もう手入力しない！Salesforce×OCRで名刺データを一発登録する手順

「名刺交換の後、Salesforceに情報を手動で入力するのが面倒…」
「情報の入力ミスのせいで、せっかくのリード情報を上手く活かせなかった…」

こんな悩みを抱えていませんか？

名刺管理の手間をなくし、スムーズに顧客情報を活用するためには、データのデジタル化と自動登録が欠かせません。
特に、営業活動に役立つツールであるSalesforceに名刺データを迅速かつ正確に格納できれば、情報の活用度がアップします。

ですが、大量の情報を一つ一つ入力する作業は、時間と手間がかかるため、ついつい後回しにしてしまうこともありますよね。

そこで本記事では、AI OCR機能を活用して名刺画像を自動で読み取り、Salesforceに情報を登録する方法をご紹介します！
さらに、SansanやSlackとの連携による、より便利な自動化フローの設定方法も後半で解説します。

手作業による名刺管理を卒業し、営業活動を効率化しましょう！

名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納する方法

それでは、「名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納」する方法を解説していきます。

名刺画像のテキストをAI OCR機能を活用して読み取り、SalesforceのAPIを活用してSalesforceに情報を登録することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Salesforceをマイアプリ連携
フローボットのテンプレートをコピー
フォームのトリガー設定およびOCR、Salesforceのアクションを設定
トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録が可能です。
すでにYoomを利用している方は、ログインして設定を進めていきましょう！

ステップ1：Salesforceをマイアプリ連携

最初にスムーズに自動化設定を行うために、今回使用するSalesforceをYoomのマイアプリに登録しましょう！

※Salesforceアプリは有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）でのみ利用可能です。フリープランやミニプランでは使用できず、エラーが発生します。有料プランは2週間の無料トライアルで利用可能で、その期間中はSalesforceアプリも使えます。

まず、Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。

次に、検索窓でSalesforceと検索してアプリを選択すると、以下のページに遷移します。
Salesforceにログインし、遷移先のアクセス確認ページで「許可」をクリックしましょう。

Yoomの画面に戻り、「マイアプリを登録しました」と表示されれば、Yoom側での連携は完了です。

また、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
Salesforce側での設定手順は、こちらで詳しく解説しているのでご確認ください！

ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー

Yoomにログインした状態で、以下の自動化テンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

これで、Yoomのワークスペースに自動化テンプレートがコピーされました。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう！

ステップ3：トリガーとなる名刺画像送信フォームを作成

まず、この自動化フローのトリガーとなる、名刺画像の送信用フォームを作成しましょう！
フローボットの「名刺データをアップロード」をクリックしてください。

以下のフォーム作成画面では、デフォルトでフォームが作成してあります。任意でフォーム内容や設定を調整してください。
右上にある「プレビューページ」ボタンをクリックすると、フォームのプレビューを確認できます。

共有フォーム利用時のフローボットの起動者：以下の2択から選択できます。

フォームの設定が完了したら、次へ進みます。

次の画面で、フォームの表示を確認し、フォーム回答のサンプルとして任意の名刺画像をアップロードしてください。

アップロードが完了したら保存し、フォームの設定を完了させましょう！

ステップ4：OCRの読み取りアクションを設定

次に、フローボットの「名刺データから文字を読み取る」をクリックしてください。

OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できる機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

以下のアクション選択画面で、そのまま次に進みます。

以下の詳細設定ページで、対象ファイルと読み取りたい項目を設定しましょう。

ファイルの添付方法：「取得した値を使用」「名刺データ」を選択します。
追加で抽出したい項目：この後のSalesforceの設定で必要になるため、ここでは姓・名を別々のアウトプットとして取得しておきましょう。

設定が完了したらテストをクリックし、ステップ3でアップロードしたテストの名刺画像がアウトプットとして正確に読み取れたか確認してください。
問題なければ、設定を保存しましょう！

ステップ5：Salesforceのアクションを設定

最後に、OCRで読み取った名刺画像の情報を、Salesforceに登録するアクションを設定します。
フローボットの「リード情報を追加する」をクリックしてください。

