Salesforceとkintoneを連携して、SalesforceにToDoオブジェクトが登録されたら、kintoneにレコード登録する方法

ステップ1：Salesforceとkintoneをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックします。
(3)Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次に、kintoneの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からkintoneをクリックします。
(5)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。

kintoneマイアプリ登録方法

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について

(5)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

連携が完了するとYoomのマイアプリにSalesforceとkintoneが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Salesforceと連携して、ToDoオブジェクトにレコード登録された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックします。

(2)Salesforceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、マイドメインURLを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：kintoneと連携してレコードを追加する

(1)次にkintoneと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。

下へ進み、アプリIDは候補から選択します。

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットから選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに通知する」フローボットの完成です。

Salesforceとkintoneを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもSalesforceとkintoneを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する

Salesforceに新規リードを登録すると、自動でkintoneにSalesforceの情報が反映されます。これにより、kintoneへの転記が減り、作業効率の向上が期待できます。このフローは顧客の情報を登録する営業担当者に特におすすめです。

2.Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する

このフローを活用することで、kintoneへの転記の手間を省き、登録漏れや、入力ミスを防ぐことができるでしょう。また、追加するレコードの内容は自由に設定することができるため、柔軟に対応することができます。

3.kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録しSlackに通知する

kintoneとSalesforceの連携にコミュニケーションツールを連携することで、自動的にSalesforceに取引先が登録されたことをSlackで把握できます。これにより、複数のシステムを開かずに情報を確認できます。

さらに、Salesforceやkintoneを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Salesforceを使用したフローボットテンプレート一覧

kintoneを使用したフローボットテンプレート一覧 

Salesforceとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1：タスク管理の一元化

Salesforceとkintoneを連携することで、異なるプラットフォーム間で管理されていたタスクを一元化できます。
例えば、営業チームがSalesforceで顧客の商談に関するToDoを作成すると、そのデータがkintoneに自動的に連携され、バックオフィスチームはkintoneでそのタスクの進捗状況や担当者を確認できます。
こうした一元管理により、タスクの重複や担当者間での混乱を防ぐことが期待できます。また、両方のシステムを使う企業にとって、部署間のスムーズな情報共有が可能となり、全体的な業務効率を高めることにつながるでしょう。

メリット2：タイムリーなデータ共有

Salesforceとkintoneの連携を活用すると、営業チームがSalesforceに新しいタスクを登録した瞬間、それがタイムリーにkintoneに反映されます。
これにより、営業部門と他部門の間で最新情報がすぐに共有されるため、タイムリーな意思決定ができるでしょう。

例えば、ある営業担当者が緊急のフォローアップタスクをSalesforceに登録した場合、バックオフィスのチームがそのタスクをkintoneですぐに確認し、対応を始められます。この連携を活用することで、情報の伝達遅延によるビジネスチャンスの損失を最小限に抑えることができるでしょう。

メリット3：エラーの軽減と正確性の向上

手作業で行うデータ転記は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れのリスクも伴いがちです。Salesforceとkintoneを連携すれば、こうしたリスクを軽減できるでしょう。
例えば、営業担当者がSalesforceで登録したToDoデータが、自動的に正確な形でkintoneに反映されれば、人為的なエラーを最小限に抑えることができるでしょう。
また、タスクの内容や締め切り日など、重要な情報を正確に引き継ぐことで、関係者間での認識のズレも防ぐことが期待できます。

まとめ

SalesforceのToDoオブジェクトをkintoneに連携することで、業務効率化やタスク管理の精度向上を図れる点は、多くの企業にとって大きなメリットになるでしょう。
タスクの一元管理やデータのタイムリーな共有、カスタマイズ性の向上といった利点により、チーム間の連携がスムーズになり、手動作業やヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、各部門のニーズに合わせた業務運用が可能となるため、全体的な生産性も向上するでしょう。
これからSalesforceやkintoneを活用してさらなる効率化を目指したい方にとって、この連携はとても役立つでしょう。
ぜひ、自社の課題解決のために検討してみてください！