Salesforceで従業員情報が登録されたらfreee人事労務に自動追加する方法

[Yoomとは]

連携プロセス

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは以下となります。

• Salesforceとfreee人事労務をマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceでトリガー設定、freee人事労務でアクションを設定する
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

すでにYoomに登録済みの方はログインし、まだ登録していない方は無料登録をして設定を進めていきましょう。

Salesforceとfreee人事労務の連携フローの作り方

ステップ1：Salesforceとfreee人事労務をマイアプリ連携

まずはSalesforceとfreee人事労務をマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。

「+新規接続」をクリックすると「マイアプリの新規接続」の画面が表示されます。
ここでSalesforceを検索し「Sandbox環境」と書かれていない方をクリックします。
その後Salesforceでログインをし、アクセス許可をすると連携が完了します。
なお、Salesforceの詳しい連携方法はこちらでも解説しています。
※Sandbox環境で試したい方はSandboxを選択してください。

〈フローボット作成時の注意事項〉
‍・Salesforceは、一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

次はfreee人事労務を検索しましょう。
こちらも先ほどと同様、クリック後にログインをしアクセス許可をして連携完了となります。
なお、すでにログイン済みの場合は、すぐにアクセス許可の画面になるため、事前に正しいアカウントでログインしているかを確認しましょう。

アプリの接続が終わったら、こちらのテンプレートをコピーしましょう！

ステップ2：トリガーを設定

次はSalesforceのトリガー設定を行なっていきます。
「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。（画像では文末が省略されています）

次の画面ではタイトルとアカウント情報の確認および修正を行います。
ここで正しいアカウントが選択されているか確認を行いましょう。アカウントを複数所有している方は、別のアカウントが選択されている場合があります。
また、タイトルは任意で編集が可能ですが、「トリガーアクション」は変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。

次はAPI接続の設定を行なっていきます。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「カスタムオブジェクトのAPI参照名」「取得するフィールド項目名」「マイドメインURL」は、Salesforce内で確認できます。
各項目の入力を終えたら「テスト」をクリックし、アウトプットに取得した情報が表示されるか確認を行いましょう。
情報の取得ができたら「保存する」をクリックし先へ進みましょう。

ステップ3：レコードの取得設定

次に「カスタムオブジェクトのレコードを取得」をクリックしてください。

こちらも先ほどと同様、タイトルの任意編集とアカウントの確認を行います。
アクションは変更せず「次へ」をクリックして先へ進みましょう。

次に情報取得先の設定を行なっていきます。
先ほどと同様に「カスタムオブジェクトのAPI参照名」と「マイドメインURL」はSalesforce内で確認できます。
「レコードID」の項目をクリックすると、ステップ2で取得した情報を引用できます。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットにて情報が取得できているか確認をします。
その後「保存する」をクリックし、Salesforceの設定が完了となります。

ステップ3：アクションの設定

次にfreee人事労務のアクション設定を行なっていきます。
「従業員の作成」をクリックして進めていきましょう。

次の画面では、これまでと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。

次の画面では、テストでfreee人事労務に新しく従業員を登録していきます。
まずは「事業所ID」をクリックし、候補から正しいアカウントのIDを選択してください。

残りの必須項目を全て入力し終えたら「テスト」をクリックし、アウトプットにて従業員IDが表示されているか確認をしましょう。
併せてfreee人事労務で、登録した従業員情報が反映されているかも確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックして設定を完了します。

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最後にトリガーをONにしてフロー稼働準備が完了です！
これでSalesforceに従業員を登録すると、freee人事労務にも自動入力されます。

Salesforceやfreee人事労務を使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSalesforceやfreee人事労務のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

freee人事労務を活用した自動化例

freee人事労務で従業員登録があったら追加する

freee人事労務で登録した従業員情報を自動登録するため、手動による作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。

freee人事労務の従業員情報が更新されたら従業員管理表も更新する

更新作業が自動化されることで、手動による更新作業が不要となり、freee人事労務とのデータ不一致防止につながるでしょう。

メッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請する

メッセージが投稿されると同時にfreee人事労務で有給申請が自動的に行われるため、申請手続きを忘れる心配がなくなるはずです。

Salesforceを活用した自動化例

従業員が登録されたら同じ情報を登録する

従業員情報が登録されたらもう一方のツールにも同じ情報が自動追加されるので、登録作業の手間を削減できる可能性があります。

契約が完了したらSalesforceの情報を更新する

契約情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーの防止につながります。

情報が更新されたらSalesforceのレコードも更新する

ステータス同期により、各システム間でのデータ入力が不要になり、作業時間を短縮できるようになるかもしれません。

Salesforceとfreee人事労務を連携するメリットと具体例

1. 従業員データの一括入力で作業時間の短縮

Salesforceで登録した従業員情報がfreee人事労務に自動で反映されるため、二重入力の手間が省けるようになるはずです！
これにより、人事部や労務担当者が同じデータを繰り返し入力する必要がなくなることで、作業時間の短縮につながるでしょう。
また、手作業を減らすことで、人為的ミスの削減も期待できます。

2. スピーディーなデータ同期と不備の削減

Salesforceに登録された従業員データをfreee人事労務に自動で反映するフローを活用すると、スピーディーにデータが同期できるだけでなく、情報転記時のヒューマンエラーが抑制されると予想されます。
例えば、給与計算や福利厚生の処理に必要な情報がすぐにアップデートされ、かつ設定通りに情報転記されるため、正しいデータ管理体制が実現できそうです。

3. 管理業務の負担軽減

Salesforceとfreee人事労務を連携することで、従業員データが一元管理されるので、定期報告などの業務の簡素化の実現につながります。
例えば、連携をしていない場合、都度情報をSalesforceからfreee人事労務に情報を手入力する必要がありますが、この連携を活用することで自動的にfreee人事労務に情報が転記されるため、労働時間などのレポート作成が容易になるでしょう。
管理者の負担が軽減されるため、従業員のフィードバックなど他タスクに注力しやすい環境づくりが行えそうです。

まとめ

アプリ連携により、これまで手動で行っていた従業員情報の更新を自動化することが可能です！
これにより、作業時間が短縮され、他の重要な業務へ時間を配分しやすくなるでしょう。
さらに、特別なプログラミング知識がなくても簡単に導入でき、業務の効率化を実感できます。

Yoomを活用して、これらのアプリ連携による効率化をぜひお試しください！