Salesforceに顧客との会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

[Yoomとは]

Salesforceに顧客との会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• SalesforceとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動できるか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)このフローはSalesforceの情報を一度Google スプレッドシートに追加し、日時の表記変換をするため、事前に対応する下記のようなGoogle スプレッドシートを作成する必要があります。

以下を参考にGoogle スプレッドシートを準備してください。
協定世界時(UTC)を日本標準時(JST)に変換する方法 | Yoomヘルプセンター

3)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずSalesforceにログインし、APIキーを取得してください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。

左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。

「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。

これで事前準備は完了です。

ステップ1：SalesforceとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Salesforce」と「Googleカレンダー」を１つずつ検索します。

Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

同様にGoogleカレンダーを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
さらに、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　行動オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

ステップ4：Salesforceのアクションを設定

1) アクションは「行動オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なりますので、各プランの内容をご確認ください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：分岐を設定

‍1) フローに戻り、「分岐　オンラインの表記の有無で判別」のアイコンをクリックします。

2) 必須事項を確認します。
オペレーションは「行動オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択し、アウトプットは「件名」、分岐条件が「件名 値を含む オンライン」になっていることを確認し、「保存」をクリックします。

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ステップ6：Salesforceのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　取引先責任者オブジェクトのレコードを取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「取引先責任者オブジェクトのレコードを取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
先ほど取得したSalesforceのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ7：Google スプレッドシートのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　範囲に値を入力」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「範囲に値を入力」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
スプレッドシートID、シート名などはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
また、入力する値はSalesforceのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ8：Google スプレッドシートのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する」を選択し、必須項目を入力します。
スプレッドシートID、タブ名などはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。

3)取得したいレコードの条件を入力します。
今回は事前準備で作成した下記のようなGoogle スプレッドシートを用いるため、「項目　等しい　挿入・取得」と入力することで、該当のレコードを取得できます。

入力が完了したら、テストをクリックし、テスト成功後、「保存」します。

ステップ9：Googleカレンダーのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　予定を作成」のアイコンをクリックします。

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2) アクションは「予定を作成」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
カレンダーIDはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。

また、ファイル名はSalesforceのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ10：Gmailのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メールを送る」のアイコンをクリックします。

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2) アクションは「メールを送る」を選択し、必須項目を入力します。

メールアドレスはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
また、本文中に挿入することも可能です。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。

テスト成功後、「保存」します。

これで【Salesforceに顧客との会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する】というフローが完成です。

ステップ11: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Salesforce・Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceやGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する
このテンプレートは、Salesforceで管理されている顧客情報をもとに営業部がGoogleカレンダーに会議予定を登録し、自動生成されたURLをOutlookで顧客に送信する際に使用できます。
これにより予定調整が効率化され、情報漏れを防ぎつつ、顧客対応のスピードと正確性が向上します。

2.Salesforceで行動情報（活動）が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
このテンプレートは、Salesforceに営業部やカスタマーサポート部が登録した顧客訪問、オンライン会議などを基に、Googleカレンダーに自動で予定を登録する際に使用できます。
これによりダブルブッキングの防止やスケジュール共有の迅速化が図られ、営業活動の効率化や顧客対応の質向上が期待できます。

3.Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
このテンプレートは、Salesforceに営業部が新たな商談を登録した際、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成するために使用できます。
これにより素早く商談スケジュールを共有でき、社内外の関係者との調整が円滑化されることが見込まれます。
また、スケジュールミスの削減や業務効率化も期待できます。

まとめ

このブログでは、SalesforceとGoogleカレンダーを連携させる方法を解説しました。
SalesforceとGoogleカレンダーの連携は、スケジュール管理の効率化や情報共有の強化、顧客対応履歴の一元管理を実現し、業務の生産性の大幅な向上が期待できます。
特に、Yoomというノーコードツールを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に設定を行うことができます。
これにより、手動での作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を整えることが可能です。
Yoomを使用すれば、煩雑な設定作業を簡素化でき、時間を有効活用できるため、ビジネスの生産性向上に大きく貢献するはずです。
ぜひ、この記事を参考にして、業務の効率化を図ってください。