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今回はSalesforceとNotionを連携して、Salesforceに登録された取引先をNotionのデータベースに自動的に追加する方法をご紹介します。
この方法を活用することで、情報を一元管理し、業務効率化を図ることで、日々の業務負担を軽減できます。
特に、異なるアプリ間でのデータ管理が容易になり、チーム全体で情報をスムーズに共有できる点が大きなメリットです。
本記事では、連携のメリットや具体的な手順について詳しく解説します。業務効率を最大化するためのヒントを、ぜひご覧ください！
こんな方におすすめ
SalesforceとNotionを連携するメリットと具体例
メリット1: 顧客対応履歴の一元管理
Salesforceの取引先情報がNotionのデータベースに同期されることで、顧客対応履歴を一元管理できます。これにより、顧客対応の重複や抜け漏れを防止でき、効率的な対応が期待できます。
例えば、カスタマーサポートチームがNotionで顧客対応履歴を参照することで、過去の問い合わせ内容や営業履歴を把握しやすくなり、適切な解決策を迅速に提供することにつながります。このように、一元管理によって対応プロセスを最適化することは、顧客満足度の向上にも貢献します。
メリット2: 手動入力の作業削減によるヒューマンエラー防止
Salesforceのデータを手動でNotionに転記するプロセスをなくすことで、入力ミスや情報の抜け漏れを削減します。正確なデータが迅速に反映されるため、業務品質の向上が期待できます。
例えば、営業担当者が新しい取引先の情報をSalesforceに登録した際、そのデータがNotionに自動で追加されることで、手作業による入力ミスの心配を軽減できます。この結果、営業担当者は他のタスクに集中できるようになり、業務全体の生産性アップにつながるかもしれません。
メリット3: プロジェクト管理の迅速化
Notionで取引先情報をプロジェクトごとに整理できるようになるため、プロジェクトの進行状況や担当者へのタスク割り当てを迅速に行いやすくなります。営業活動が効率化されるだけでなく、タスクの見える化が進み、プロジェクト全体の進捗が一目で把握しやすくなります。
例えば、特定の取引先向けのプロジェクトを進める際、Notionのデータベースに自動で追加された情報をもとに、新たなタスクをメンバーに割り当てたり、プロジェクトページをNotionで作成できるようになります。これにより、プロジェクトのスピードアップが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Salesforceに登録された取引先をNotionのデータベースに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Salesforceに登録された取引先をNotionのデータベースに追加する方法
Salesforceに取引先が登録されたことをSalesforceのAPIを利用して受け取り、Notionの提供するAPIを用いてNotionのデータベースに情報を追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
ステップ1：SalesforceとNotionをマイアプリ連携
まず、SalesforceとNotionをYoomに連携するため、マイアプリに登録しましょう。
Yoom管理画面の左側にある「マイアプリ」を選択し、「＋新規接続」をクリックします。
表示される画面の検索窓から「Salesforce」と「Notion」をそれぞれ検索してクリックすると、次の画面に遷移します。
〈Salesforceの場合〉
上記画面でSalesforceにログインし、続くアクセス確認画面で「許可」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携は完了です。
※Yoomとの連携には、Salesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちら
〈Notionの場合〉
上記画面でNotionにログインします。
アクセス確認画面が表示されます。「ページを選択する」をクリックしてください。
連携したいNotionのページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
Yoomの画面に戻り、「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携は完了です。
ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
上記画面が表示されたら「OK」をクリックすると、フローボットの設定画面に移動します。
ステップ3：Salesforceのトリガーを設定
まず、フローの起点となるSalesforceのトリガーを設定します。
「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるリミテッドアプリとなっておりますのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
無料トライアルの開始方法はこちら
上記画面で連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面が表示されたら、案内に従って、必要な詳細を設定してください。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックしてください。
これでSalesforceのトリガー設定は完了です。
ステップ4：Notionのアクションを設定
Notionで、今回連携したいデータベースを準備しておきましょう。
本記事では上記のデータベースを連携する想定で進めます。
次に、Notionのアクションを設定します。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
「データベースの連携」画面が表示されます。連携するアカウント情報を確認してください。
「データベースID」の欄をクリックすると、連携したNotion内で作成したデータベースが一覧で表示されます。
ここで、Salesforceで登録される取引先を自動追加するデータベースを選択し、データベースIDを設定してください。
完了したら、「次へ」をクリックします。
「データベース操作の詳細設定」画面に遷移します。
「追加するレコードの値」には、先程連携したNotionのデータベース上に記載されている項目が表示されます。
各欄をクリックし、Salesforceの項目一覧から、Notionのデータベースに追加したい項目を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ保存してください。
これでNotionのアクション設定は完了です。
ステップ5：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了
これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、Salesforceに取引先が登録されたら、Notionのデータベースにも自動的に情報が追加されます。
その他、SalesforceやNotionを使った自動化の例
他にもSalesforceやNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらNotionに追加する
SalesforceのToDo管理だけでは、チーム全体のタスク進捗状況や担当者を把握しにくいと感じる方もいるかもしれません。
こちらのフローを導入して、ToDoを手動で転記する手間なくNotionのデータベースにも追加することで、様々な形式でタスクを可視化し、チームメンバーのタスク状況も一目で把握しやすくなります。
2. Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する
リードに対してZoom会議を作成し、その会議情報をメールで送る作業は手順が多く、煩雑に感じるかもしれません。
こちらのフローを導入すると、SalesforceだけでZoom会議の作成と会議情報のメール送信が自動化できます。
リードに対する作業工程を削減することで、業務効率が向上し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
3. LINE WORKSでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する
社内のチャットツールにLINE WORKSを活用しており、Salesforceで活動履歴を一元管理したい方にオススメのフローです。
こちらのフローを導入すると、LINE WORKSで投稿されたメッセージがSalesforceに活動履歴として自動で登録されるため、手動入力でのデータミスが減少し、情報の一貫性が維持されます。
また、スムーズな情報共有によって営業チーム全体の連携が強化されます。
まとめ
いかがでしたか？今回はSalesforceとNotionを連携し、Salesforceの取引先登録をトリガーとしてNotionのデータベースに情報を自動追加するフローをご紹介しました。
SalesforceとNotionを連携することで、情報管理の一元化と業務効率の向上が期待できます。
また、手動でのデータ転記作業を削減することで、ヒューマンエラーの防止や生産性の向上にもつながります。
営業やプロジェクト管理を担当される方に、特にオススメのフローです。
ぜひ本記事を参考にSalesforceとNotionの連携を導入し、業務プロセスの改善にお役立てください！
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