Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する方法

Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する方法

この方法は、Chromeの拡張機能を利用し、Salesforceに登録された会議情報をSalesforceのAPIを利用して受け取り、Googleカレンダーの提供するAPIを用いて、Googleカレンダーに予定を追加し、会議を作成することで実現可能です。
また、Googleカレンダーが提供するAPIを用いることで、Salesforceに登録した情報やGoogleカレンダーの情報をOutlookで通知できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Salesforce、Googleカレンダー、Outlookをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるChrome拡張機能とSalesforceのトリガー設定、その後に続くGoogleカレンダー、Outlookの設定
• トリガーボタンをONにして、連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：Salesforce・Googleカレンダー・Outlookをマイアプリに登録

まずSalesforce、Googleカレンダー、OutlookをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面でSalesforce、Googleカレンダー、Outlookをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Salesforceの場合＞

・ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜Googleカレンダーの場合＞

・上記でアカウントにログインします。下記の画面でボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Outlookの場合＞

・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

3.テンプレートのコピー

・下記リンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。

ステップ2：トリガーとなる拡張機能とSalesforceの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Chromeの拡張機能を利用し、Salesforceから手動で起動できます。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「拡張機能をインストール」をクリックします。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。

3.「Chromeに追加」をクリックします。

4.「拡張機能を追加」をクリックすると、拡張機能の設定が完了します。

5.「Chrome拡張機能トリガー 取引先オブジェクトのレコードから起動」をクリックします。

6.Salesforceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.マイドメインURL、起動ページのURLサンプルを入力し、「テスト」をクリックします。
※起動ページのURLサンプルは、メールを送信したい顧客の個別ページのリンクを入力します。詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

8.テストが成功すると、アウトプットにSalesforceから取得した情報が取得されます。
「+取得する値を追加」から会議に関する情報をアウトプットに追加して保存します。
※アウトプットに追加する方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※このフローでは「会議日程」「会議開始時間」「会議終了時間」があらかじめSalesforceに登録されていることが前提となります。（それぞれの項目は、カスタム項目で設定されている必要があり、会議日程は「2021-01-01」、時間は「12:30」という形式での登録が必要です）

ステップ3：Googleカレンダーに予定を登録し会議を作成する設定

1.「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。

2.Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Googleカレンダーに登録する項目を設定します。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※各項目は、直接入力できます。Salesforceから取得した項目を反映させたいときは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「取引先オブジェクトのレコードから起動」から選択します。これにより顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。

4.上記ですべての項目を設定した後、テストを行い、成功したら保存します。
※テストを行うとGoogleカレンダーに予定が登録され、会議リンクが生成されます。

ステップ4：Outlookからメールを送信する設定

最後に、Salesforceに入力した会議情報とGoogleカレンダーで作成したミーティングIDを、顧客にOutlookで送信する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Outlookと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Outlookで送信するメッセージを設定します。
※各項目は直接入力できます。SalesforceやGoogleカレンダーの情報を反映させるときは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「取引先オブジェクトのレコードから起動」または「予定を作成」から選択します。これにより、顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。

4.上記の設定をした後、次のページへ進みテストを行います。
成功したら保存します。
※テストが成功すると、宛先に表示されているアドレスにメールが送信されます。

5.トリガーをONにすることで、このフローを有効化します。

6.フローを起動するときは、Salesforceで会議日程を送信したい顧客のページを開きます。
その後、右上の「拡張機能マーク」をクリックし、「yoom」を選択します。

7.作成したフローが表示されるため、「起動」をクリックします。

8.「起動する」をクリックすると、Salesforceに登録した情報を基に、顧客との会議予定がGoogleカレンダーに登録され、会議URLがOutlookで送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Salesforce・Googleカレンダー・Outlookを使ったその他の自動化例

他にもSalesforce、Googleカレンダー、Outlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信する

特定のリードにだけ定型メールを送信したいことがあるかもしれません。
この連携を利用すれば、Salesforceの個別のリード画面からキャンペーンメールなどを自動送信できます。

2.Salesforceで行動情報（活動）が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録する

Salesforceの商談や取引先オブジェクトの活動項目に、新規で活動が登録されると自動でGoogleカレンダーに予定を追加できます。
これにより、予定の登録漏れを防止できるでしょう。

3.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGoogle Chatに通知する

商談の進捗を上司に手動で連絡する場合、漏れやタイムラグが生じることがあります。
この連携を利用することで、特定のフェーズになったことを自動通知でき、担当者の通知負担とマネージャーの管理負担を同時に軽減できるでしょう。

まとめ

Salesforce、Googleカレンダー、Outlookを連携することで、顧客との会議スケジュールを管理する負担が大幅に軽減されるでしょう。
この自動化により、担当者はSalesforceに正確な会議情報を登録するだけで済みます。
また、予定の登録時やメール送信時のヒューマンエラー削減も期待できます。
さらに、顧客への連絡の迅速化につながり、顧客からの信頼も厚くなるでしょう。
Salesforce、Googleカレンダー、Outlookの連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても安心して導入できます。
ぜひこの機会に、業務の効率化を図ってみてください。