Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信する方法

[Yoomとは]

SalesforceとOutlookの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信する」フローを一緒に作っていきましょう。

今回はChrome拡張機能を使ったトリガーを使います。Chrome拡張を使えば、Salesforce上からクリック一つで手軽にフローを起動できてとても便利です！
「Chrome拡張ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご確認ください。

ご利用のサービス上から1クリックで業務を自動化！Chrome拡張機能‍

Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを確認してくださいね。

ステップ1:SalesforceとOutlookをマイアプリに登録しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックしましょう。
(3)Salesforceのログイン画面が出てきます。お持ちのアカウントの「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。

(4)アクセス確認画面より「許可」をクリックします。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録は下記のサイトをご参照ください。‍

Salesforceのマイアプリ登録方法

‍(5)次はOutlookをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からOutlookをクリックします。
(6)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインしましょう。

マイアプリにSalesforceとOutlookが入っていれば、連携が完了です！
次は、テンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。

ステップ2:アプリトリガーの設定をしよう！

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

Chrome拡張機能トリガーの「取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」をクリックします。

(2)Salesforceの拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択画面から、Salesforceと連携するアカウント情報を確認し、拡張機能から起動する際のアクションは「取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」のままで、「次へ」をクリックします。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記のサイトをご参照ください。

Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法

(3)拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定画面から、マイドメインURL、起動ページのサンプルとなるURLをそれぞれ入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:メールを送る

(1)次は、Outlookからメールを送る設定をします。
「メールを送る」をクリックしてください。

(2)Outlookのメール設定画面からOutlookと連携するアカウント情報を確認します。

さらに下に進み、メール内容を入力していきましょう。
「＋添付ファイル追加」をクリックすることで、ファイルをアップロードすることができます。

入力が完了したら、下部にある、「次へ」をクリックしましょう。
(3)メール送信テスト画面より、内容を確認し、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信する」フローボットの完成です。

Chrome拡張機能を使うと、Salesforce内から簡単にフローを起動できるので、毎回手動で探す手間が省けて作業が捗りそうですね！

SalesforceとOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSalesforceとOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

SalesforceとOutlookのその他の自動化例

商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら、見積書を発行してOutlookで送信したり、Outlookに届いたサポート依頼メールをSalesforceのケースとして作成することができます。
さらに、Salesforceの商談ステータスが受注になったら、Outlookの予定表にフォローアップを作成することも可能です。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceで取引先が登録されたらフォルダを作成する

フォルダが自動的で作成されるため、作成忘れや作成フォルダ名の誤りなどのヒューマンエラーを減らせる可能性があります。

SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたら追加する

SalesforceでToDoオブジェクトが登録されると別ツールにToDo情報が自動的に追加されるので二度手間な手動入力作業から解放されるかもしれません。

Salesforceの商談情報が登録されたら通知する

登録された商談情報を自動的に通知できるので、情報管理の抜け漏れ防止につながるでしょう。

Outlookを活用した自動化例

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。

Outlookで受信したメールの署名情報から情報を登録する

登録作業を正確に行えるため、誤入力の心配もなくなると共に、作業時間の短縮が期待できます。

SalesforceとOutlookを連携するメリット

メリット1:顧客対応のスピード向上

顧客への細やかな連絡は非常に重要な業務の一つです。
SalesforceとOutlookを連携すると、Salesforceに登録した情報をもとにOutlookで定型メールを自動送信できるので、フォローアップの迅速化につながるでしょう。
例えば、営業担当者が顧客へ契約更新メールを送る際の手間と時間を省けるため、素早いかつ細やかな対応を相手方にアピールできるかもしれません。
顧客との関係性構築にも役立つはずです！

メリット2:サポートチームの作業効率の向上

SalesforceとOutlookの連携は営業担当者以外の方にも有用なツールとなりえます。
例えば、大量のメールを送信するキャンペーンを行うシーンを想定してみましょう。
この連携で、定型メールの送信が自動化されるため、少ない操作で作業を完結できる可能性があります。
単純作業にかける時間が減ることで、他の業務に集中できる時間を増やせるかもしれません。

まとめ

SalesforceとOutlookの連携により、営業活動を行う上でのメール配信の自動化と、タイムリーな顧客情報共有が実現するはずです。
より効果的に時間を活用し、顧客とのやり取りを円滑に進めることができるでしょう。

Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリですが、2週間無料トライアルを申し込むと制限対象アプリを使用することができます。
ぜひ、試してみてください！

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