以下のページで、Salesforceのアカウントを確認し、案内に従ってデータベースとの連携を進めましょう。

次のページで、OCRで読み取った項目とSalesforceに登録する項目を、一つずつ紐付けていきましょう。

入力欄をクリックすると、OCRで読み取った項目がアウトプットとして表示されます。
以下のように、該当する項目を選択して値を設定してください。

項目の紐付けが完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3でアップロードしたテスト用の名刺画像の情報が、Salesforceに正確に登録されたか確認しましょう。
問題なければ保存し、Salesforceのアクション設定は完了です！

ステップ6：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

お疲れ様でした！これでフローボットの稼働準備は完了です。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

以上が、名刺データをOCRで読み取り、Salesforceに格納する方法でした！

フォームに添付された名刺データをOCRしてSalesforceに追加しSlackに通知する方法

先ほど紹介したフローの応用として、Slackへの通知も組み込んだ自動化フローをご紹介します。

こちらも自動化のテンプレートがありますので、まずは以下の「試してみる」をクリックしてコピーしましょう！

最後のSlackに通知するアクションのみ設定が追加されているため、解説していきます。

Slackをマイアプリ連携後、フローボットの「Slackに通知する」をクリックしてください。

連携アカウントを確認し、そのまま次へ進みます。

以下のページで、APIの接続設定を行います。

チャンネルIDもしくはメンバーID：以下のように、候補から選択できます。
メッセージ：任意のテキストを入力します。
ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」「名刺データ」を選択します。

設定が完了したらテストを行い、Slackのチャンネルにメッセージが送信されたことを確認してください。
問題なければ保存し、Slackの通知設定は完了です！

Sansanに名刺情報が登録されたらSalesforceにリード情報として登録する方法

こちらは、フォームの送信ではなく、Sansanへの名刺情報の追加がトリガーになる自動化フローです。

先ほどと同様、自動化テンプレートがありますので、以下の「試してみる」をクリックしてコピーしてください！

最初のトリガーのみ設定が違うため、解説していきます。

Sansanをマイアプリ連携後、フローボットの「名刺情報が登録されたら」をクリックしてください。

Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

連携アカウントを確認し、そのまま次へ進みます。

以下のAPI接続設定ページで、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。Yoomのプランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。

設定後、Sansanで任意の名刺情報をテスト登録してから「テスト」をクリックしてください。
Sansanで登録した名刺情報が、アウトプットとして正確に反映されていることを確認したら、トリガー設定を完了させましょう！

Salesforceを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する

Gmailで受信した名刺画像をOCRで解析し、Salesforceに取引先責任者として自動登録するフローです。
さらに、お礼メールをGmailで自動送信できるため、名刺交換後のアプローチを迅速に行えます。

日常的に名刺交換を多く行っており、手作業での情報入力に時間を取られている営業担当の方にオススメです。

2. Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する

Outlookで受信したメールの署名情報を解析し、Salesforceにリードとして自動登録するフローです。
さらに、Slackに自動で通知を送ることでチーム内への情報共有がスムーズになり、チームが次の対応をスピーディに行うことができます。

また、自動化によってデータ入力時のヒューマンエラーを防ぎ、正確なリード管理にも貢献します。

3. Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する

Googleフォームを通じて収集した名刺画像をOCRで解析し、Salesforceに取引先責任者として自動で登録するフローです。
本記事で紹介したフローと同様、名刺を撮影かスキャンし、フォームを送信するだけで名刺情報がデジタル化されるため、担当者の負担軽減につながります。

また、データ登録時、名刺画像がSalesforceに自動的にアップロードされるため、データ照合や管理の効率化も期待できます。

まとめ

本記事はいかがでしたか？
この自動化を導入すれば、名刺画像をフォームにアップロードするだけで自動でデータ化され、Salesforceにも情報を正確に登録できます。

手間のかかる名刺情報の管理も、OCRとSalesforceを活用すれば、驚くほどスムーズになりますね！

名刺交換は営業活動の第一歩。
リード情報を存分に活用するためにも、情報の登録スピードと正確性を確保できる、この自動化フローを取り入れることをオススメします！

また、Slackとの連携で、名刺情報の登録をチームに自動で通知すれば、共有もスピーディーに。
Sansanとの連携も、情報の転記作業を自動化することで、アプリ間での正確な情報連携を図りつつ、より多くの時間を本来の営業活動に使えるようになります。

今日から取り入れられる自動化を活用して、名刺管理をスマートにし、業務の効率化を図りましょう！