【ノーコードで実現】SalesforceのデータをDocuSignに自動的に連携する方法

フォームの内容をもとにSalesforceに顧客情報を登録してDocusignで契約書を送付する

フォームに回答されたデータを基に、Salesforceに顧客情報を登録し、DocuSignで契約書を送信するフローとなっています。
顧客登録から契約書送付までを自動化したい方におすすめのフローです。

SalesforceとDocuSignの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくSalesforceとDocuSignを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとDocuSignの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はSalesforceで商談フェーズが更新されたらDocusignで契約書を送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• SalesforceとDocuSignをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるSalesforceのトリガー設定とその後に続くDocuSignのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:SalesforceとDocuSignをマイアプリ登録

SalesforceとDocuSignをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Salesforceの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからSalesforceを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Salesforceにログインしてください。

詳しくはSalesforceのマイアプリ連携についてをご確認ください。

DocuSignの連携方法

先ほどと同様に、一覧からDocuSignを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、DocuSignにログインしましょう。

自身のマイアプリ欄に、SalesforceとDocuSignが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Salesforceの商談オブジェクトが更新されたらフローボットを起動する設定を行うため、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるSalesforceのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。

スクロールし、「マイドメインURL」を説明に従って設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功すると「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
以下の画面には表示されていませんが、項目の横に取得した値が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:分岐する設定

続いて、Salesforceの商談フェーズが受注かどうかにより分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回はSalesforceの商談フェーズが「受注」に更新されたらDocuSignで契約書を送信するため、分岐条件を以下のように設定しました。
問題なければ、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5:Salesforceのレコードを取得する設定

続いて、Salesforceの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

スクロールし、「データベースの連携」を説明に従って設定してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

次に、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」のアウトプットから「取引先責任者ID」を選択し、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6:DocuSignで契約書を送信する設定

続いて、DocuSignで契約書を送信する設定を行うため、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「アカウントID」を説明に従って設定してください。

スクロールし、「テンプレートID」を候補から選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。

次に、「受信者のメールアドレス」を設定します。
「レコードを取得する」のアウトプットから「メール」を選択しましょう。
「受信者の名前」と「受信者のロール名」も同様に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがSalesforceで商談フェーズが更新されたらDocusignで契約書を送付するフローでした。

DocuSignのデータをSalesforceに連携したい場合

先ほどはSalesforceからDocuSignへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にDocuSignからSalesforceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Docusignで契約が完了したらSalesforceにレコードを追加する

DocuSignで契約が完了したデータをSalesforceに追加可能です。
契約データの管理を簡素化したい方におすすめのフローです。

DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する

こちらは先ほどのテンプレートと少し異なり、Salesforceのデータを自動更新するフローとなっています。
データの更新漏れを防ぎたい方におすすめのフローです。

SalesforceやDocuSignのAPIを使ったその他の自動化例

SalesforceやDocuSignのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Salesforceを使った自動化例

Salesforceのレポートやリード情報を通知したり、定型メールを送信したりできます。
名刺データなども自動でSalesforceに格納可能です。

DocuSignを使った自動化例

DocuSignの契約完了を通知したり、Google スプレッドシートに格納可能です。
メールの送付も行えます。

終わりに

SalesforceのデータをDocuSignに連携することで、手作業で契約書を作成する手間が省けるでしょう。
これにより、作成時間が短縮できる他、手動作成時に起こりがちな転記ミスなどを回避できる可能性も高まり、事務作業のスピードアップも期待できますよね！

また、今回の連携のポイントは<span class="mark-yellow">Yoomを活用することでプログラミングの知識がなくてもこのような連携が実現可能という点です！</span>
アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもチャレンジしやすいはずです！

少しでも気になったら、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！登録は30秒で完了します。ぜひお試しください！