SalesforceとOutlookを連携して定型メールを自動送信する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:SalesforceとOutlookをマイアプリに登録しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックします。
(3)Salesforceのログイン画面が出てきます。お持ちのアカウントの「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。

(4)アクセス確認画面より「許可」をクリックします。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録は下記のサイトをご参照ください。‍

Salesforceのマイアプリ登録方法

‍(5)次はOutlookをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からOutlookをクリックします。
(6)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

マイアプリにSalesforceとOutlookが入っていれば、連携が完了です！
次は、テンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。

ステップ2:アプリトリガーの設定をしよう！

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

Chrome拡張機能トリガーの「取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」をクリックします。

(2)Salesforceの拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択画面から、Salesforceと連携するアカウント情報を確認し、拡張機能から起動する際のアクションは「取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」のままで、「次へ」をクリックします。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記のサイトをご参照ください。

Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法

拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定画面から、マイドメインURL、起動ページのサンプルとなる

(3)拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定画面から、マイドメインURL、起動ページのサンプルとなるURLをそれぞれ入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:メールを送る

(1)次は、Outlookからメールを送る設定をします。
「メールを送る」をクリックします。

(2)Outlookのメール設定画面からOutlookと連携するアカウント情報を確認します。

さらに下に進み、メール内容を入力します。
「＋添付ファイル追加」をクリックすることで、ファイルをアップロードすることができます。

入力が完了したら、下部にある、「次へ」をクリックします。
(3)メール送信テスト画面より、内容を確認し、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信する」フローボットの完成です。

Chrome拡張機能を使うと、Salesforce内から簡単にフローを起動できるので、毎回手動で探す手間が省けて作業が捗りそうですね！

その他のSalesforceとOutlookを使った自動化例

Yoomでは他にもSalesforceとOutlookを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信する

Salesforceの特定のリード詳細ページより、Outlookで定型のメールを送信することができます。メールの文面も自由に作成でき、資料も添付することが可能です。

2.Salesforceに登録された新規リード情報をGoogleスプレッドシートに記載する

次に、SalesforceとGoogleスプレッドシートを連携し、Salesforceに登録された新しいリード情報を自動でGoogleスプレッドシートに反映するフローです。Googleスプレッドシートには、連絡先情報やリード名などの任意の項目を反映できます。

3. 入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する

このテンプレートはMicrosoft ExcelとOutlookを連携することで、フォームに回答が送信されると、Microsoft Excelに追加し、同時に自動でOutlookにメールを送信することができます。
このテンプレートを使用することで、フォームに回答があるかを確認しなくても、Outlookからメールが送信されるので、確認する手間を省けるでしょう。

他にもSalesforceとOutlookのテンプレートをもっと見たい方は、下記のリンクからご確認ください。

Salesforceを使用したフローボットテンプレート一覧

‍Outlookを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

SalesforceとOutlookの連携により、営業活動のメール自動化と、タイムリーな顧客情報共有が可能になります。これにより、営業担当者はより効果的に時間を活用し、顧客とのやり取りを円滑に進めることができるでしょう。

Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリですが、下のフォームから2週間無料トライアルを申し込むと制限対象アプリを使用することができます。

ぜひ、試してみてください！

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