SalesforceとOneDriveを連携して、Salesforceに登録された取引先情報をOneDriveで自動管理する方法

これまでの手動作業を自動化して、スムーズに業務を進められる環境づくりにチャレンジしてみませんか。
SalesforceとOneDriveの連携は、データ管理の効率化と時間コスト削減につながる強力な手段です。
『アプリを連携し自動化する』という、一見難しそうな作業ですが、プログラミング知識は一切不要で、手軽に導入できます。
本記事ではアプリ連携方法と具体的なメリットについて解説します。

こんな方におすすめ

今回解説するフローボットは以下の方にぴったりです。

・Salesforceで顧客情報を管理し、OneDriveでファイル管理を行っている営業職の方
・SalesforceとOneDriveを業務に活用しているが、手動でのデータ管理に時間がかかりすぎていると感じている事務職の方
・顧客ごとにフォルダを自動作成する仕組みで管理効率を高めたいと考えている管理職の方

SalesforceとOneDriveを連携するメリットと具体例

メリット1. ミスの減少と正確性の向上

SalesforceとOneDriveの連携によって、Salesforceに取引先を登録するたびに自動で取引先ごとのフォルダがOneDriveに作成され、同期情報をスムーズに管理することが可能になります。
この自動化により、フォルダ作成の手動プロセスがなくなるため、入力ミスや漏れのリスクを軽減し、データの正確性が保たれやすくなります。
たとえば、営業事務担当者が手動で取引先フォルダを作成・整理する必要がなくなるため、事務作業の短縮や誤登録の防止が期待できます。
特にデータ量が多い企業では、自動化によるミス削減や効率化のメリットを感じやすいでしょう。

メリット2. データの一元管理で効率化

Salesforceに登録されている取引先ごとのフォルダがOneDrive上に自動作成されることで、取引先に関連する契約書、見積もり書、連絡履歴などのデータが一箇所にまとめられます。
この一元管理により、チームメンバーが必要なデータに素早くアクセスでき、作業効率の向上が期待されます。
たとえば、営業ミーティングの際に契約書がどこに保存されているかを探す時間が削減されるため、業務進行がスムーズになり素早い意思決定に寄与するかもしれません。

メリット3. チーム間での情報共有の迅速化

SalesforceとOneDriveが連携することで、新しい取引先が追加されるたびにOneDriveにフォルダが自動生成され、チーム全員がアクセスしやすくなります。
この自動化により、部署間での情報共有がスムーズになり、営業チームや管理部門が同時に最新情報にアクセスできるため、認識のズレや情報の行き違いの防止につながります。
たとえば、チーム管理者がこれまで手作業でチーム間に共有するために行っていたフォルダ管理作業を自動化できるため、情報展開の遅延を減らしつつ、管理者業務により従事できるようになるかもしれません。

[Yoomとは]

SalesforceとOneDriveの連携フローの作り方

連携プロセス

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。大まかな流れは以下となります。

・SalesforceとOneDriveをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・Salesforceでトリガー設定、OneDriveでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

すでにYoomに登録済みの方はログインをし、まだ登録していない方は無料登録をして設定を進めていきましょう。

ステップ1：SalesforceとOneDriveをマイアプリ連携

はじめにマイアプリ連携を行なっていきます。
Yoomにログイン後、画面左にある「マイアプリ」→「+新規接続」の順番でクリックをしてください。

次に表示される「マイアプリの新規接続」にてSalesforceを検索しましょう。
ここでアプリが2つ表示されたら、（Sandbox環境）と書いていない方のSalesforceをクリックしてください。
その後、Salesforceのログインページに移りますので、利用したいアカウントでログインを行い、アクセスを許可してください。
これでSalesforceのマイアプリ連携が完了しました。

※Salesforceは、一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

同様にOneDriveを検索しクリックしましょう。
クリックするとMicrosoftのサインインページに移りますので、利用したいアカウントでサインサインをしてください。
これで、OneDriveのマイアプリ連携が完了しました。

ステップ2：トリガーを設定

テンプレートを使って、Salesforceのトリガー設定を行なっていきます。
「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。（画像では文末が省略されています）

次の画面ではタイトルとアカウントを確認します。
ここで正しいアカウントが選択されているか確認を行いましょう。
アカウントを複数所有されている方は、別のアカウントが選択されている場合があります。
また、タイトルは任意で編集が可能ですが、「トリガーアクション」は変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。

次に「トリガーの起動間隔」と「マイドメインURL」を確認および編集します。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
マイドメインURLはSalesforce内から確認し入力しましょう。
全て入力したら「テスト」をクリックしてください。画面下の「アウトプット」でSalesforce内の取引先情報が取得できていれば成功です。
忘れずに「保存する」をクリックして設定を完了させましょう。

ステップ3：アクションを設定

次にOneDriveのアクション設定を行なっていきます。「フォルダを作成」をクリックして設定を進めていきましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

こちらも先ほどと同様、タイトルとアカウントを確認します。アクションは変更せず「次へ」をクリックして先へ進みましょう。

次の画面ではOneDriveの「ドライブID」と「親フォルダのアイテムID」を設定します。
入力欄をクリックし、OneDrive内の候補から保存先を指定しましょう。
また、「親フォルダ名」は任意で設定ができます。
「フォルダ名」は初期設定で「{{取引様名}}様」となっています。
クリックすると、先ほどSalesforceから取得した情報を引用できますので、こちらも任意で指定してください。

各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
画面下の「アウトプット」にて「作成したフォルダのアイテムID」と「作成したフォルダのURL」が出力されていれば成功です。
こちらも忘れずに「保存する」をクリックしましょう。

最後にトリガーをONにし設定完了です。
スケジュールトリガーを設定した場合、起動タイミングを待たずに手動でフローを稼働できます。

Salesforceを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも、SalesforceやOneDriveを使ったフローが用意されています。
今回は厳選したフローをご紹介します。

1. Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知

こちらはSalesforceとSlackを連携したフローです。
新規リード登録が自動通知されるため、手間を省くだけでなく、スムーズな情報共有やアプローチにもつながります。

2. Salesforceで商談データが更新されたらTeamsに自動通知する

こちらはSalesforceとMicrosoft Teamsを連携し商談情報の管理を自動化できるフローです。
これによって手動作業の手間を省くだけではなく、営業部と管理部のスムーズな連携にも期待できます。

3. Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する

こちらは、SalesforceとDocusignを連携し、商談の進捗に合わせて自動で契約書を送付するフローです。
契約情報を改めて確認する手間や、手作業での契約書作成および送付を効率化できるフローで、営業職やカスタマーサポートチームにおすすめです。

まとめ

SalesforceとOneDriveの連携は、業務効率化とコスト削減に大きく貢献します。
今回解説したアプリ連携は、ノーコードで実現できるため、専門知識がなくても簡単に導入できます。
これにより、手軽に業務自動化を進め、重要な業務に集中できる環境を整えることが期待できます。

この機会にYoomを活用して、自動化による業務効率化を体験してください。