Salesforceの更新時、ファイルをOneDriveに自動保存する方法

ステップ1: SalesforceとOneDriveのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、SalesforceとOneDriveをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考：Salesforceのマイアプリ登録方法
　※Microsoft 365(旧Office 365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、OneDrive連携時の認証に失敗する可能性があります。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Salesforceのカスタムオブジェクトのレコード登録・更新時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：カスタムオブジェクトにレコード登録または更新されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　各項目の選択・入力をしてください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Salesforceのレコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　マイドメインURL、レコードIDを入力してください。
　※レコードIDは、ステップ2で取得したアウトプット情報を参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Salesforceの最新のコンテンツバージョンIDを取得するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：最新のコンテンツバージョンIDを取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　マイドメインURL、コンテンツIDを入力してください。
　※コンテンツIDは、ステップ3で取得したアウトプット情報を参照してください。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5: Salesforceからファイルをダウンロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルをダウンロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　マイドメインURL、コンテンツバージョンIDを入力してください。
　※コンテンツバージョンIDは、ステップ4で取得したアウトプット情報を参照してください。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6: OneDriveにファイルをアップロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ファイルをアップロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各項目の入力・選択をしてください。
　※ファイル名は、これまでに取得したアウトプット情報を活用して設定してください。
　※「ファイルの貼付方法」は、ダウンロードしたファイルを選択してください。
　※下図は一例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Salesforceでステータスが変更されたらファイルをOneDriveに保存する」フローの完成です。

Salesforce・OneDriveを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceとOneDriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Salesforceで取引先が登録された際に、OneDriveにフォルダを作成するフローです。レコード情報から名称を設定してフォルダを自動作成できます。ステータス更新時にファイルを自動保存するフローと併用すれば、ドキュメント管理のさらなる効率化を目指すことが可能です。

2. Salesforceの商談情報を基に、Google スプレッドシートで帳票を作成するフローです。あらかじめ帳票のテンプレートを準備しておくことで、Salesforceの情報を基に帳票を自動で作成できます。作成した帳票ファイルは、任意のチャットツールやメールで関係者と共有できます。

3. Salesforceの商談情報が登録された際に、Slackに通知するフローです。Salesforceとチャットツールを連携すれば、情報の登録時や更新時に自動通知を送ることができます。OneDriveにファイルを自動保存するフローと組み合わせることで、保存情報も通知内容に含められます。

まとめ

Salesforceのレコードのステータスが更新された際、レコードに紐づいたファイルをOneDriveに自動で保存する方法をお伝えしました。手作業の手間を省き、正確なデータファイルを簡単に共有できます。
Yoomを利用すれば、簡単に連携フローを設定できます。アプリを連携して、スムーズな情報共有と整合性のとれたファイルの一元管理を目指しましょう。