※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
「名刺交換の後、Salesforceに情報を手動で入力するのが面倒…」
「情報の入力ミスのせいで、せっかくのリード情報を上手く活かせなかった…」
こんな悩みを抱えていませんか？
名刺管理の手間をなくし、スムーズに顧客情報を活用するためには、データのデジタル化と自動登録が欠かせません。
特に、営業活動に役立つツールであるSalesforceに名刺データを迅速かつ正確に格納できれば、情報の活用度がアップします。
ですが、大量の情報を一つ一つ入力する作業は、時間と手間がかかるため、ついつい後回しにしてしまうこともありますよね。
そこで本記事では、AI OCR機能を活用して名刺画像を自動で読み取り、Salesforceに情報を登録する方法をご紹介します！
さらに、SansanやSlackとの連携による、より便利な自動化フローの設定方法も後半で解説します。
手作業による名刺管理を卒業し、営業活動を効率化しましょう！
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納する方法
それでは、「名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納」する方法を解説していきます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。一枚一枚手作業で入力するのは時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceに顧客データとして格納します。名刺管理の手間を省き、スムーズな営業活動の開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
名刺画像のテキストをAI OCR機能を活用して読み取り、SalesforceのAPIを活用してSalesforceに情報を登録することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Salesforceをマイアプリ連携
- フローボットのテンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定およびOCR、Salesforceのアクションを設定
- トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録が可能です。
すでにYoomを利用している方は、ログインして設定を進めていきましょう！
ステップ1：Salesforceをマイアプリ連携
最初にスムーズに自動化設定を行うために、今回使用するSalesforceをYoomのマイアプリに登録しましょう！
※Salesforceアプリは有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）でのみ利用可能です。フリープランやミニプランでは使用できず、エラーが発生します。有料プランは2週間の無料トライアルで利用可能で、その期間中はSalesforceアプリも使えます。
まず、Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
次に、検索窓でSalesforceと検索してアプリを選択すると、以下のページに遷移します。
Salesforceにログインし、遷移先のアクセス確認ページで「許可」をクリックしましょう。
Yoomの画面に戻り、「マイアプリを登録しました」と表示されれば、Yoom側での連携は完了です。
また、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
Salesforce側での設定手順は、こちらで詳しく解説しているのでご確認ください！
ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー
Yoomにログインした状態で、以下の自動化テンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。一枚一枚手作業で入力するのは時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceに顧客データとして格納します。名刺管理の手間を省き、スムーズな営業活動の開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
これで、Yoomのワークスペースに自動化テンプレートがコピーされました。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう！
ステップ3：トリガーとなる名刺画像送信フォームを作成
まず、この自動化フローのトリガーとなる、名刺画像の送信用フォームを作成しましょう！
フローボットの「名刺データをアップロード」をクリックしてください。
以下のフォーム作成画面では、デフォルトでフォームが作成してあります。任意でフォーム内容や設定を調整してください。
右上にある「プレビューページ」ボタンをクリックすると、フォームのプレビューを確認できます。
- 共有フォーム利用時のフローボットの起動者：以下の2択から選択できます。
フォームの設定が完了したら、次へ進みます。
次の画面で、フォームの表示を確認し、フォーム回答のサンプルとして任意の名刺画像をアップロードしてください。
アップロードが完了したら保存し、フォームの設定を完了させましょう！
ステップ4：OCRの読み取りアクションを設定
次に、フローボットの「名刺データから文字を読み取る」をクリックしてください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できる機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下のアクション選択画面で、そのまま次に進みます。
以下の詳細設定ページで、対象ファイルと読み取りたい項目を設定しましょう。
- ファイルの添付方法：「取得した値を使用」「名刺データ」を選択します。
- 追加で抽出したい項目：この後のSalesforceの設定で必要になるため、ここでは姓・名を別々のアウトプットとして取得しておきましょう。
設定が完了したらテストをクリックし、ステップ3でアップロードしたテストの名刺画像がアウトプットとして正確に読み取れたか確認してください。
問題なければ、設定を保存しましょう！
ステップ5：Salesforceのアクションを設定
最後に、OCRで読み取った名刺画像の情報を、Salesforceに登録するアクションを設定します。
フローボットの「リード情報を追加する」をクリックしてください。
以下のページで、Salesforceのアカウントを確認し、案内に従ってデータベースとの連携を進めましょう。
次のページで、OCRで読み取った項目とSalesforceに登録する項目を、一つずつ紐付けていきましょう。
入力欄をクリックすると、OCRで読み取った項目がアウトプットとして表示されます。
以下のように、該当する項目を選択して値を設定してください。
項目の紐付けが完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3でアップロードしたテスト用の名刺画像の情報が、Salesforceに正確に登録されたか確認しましょう。
問題なければ保存し、Salesforceのアクション設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了
お疲れ様でした！これでフローボットの稼働準備は完了です。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
以上が、名刺データをOCRで読み取り、Salesforceに格納する方法でした！
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。一枚一枚手作業で入力するのは時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceに顧客データとして格納します。名刺管理の手間を省き、スムーズな営業活動の開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
