

Salesforceのアイコンの「取引先情報を取得」を押します。

ステップ5と同じくアクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、マイドメインURLとオブジェクトAPIの参照名を入力しましょう。

入力できたら、次へを押しましょう。
Salesforceのデータベースから条件に合うレコードを取得するため、ステップ5と同様に取得した値を活用して設定しましょう。ここでは、取引先責任者が一致するという条件を使って取引先の情報を取得します。
設定できたら、「テスト」をクリック。

取引先情報を取得できているか確認できたら完了します！

ステップ7：Docusignのエンベロープを作成・送信する設定

Docusignのアイコンの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を押します。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

データセンターの設定はボックス内をクリックすると上記のように候補が表示されるので該当するものを選択してください。

アカウントIDは脚注を参考に設定してください。

テンプレートIDはデータセンターの設定と同様にボックス内をクリックすると上記のように候補が表示されます。
Docusign側であらかじめ作成・保存したテンプレートから、今回送信する契約書のテンプレートを選択してください。

続いて、受信者の項目に取得した値を設定します。
テストをクリックし、テストに成功したことを確認します。

他の項目も設定していきます。
メールの件名や本文にも取得した値を挿入できるので、カスタマイズしてくださいね。

入力できたら、「テスト」をクリック。

テストが成功したら、Docusignを確認します。作成できていることが確認できました。

Yoomにもどって「完了」をクリックしてください。

ステップ8：トリガーをONにしてフローの動作確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。

フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

まとめ

SalesforceとDocusignを連携させることで、契約書作成から送信までの業務効率化が期待できます。
後回しになりがちな事務作業を自動化できれば、営業活動により集中しやすくなるでしょう。
Yoomなら専門知識がなくても設定しやすい仕組みになっていますので、ぜひ一度、フローボットの作成にチャレンジしてみてくださいね。

よくあるご質問