SalesforceとMicrosoft Teamsを連携して、毎日Salesforceのレポートを取得してMicrosoft Teamsに通知する方法

ステップ1：SalesforceとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

SalesforceとYoomの連携

1.検索する

Salesforceを検索します。

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2.ログインする入力

ログインを行います。

なお、Yoomとの連携にはSalesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちら

3.連携完了

画面が切り替わり上記の表示が出たら連携完了です。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする

Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

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1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：スケジュールトリガーで定めた日時で起動しSalesforceのレポートをダウンロードする設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】毎日Salesforceのレポートを取得してMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

「毎日10時」をクリックします。‍

4.必須項目の入力

赤枠の必須項目を入力します。
画像の設定では、毎日朝10時にフローが起動する設定になっています。希望がある場合は曜日のチェックボックスや起動時刻を任意で修正しましょう。

5.保存する

設定ができたら保存するを押しましょう。

続けて、Salesforceのレポートを取得する設定を行います。

1.アプリと連携する

Salesforceのアイコンの「レポートをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・Salesforceは一部有料プランでご利用いただけるアプリとなっております。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

2.必須項目の設定

赤枠の必須項目を設定します。
マイドメインURLはSalesforceのページよりご確認ください。
レポートIDはMicrosoft Teamsに通知したいレポートを、ボックスをクリックして候補から選択してください。

4.テスト

ここまで設定できたらテストボタンを押します。
テスト成功と表示されたら保存を押してください。

ステップ4：通貨単位を変換した後にMicrosoft Teamsメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

「費用を通常の通貨単位に変換」を選択してください。

2.操作条件の設定

テンプレートを活用しているため、設定は完了しています。
そのため、画像と同じ状態になっているか確認をしてください。‍

3.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

最後に、Microsoft Teamsに通知をする設定を行います。

1.アプリと連携する

Microsoft Teamsのアイコンの「Microsoft Teamsに通知する」を選択してください。
次へを押します。‍

2.投稿先のチャットIDを設定する

IDを設定しましょう。ボックス下部の補足に沿い、こちらのページからご確認ください。

3.投稿メッセージを設定する

Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
まずはボックスをクリックしましょう。

Salesforceのアイコンを選択します。

先ほどテスト送信したSalesforceのレポートファイルが表示されます。
クリックして挿入しましょう。

挿入できると画像のようになります。

4.レイアウトを整える

メッセージを添えた後に記号などを用いてレイアウトを整えましょう。‍

5.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
毎日Salesforceのレポートを取得してMicrosoft Teamsに通知する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：異なるメッセージツールに送信する

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今回はMicrosoft Teamsと連携を行いましたが、異なるコミュニケーションツールとの連携も可能です。
チームごとに活用しているコミュニケーションツールが異なる場合でも自動化をお試しいただけます。
Yoomではこのように、様々なツール同士での連携がプログラミング不要で行えるため、ご自身のニーズに沿った自動化の実現が可能です。

アレンジ2：Microsoft Teamsのチャットに投稿されたらレポートを送信する

毎日決められた時間ではなく自分のタイミングでレポートを確認したい場合は、Microsoft Teamsに新たなチャネルを作成し、そのチャネルにメッセージが送信されたことを起点にするのはいかがでしょうか。

例えば、毎日ではないけれど時にはメンバーにレポートの確認を周知したい場合などに活用可能です。
Salesforceにアクセス後リンクを取得し、Microsoft Teamsにリンクを貼り付けて送信する手間が省けるため、レポートの共有がスムーズになるかもしれません。

Salesforce・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にも、SalesforceとMicrosoft Teamsを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらMicrosoft Teamsに通知する

締結されたことが素早くチャットに通知されるようになるため、締結後の作業への移行タイミングを、他メンバーが把握しやすくなるはずです。

2.Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する

Microsoft Teamsから活動履歴を登録できることにより、メールチェックを行いながら1つのツール上で作業を完結できます。

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3.Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

商談情報の更新を知らせることも可能です。どのような状態にあるのかメンバーと共有可能なため、必要なサポートなどのアクションがとりやすくなるかもしれません。

SalesforceとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1：レポート確認作業の効率が向上

Salesforceのレポートは大変便利であり、且つ重要なデータを組み合わせることが可能なため、ほぼ毎日チェックしている方がほとんどではないでしょうか。そのため、毎日決められた時間にMicrosoft Teamsへ通知することにより、業務効率の向上が見込めます。
例えば、毎朝出勤時にレポートを確認している場合、Salesforceにアクセスすることとなります。これがMicrosoft Teamsに送信されることにより、1つのツール上で朝のメールチェックと共にレポートチェックも行えるでしょう。
今までよりも手軽にレポートチェックが可能になることで、確認作業の効率が向上すると言えるのではないでしょうか。

メリット2：Microsoft Teamsへの通知による確認漏れの防止

レポートのチェックを忘れてしまったということはありませんか？
例えば、単純に確認するのを忘れてしまっていたり、多忙でSalesforceにアクセスする余裕がないなどが当てはまります。
今回の連携を行うことで、毎日決められた時間にMicrosoft Teamsへレポートが届くようになります。そのため、このような確認漏れは減少する可能性があるでしょう。
また、もし、業務が立て込んでいてMicrosoft Teamsに届いたレポートを確認できなかったとしても、朝ほんの少しでもレポートが目に触れることにより、後々しっかりチェックしようというタスクを意識づけしやすくなるのではないでしょうか。

メリット3：情報共有の一元化と透明性の向上

チームメンバー全員がレポートを同じように確認するというのは、中々難しいのではないでしょうか。そのような悩みを抱えている場合も、SalesforceとMicrosoft Teamsの連携はおすすめです。
例えば、Microsoft Teamsの指定したチャットのみレポートを送信することが可能になるため、営業部のチャネル、営業部の中でもレポートを分析することに長けているチームのチャネルなど、定期的にレポートをチェックしてほしいチームのチャネルにダイレクトな通知を届けることができます。
このような定期的な通知を行うことでレポートのチェック率が上がるかもしれません。個々のタイミングでレポートを確認するよりも同タイミングで把握できる可能性が高まるはずです。

まとめ

今回の連携を行うことで、レポートのチェックが容易になる可能性が高まります。営業チーム、マーケティングチームなどの指定したチャットに送信できれば、各々のチームで必要となる情報の把握がしやすくなり、メンバー内でのデータ認識率が向上するかもしれません。
また、毎日決められた時間にMicrosoft Teamsへ通知されるため、確認作業そのものが効率的に行いやすくなるはずです。
今回の連携により、Salesforceのレポートを毎日Microsoft Teamsへ送信するという自動化が簡単に行えます。定期的にチェックしたいデータがあるなら、決められた日時に通知を行いルーティンワーク化してしまうのが良いのではないでしょうか。
ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをお試しください。