フォームに添付された名刺データをOCRしてSalesforceに追加しSlackに通知する方法
先ほど紹介したフローの応用として、Slackへの通知も組み込んだ自動化フローをご紹介します。
こちらも自動化のテンプレートがありますので、まずは以下の「試してみる」をクリックしてコピーしましょう！
フォームに添付された名刺データをOCRしてSalesforceに追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
「フォームに添付された名刺データをOCRしてSalesforceに追加しSlackに通知する」フローは、名刺情報の手動入力を省略し、効率的にSalesforceへ登録し、チームへの共有を自動化する業務ワークフローです。
名刺をフォームに添付するだけで、AIとOCR技術が名刺情報を読み取り、Salesforceに自動的に登録します。また、登録完了後にはSlackに通知が行われ、チーム全体で最新の顧客情報をリアルタイムで共有できます。これにより、名刺管理の手間を大幅に削減し、情報の一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺情報をSalesforceに手動で登録している営業担当
- 名刺データの管理に時間を取られ、業務効率化を図りたい企業の営業チーム
- SalesforceとSlackを活用してチーム間の情報共有を強化したい管理者
- 名刺情報のデジタル化と自動連携を導入して、業務プロセスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforce名刺登録の自動化：名刺データをOCRで自動読み取りし、Salesforceに迅速に登録できます。
- 業務効率の向上：手動入力の手間を省き、データ管理の精度を高めることで、業務全体の効率化を実現します。
最後のSlackに通知するアクションのみ設定が追加されているため、解説していきます。
Slackをマイアプリ連携後、フローボットの「Slackに通知する」をクリックしてください。
連携アカウントを確認し、そのまま次へ進みます。
以下のページで、APIの接続設定を行います。
- チャンネルIDもしくはメンバーID：以下のように、候補から選択できます。
- メッセージ：任意のテキストを入力します。
- ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」「名刺データ」を選択します。
設定が完了したらテストを行い、Slackのチャンネルにメッセージが送信されたことを確認してください。
問題なければ保存し、Slackの通知設定は完了です！
Sansanに名刺情報が登録されたらSalesforceにリード情報として登録する方法
こちらは、フォームの送信ではなく、Sansanへの名刺情報の追加がトリガーになる自動化フローです。
先ほどと同様、自動化テンプレートがありますので、以下の「試してみる」をクリックしてコピーしてください！
Sansanに名刺情報が登録されたらSalesforceにリード情報として登録する
試してみる
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、Salesforceへ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Sansanに新しい名刺情報が登録されると、その情報が自動でSalesforceにリードとして追加されるため、手作業によるデータ入力をなくし、営業機会を逃さず、スムーズなアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SansanとSalesforceの両方を利用し、リード情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- Sansanで獲得した名刺情報を、Salesforceに登録するまでのタイムラグをなくしたい方
- 手作業によるデータ転記をなくし、営業部門の業務効率を改善したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Sansanへの名刺登録をトリガーにSalesforceへ自動でリードが作成されるため、データ入力の手間を省き、時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SansanとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Sansanから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの「レコードを追加する」アクションでは、Sansanから取得した会社名や氏名、連絡先といった情報を、Salesforceのどの項目に登録するかを任意に設定してください。
- Salesforceの項目には、Sansanから取得した情報の他に、固定のテキストや数値を設定することも可能です。
■注意事項
- Sansan、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Sansan、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
最初のトリガーのみ設定が違うため、解説していきます。
Sansanをマイアプリ連携後、フローボットの「名刺情報が登録されたら」をクリックしてください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
連携アカウントを確認し、そのまま次へ進みます。
以下のAPI接続設定ページで、トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。Yoomのプランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
設定後、Sansanで任意の名刺情報をテスト登録してから「テスト」をクリックしてください。
Sansanで登録した名刺情報が、アウトプットとして正確に反映されていることを確認したら、トリガー設定を完了させましょう！
Salesforceを使ったその他の自動化例
他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
Gmailで受信した名刺画像をOCRで解析し、Salesforceに取引先責任者として自動登録するフローです。
さらに、お礼メールをGmailで自動送信できるため、名刺交換後のアプローチを迅速に行えます。
日常的に名刺交換を多く行っており、手作業での情報入力に時間を取られている営業担当の方にオススメです。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺情報を手作業でSalesforceに入力しており、業務を効率化したい営業担当者の方
- お礼メールの送信遅延や対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
- 営業プロセスのDXを推進し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからSalesforce登録、お礼メール送信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。名刺画像が添付されたメールに、この設定したラベルを付けるとフローが起動します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす場合のみ後続の処理に進むようにします。
- OCR機能でメールに添付された名刺画像を読み取り、会社名や氏名、メールアドレスなどのテキスト情報を抽出します。
- Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に新しい取引先責任者を作成します。
- 続けてSalesforceのアクションで名刺画像をアップロードし、作成したレコードと紐付けます。
- 最後にGmailの「メールを送る」アクションで、登録した連絡先宛にお礼メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるきっかけとなるメールラベルを任意で指定できます。
