・
「またメールの転記ミス…」「Salesforceに登録するのを忘れてた！」そんなヒヤッとした経験、ありませんか？
OutlookとSalesforceを連携すれば、メールの情報を自動でSalesforceに反映できるので、手入力の手間やミスをなくせます。たとえば、問い合わせメールをリードとして自動登録したり、サポート依頼をケース化したりも可能です。
この記事では、OutlookとSalesforceを連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとSalesforceの連携フローを作ってみよう！
それでは、さっそく実際にOutlookとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとSalesforceの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
ステップ1:OutlookとSalesforceのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Outlookのマイアプリ登録手順
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
また事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
それでは詳しいマイアプリ登録手順については以下のナビを参考に進めてください。
Salesforceのマイアプリ登録手順
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみ利用できるアプリです。
フリープランやミニプランをご利用の場合、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなるため、ご注意ください。
なお、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、通常制限されているアプリも使えるので、まずはトライアルで機能を試してみるのもおすすめです！
Salesforceのマイアプリ登録手順についてもナビとQAサイトがありますので、以下を参考に進めてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法
マイアプリ連携時にエラーが表示された場合は、以下のリンク先を確認してみてください。
Salesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
ステップ2：テンプレートの選択
下に表示されているバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Outlookで特定の件名のメールを受信したら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定の件名のメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定の件名のメールを受信したら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔、メールフォルダID、キーワードを設定します。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
チャンネルIDは入力欄をクリックすると以下の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
キーワードは、任意のものを入力してください。
例えば、問い合わせなどをキーワードに設定しておけば、問い合わせメールを自動転送しやすくなるかもしれませんね。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：テキストからデータを抽出する
次に「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
タイトルと変換タイプは元から設定されています。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「データの抽出（2タスク）」の設定方法
対象のテキスト、抽出したい項目を設定しましょう。
対象のテキストはSalesforceのアウトプット（取得した値）から本文を選択しましょう。
抽出したい項目については、以下の画像のように会社名やメールアドレスなど、Salesforceに追加したいデータを設定してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Salesforceでレコードを追加する設定
最後に「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Salesforceと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択してください。
データベースの連携を設定してください。
オブジェクトのAPI参照名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を設定していきます。
各項目は入力欄→テキストからデータを抽出する順番でクリックすると、以下の画像のように先ほどテキストデータ（Outlook）から抽出した情報が表示されるので、活用してください。
内容を確認した後「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」を選択してください。
※アウトプット（取得した値）とは？
これで、【Outlookに届いた問い合わせメールをSalesforceのリードとして自動登録する】フローが完成しました。
ステップ6:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Outlookで特定の件名のメールを受信したらSalesforceに自動転送する方法でした！
SalesforceのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceの商談ステータスが受注になったら、Outlookの予定表にフォローアップを自動作成する
Salesforceのステータス変更を自動的に検知し、Outlookの予定表にフォローアップを自動作成します。
これにより、営業チームは重要な顧客対応を漏らすことなく、スムーズに業務を進めることができます。
Salesforceの商談が特定のステータスに更新されたらOutlookで自動的にメールを送信する
Salesforceで商談のステータスが変更されるたびに自動的にOutlookでメールを送信することができるようになります。
まとめ
いかがでしたか？OutlookとSalesforceを連携すれば、「手作業でのデータ入力を減らしたい」「入力ミスや対応漏れをなくしたい」「業務をもっと効率化したい」といった課題をスムーズに解決できます。
プログラミング不要のノーコードツールYoomを活用すれば、誰でも簡単に設定でき、すぐに自動化のメリットを実感できるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
自社の業務に合った連携フローで業務を最適化し、より生産性の高い働き方を目指してみませんか？
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：
フローボットがエラーとなった場合は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届く設定になっています。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：差出人アドレスなど、指定した条件のメールのみSalesforceに追加できますか？
A：
はい、「分岐」オペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：メール本文の形式が違う場合も対応できますか？
A：
AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法に記載の通り、テキスト内に規則性がなくとも抽出が可能です。
規則性があり、より正確に抽出したい場合には正規表現による抽出を活用してみましょう。
.avif)
.png)
.avif)
