Salesforceに顧客との会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

[Yoomとは]

Salesforceに顧客との会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• SalesforceとGoogleカレンダー、Google スプレッドシート、Gmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動できるか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)このフローはSalesforceの情報を一度Google スプレッドシートに追加し、日時の表記変換をするため、事前に対応する下記のようなGoogle スプレッドシートを作成する必要があります。

以下を参考にGoogle スプレッドシートを準備してください。
協定世界時(UTC)を日本標準時(JST)に変換する方法 | Yoomヘルプセンター

3)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずSalesforceにログインし、APIキーを取得してください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。

左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。

「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。

これで事前準備は完了です。

ステップ1：SalesforceとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Salesforce」と「Googleカレンダー」を１つずつ検索します。

Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

同様にGoogleカレンダーを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。

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同様にGoogleスプレッドシートとGmailを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
さらに、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　行動オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。
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ステップ4：Salesforceのアクションを設定

1) アクションは「行動オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

2)  必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なりますので、各プランの内容をご確認ください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：分岐を設定

‍1) フローに戻り、「分岐　オンラインの表記の有無で判別」のアイコンをクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

2) 必須事項を確認します。
オペレーションは「行動オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択し、アウトプットは「件名」、分岐条件が「件名 値を含む オンライン」になっていることを確認し、「保存」をクリックします。

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ステップ6：Salesforceのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　取引先責任者オブジェクトのレコードを取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「取引先責任者オブジェクトのレコードを取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
先ほど取得したSalesforceのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ7：Google スプレッドシートのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　範囲に値を入力」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「範囲に値を入力」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
スプレッドシートID、シート名などはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
また、入力する値はSalesforceのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ8：Google スプレッドシートのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する」を選択し、必須項目を入力します。
スプレッドシートID、タブ名などはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。

3)取得したいレコードの条件を入力します。
今回は事前準備で作成した下記のようなGoogle スプレッドシートを用いるため、「項目　等しい　挿入・取得」と入力することで、該当のレコードを取得できます。

入力が完了したら、テストをクリックし、テスト成功後、「保存」します。

ステップ9：Googleカレンダーのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　予定を作成」のアイコンをクリックします。

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2) アクションは「予定を作成」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
カレンダーIDはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。

また、ファイル名はSalesforceのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ10：Gmailのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メールを送る」のアイコンをクリックします。

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2) アクションは「メールを送る」を選択し、必須項目を入力します。

メールアドレスはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
また、本文中に挿入することも可能です。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。

テスト成功後、「保存」します。

これで【Salesforceに顧客との会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する】というフローが完成です。

ステップ11: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Salesforce・Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceやGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する
このテンプレートは、Salesforceで管理されている顧客情報をもとに営業部がGoogleカレンダーに会議予定を登録し、自動生成されたURLをOutlookで顧客に送信する際に使用できます。
これにより予定調整が効率化され、情報漏れを防ぎつつ、顧客対応のスピードと正確性が向上します。

2.Salesforceで行動情報（活動）が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
このテンプレートは、Salesforceに営業部やカスタマーサポート部が登録した顧客訪問、オンライン会議などを基に、Googleカレンダーに自動で予定を登録する際に使用できます。
これによりダブルブッキングの防止やスケジュール共有の迅速化が図られ、営業活動の効率化や顧客対応の質向上が期待できます。

3.Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
このテンプレートは、Salesforceに営業部が新たな商談を登録した際、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成するために使用できます。
これにより素早く商談スケジュールを共有でき、社内外の関係者との調整が円滑化されることが見込まれます。
また、スケジュールミスの削減や業務効率化も期待できます。

まとめ

このブログでは、SalesforceとGoogleカレンダーを連携させる方法を解説しました。
SalesforceとGoogleカレンダーの連携は、スケジュール管理の効率化や情報共有の強化、顧客対応履歴の一元管理を実現し、業務の生産性の大幅な向上が期待できます。
特に、Yoomというノーコードツールを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に設定を行うことができます。
これにより、手動での作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を整えることが可能です。
Yoomを使用すれば、煩雑な設定作業を簡素化でき、時間を有効活用できるため、ビジネスの生産性向上に大きく貢献するはずです。
ぜひ、この記事を参考にして、業務の効率化を図ってください。