- 分岐機能では、後続の処理を実行するための条件（特定のドメインのメールアドレスのみなど）を自由に設定可能です。
- OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Salesforceへの登録アクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを自由にマッピングして設定できます。
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2. Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する
Outlookで受信したメールの署名情報を解析し、Salesforceにリードとして自動登録するフローです。
さらに、Slackに自動で通知を送ることでチーム内への情報共有がスムーズになり、チームが次の対応をスピーディに行うことができます。
また、自動化によってデータ入力時のヒューマンエラーを防ぎ、正確なリード管理にも貢献します。
Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメール、その都度手作業でSalesforceにリード登録していませんか？さらにチームへの共有でSlackに通知する作業も重なると、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、署名情報からSalesforceへのリード登録、Slackへの通知までを自動化し、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのメールからSalesforceへ手作業でリード登録している営業担当者の方
- 獲得したリード情報をSlackで迅速に共有し、営業活動を円滑にしたいチームリーダーの方
- 手作業によるデータ入力の非効率さや、登録ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からリード登録、チームへの共有までの一連のプロセスが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記がなくなることで、リード情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Salesforce、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文の署名から氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、前段で抽出したデータを各項目に紐付けます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、リード登録が完了した旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や差出人を含むメールのみを対象とするなど、フローが起動する条件を細かく指定することが可能です。
- AIのテキストデータ抽出では、氏名や会社名に加えて、電話番号や役職など署名情報から抽出したいデータ項目を任意で追加・変更できます。
- Salesforceにリードを作成する際、どの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピングでき、カスタム項目へのデータ登録にも対応しています。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション相手を任意で設定でき、本文にはSalesforceに登録した会社名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3. Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する
Googleフォームを通じて収集した名刺画像をOCRで解析し、Salesforceに取引先責任者として自動で登録するフローです。
本記事で紹介したフローと同様、名刺を撮影かスキャンし、フォームを送信するだけで名刺情報がデジタル化されるため、担当者の負担軽減につながります。
また、データ登録時、名刺画像がSalesforceに自動的にアップロードされるため、データ照合や管理の効率化も期待できます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する
試してみる
■概要
イベントや商談で受け取った大量の名刺情報を、都度Salesforceへ手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業による入力では、転記ミスや登録漏れが発生しやすく、データの正確性を保つことも課題となります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を読み取り、Salesforceへ取引先責任者として自動で登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、顧客情報の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceへの名刺データの手入力作業に、手間や時間を取られている営業担当の方
- 獲得した名刺情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいと考えているチームの方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の確認からSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手入力で起こりがちな転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Salesforceに登録される顧客情報の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像をダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした画像から会社名や氏名、連絡先などの情報を抽出します。
- 続いて、Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新しい取引先責任者を作成します。
- 最後に、Salesforceの各種アクションを用いて、登録した取引先責任者レコードに元の名刺画像をアップロードし、関連付けを行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、名刺画像のアップロード項目に加えて、リード獲得経路や担当者といった情報を補足するための質問項目を任意で設定できます。
- OCR機能では、名刺から会社名、氏名、メールアドレスなど、Salesforceに登録したい情報だけを正確に抽出するよう、読み取り項目を任意で設定してください。
- Salesforceへの登録アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングでき、独自の運用に合わせて設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
本記事はいかがでしたか？
この自動化を導入すれば、名刺画像をフォームにアップロードするだけで自動でデータ化され、Salesforceにも情報を正確に登録できます。
手間のかかる名刺情報の管理も、OCRとSalesforceを活用すれば、驚くほどスムーズになりますね！
名刺交換は営業活動の第一歩。
リード情報を存分に活用するためにも、情報の登録スピードと正確性を確保できる、この自動化フローを取り入れることをオススメします！
また、Slackとの連携で、名刺情報の登録をチームに自動で通知すれば、共有もスピーディーに。
Sansanとの連携も、情報の転記作業を自動化することで、アプリ間での正確な情報連携を図りつつ、より多くの時間を本来の営業活動に使えるようになります。
今日から取り入れられる自動化を活用して、名刺管理をスマートにし、業務の効率化を図りましょう！
