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獲得したリードはどのように共有していますか？もし、Salesforceに登録した後、その旨をSlackなどのコミュニケーションツールに手動で通知しているのであれば、アプリ連携による自動通知がおすすめです！
そこで今回は、SalesforceとSlackを連携し、問い合わせフォームなどから得たリード情報をSalesforceに自動で追加したあと、さらにはSlackにもその旨が自動送信される方法をご紹介します。
この自動化を導入することにより、マーケティング部の業務効率向上や、マーケティング部から営業部、営業部から経理部などへのデータ共有がスピードアップする可能性があるでしょう。
この機会に自動化をとりいれて、業務改善を図ってみませんか？
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームで回答が送信されたら、Salesforceにレコードを追加しSlackに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Yoomのフォームから送信されたデータをSalesforceのAPIを活用して取得します。そして、Salesforceのリード情報として追加した後にSlackのAPIを使用し、そのデータを受け取り、特定のルームに送信可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Salesforceを検索します。
2.ログインする入力
ログインを行います。
なお、Yoomとの連携にはSalesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちら
3.連携完了
画面が切り替わり上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、Salesforceと連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。
なお、詳細につきましてはSlackのマイアプリ連携の方法をご確認ください。
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】フォームで回答が送信されたら、Salesforceにレコードを追加しSlackに通知する」をクリックします。
3.フォームトリガー
「フォームに回答があったら」を選択してください。
次へ進みます。
4.フォームの作成
質問を作成しましょう。最下部の赤枠部分より追加可能です。
このフォームで回答された内容をそのままSalesforceのリードとして登録できるため、Salesforceに登録したいデータを質問として設置することをおすすめします。
なお、フォームの設定についての詳細はこちらでご確認ください。
設定ができたら次へを押します。
5.保存する
作成したフォームが確認できます。問題が無ければ保存を押しましょう。
続けてSalesforceに登録する設定を行います。
1.データベースを操作する
Salesforceのアイコンの「リード情報を追加する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.必須項目の設定
必須項目を入力していきます。まずはマイドメインURLを入力しましょう。
マイドメインURLを入力すると、オブジェクトのAPI参照名が表示されます。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、フォームの内容を格納するものを選択してください。
3.追加するレコードの値
追加するレコードの値を設定していきます。
このページに表示されているボックス名は、先ほど選択したSalesforceのオブジェクトに依存しています。
そのため、画像の表示と異なる場合がありますが、設定方法は同じとなります。
まずはボックスをクリックしましょう。
赤枠を選択します。
フォームに設定したデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「電話」のため、フォームのデータからは同じく「お電話番号」を選びました。
データが挿入できるよ画像のようになります。
他のボックスに関しても同様に設定していきましょう。
4.テストの実行
データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。
1.アプリと連携する
Slackのアイコンの「Slackに通知する」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
どのチャンネルにメッセージを送信するのか設定します。
ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、通知を受け取りたいチャンネルを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージ内容の確認
次はSlackに投稿するメッセージを設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。
先ほどと同じようにデータをクリックして挿入しましょう。
ここで選択したデータがそのままSlackに通知されます。
挿入できると画像のようになります。
任意の文章を加えたり記号などを用いることで読みやすくなるため、デザインを変更するのがおすすめです。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
フォームで回答が送信されたら、Salesforceにレコードを追加しSlackに通知する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
1つの企業の中でも部署により活用しているツールが異なることはありますよね。
Yoomは様々なSaasツールとの連携が可能です。そのため、Salesforceに追加しつつ、Google スプレッドシートのようなデータベースツールにもリードを登録可能です。
Chrome拡張機能をトリガーにすれば、指定のページから任意のタイミングでフローを起動することもできます。
上記のフローの場合、既に登録済みである特定のリードの詳細ページからChrome拡張機能を起動してリードデータを取得し、Slackへ送信可能です。
晴れてリードが育ち営業部へ引き渡すときや、取引先となったため請求書の作成にあたり経理部などにデータを共有する際に活用可能です。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちら
他にも、SalesforceとSlackを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知
フォームをトリガーにせず、任意のタイミングでSalesforceにリードを登録し、Slackに通知することもできます。
2.Salesforceの商談情報が登録されたらSlackに通知する
リードの登録を知らせるだけではなく商談情報が登録された旨も通知可能です。商談に使用する資料作成などの後工程に進みやすくなるかもしれません。
3.毎日Salesforceのレポートを取得してSlackに通知する
レポートを毎日取得してSlackへ送信すれば、業務がどのように進んでいるのか、次の問題点はどのようなものなのか把握可能かもしれません。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
SalesforceとSlackの連携を行うと、業務の取りこぼしを回避しやすくなると考えられます。
例えば、フォームからの問い合わせに返信をしたけれども、リードとしてSalesforceに登録するのを忘れてしまった場合、次につなげることは不可能ではないでしょうか。これでは適切なリード管理が行えず、チャンスを逃しかねませんよね。
そこで今回のような自動化を導入すれば、フォームから獲得できたリードデータは自動でSalesforceに格納される上、さらにはSlackにまで通知が届くようになり、新しいリードを取りこぼすことなく、素早く把握できる可能性が高まるでしょう。
問い合わせフォームなどから送信されたリードデータが素早くSalesforceに登録されるため、手作業での転記が不要となります。加えて、新しいリードが登録されたことがSlackも知らされるため、データ転記とメッセージ作成の2つの作業が不要となります。
例えば、本来であればフォームに返信をし、その後にリードデータをSalesforceに登録する必要がありますよね。そしてSlackに通知する場合はメッセージを作成し送信することとなります。
素早くリードデータを共有する上では必要なフローですが、少々の手間を感じていた方もいるはずです。中でも業務が立て込んでいると後回しにしてしまうことはありませんか？
そのため、手間を抑えながら効率的なデータ転記・共有が行える今回の自動化の導入は、メリットを感じられるかもしれません。
今回のアプリ連携により、マーケティング部・営業部・カスタマーサポート部などの情報共有が円滑になる可能性があります。
例えば、カスタマーがフォームから取得したデータがリードとして登録された場合、マーケティング部がその旨をSlackで受け取ることで、ナーチャリングに移行可能となります。
他にも、マーケティング部が作成したフォームに届いた内容を営業部が活用しているSlackに通知することで、素早いアクションを起こしやすくなるかもしれません。
スピードが重要な現場においては、このようなメリットは見逃せないポイントと言えるのではないでしょうか。これにより、もしかすると商談のチャンスが多くなる…なんてことがあるかもしれません。
SalesforceとSlackの連携を行うことで、Salesforceへの転記とSlackへの通知作業が簡略化できるでしょう。さらに、登録忘れなどの取りこぼしも防ぎやすくなるかもしれません。結果としてリソースに余裕が生まれ、業務効率の向上や業務負担軽減などが期待できるはずです。
他にも、Slackへ素早く通知が届くようになるため、新規リードを認識するまでのスピード向上に繋がることが見込めます。そのため、ナーチャリングや架電などの次のアクションへ進みやすくなることが期待できます。
アプリ連携の際、プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも気軽にご活用いただけます。ぜひこの機会にYoomをお試しください。
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