SalesforceとMicrosoft Teamsを連携して、Salesforceでの商談情報の更新をMicrosoft Teamsに通知する方法

SalesforceとMicrosoft Teamsは、多くの企業が営業活動とチームコミュニケーションで活用しているツールです。しかし、これらを別々に使っていると、情報共有に手間がかかり、業務効率が下がることもあります。そこで本記事では、Salesforceでの商談情報の更新をMicrosoft Teamsに自動通知する方法を紹介します。この連携により、最新情報を迅速に共有し、チーム全体の生産性を向上させることが可能です。

こんな方におすすめ

Salesforceの商談管理とTeamsでのコミュニケーションに手間を感じている方
商談の進捗状況を早急に共有し、チームの連携を強化したい方
顧客対応やフォローアップの漏れを防ぐ仕組みを検討している方
営業やサポートチーム間の透明性を高め、業務効率化を図りたい方

SalesforceとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

スピーディーな情報共有でチーム全体の意思決定を迅速化

Salesforceで商談情報が更新されると、Microsoft Teams上でスピーディーに通知が届く仕組みを導入することで、チーム全体で最新情報を即座に把握できます。たとえば、商談が「提案中」から「契約準備中」に進んだ際、関係者全員が通知を受け取ることで次のアクションに迅速に移行可能です。このプロセスにより、営業担当がリーダーシップやサポートを即座に求められる状況でも、適切な判断がスムーズに行われます。また、部門間の情報ギャップを解消し、業務の効率と効果を最大化することが期待できます。

フォローアップ忘れを防ぎ、顧客対応を最適化

商談情報の更新がMicrosoft Teamsに通知されることで、フォローアップ漏れが発生するリスクを大幅に軽減できます。たとえば、商談の締切が近づいている場合や特定のアクションが必要なタイミングで通知が届くと、営業担当者が優先的に対応を取ることが可能です。この仕組みによって、顧客に対する適切なタイミングでの対応が実現し、顧客満足度の向上や商談成立への効率的なプロセスの強化につながります。

透明性向上によるチーム間の連携強化

商談情報がMicrosoft Teamsで迅速な通知される仕組みは、チーム内の透明性を大幅に向上させます。営業担当が商談の詳細や次のアクションをSalesforceに記録すると、それが即座に全員と共有されるため、進捗状況の不明瞭さを解消できます。たとえば、マーケティングやカスタマーサポートチームが営業活動の状況を把握し、必要に応じて支援を行うことが容易になります。この透明性は、部門間の壁を取り払い、組織全体での円滑な連携が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Salesforceでの商談情報の更新をMicrosoft Teamsに通知する方法

Salesforceのデータベースにレコードが登録された際に、SalesforceのAPIを利用して受け取り、
Microsoft Teamsの提供するAPIを用いてMicrosoft Teamsの指定のチャンネルにSalesforceで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて4つのステップでフローを進めていきます。
・SalesforceとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・起点となるSalesforceのトリガー設定と後に続くMicrosoft Teamsの通知設定
・トリガーをONにする

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

今回使用するテンプレートはこちらです。

ステップ1：SalesforceとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

SalesforceとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を行うと、この後の設定がスムーズにできます。

まずSalesforceのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。

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検索窓にSalesforceと入力し表示された候補をクリックします。

ユーザーIDとパスワードを入力しましょう。

ログインができたらマイアプリにSalesforceが表示されます。

※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

続いてMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を行います。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。

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検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

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Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：起点となるSalesforceのトリガー設定と後に続くTeamsの通知設定

フローボットの操作を行います。

以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面では今回連携するSalesforceのアカウントで間違いがないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。

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以下の画面が表示されます。
内容に従って内容を入力しましょう。
トリガーの起動間隔は10分・15分・30分・60分から選択できます。

入力後「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

続いてTeamsの設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックし、連携アカウントとアクションを選択の画面で、今回連携するTeamsのアカウントで間違いないかを確認しましょう。

各入力項目をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。

アウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。

メッセージはすでに入力されていますが、必要に応じて変更しましょう。

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入力出来たら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認‍

最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。

以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。

Salesforce・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

①Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する

Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信するフローです。このテンプレートを活用すると、取引先責任者のイベントに応じて自動的にGmailから定型メールが送信されるため、担当者は手作業での送信作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されて、より丁寧かつ正確な顧客対応が可能になります。

②毎日Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに通知する

毎日Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに通知するフローです。会議をZoomを使用しており、日々の会議情報の管理に困っている方におすすめです。Zoomの会議情報が自動でMicrosoft Teamsに通知されます。Zoomにアクセスすることなく、普段利用しているチャット上で把握できるため、確認コストが軽減されます。決まった時間に通知を送ることが可能なので、把握漏れの防止にもつながります。

③マネーフォワードクラウド経費で経費申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

マネーフォワードクラウド経費で経費申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。Microsoft Teamsで通知を受け取ることで連絡作業の負担なく、承認後すぐにMicrosoft Teamsでスムーズに情報を共有できます。また、申請情報が自動同期されるため、転記ミスによる連絡不備が発生するリスクの減少が期待できます。

まとめ

SalesforceとMicrosoft Teamsを連携することで、情報共有の効率化やチーム間の連携強化が期待できます。特に、商談情報の更新をスピーディーにMicrosoft Teamsへ通知する仕組みは、営業活動の迅速化や顧客対応の最適化に大きく貢献します。ぜひこの機会に、SalesforceとMicrosoft Teamsの連携を検討し、業務効率の向上とチームの生産性アップを目指してください。
ほかにもYoomではノーコードでできる自動化のテンプレートをたくさん使うことができます。無料登録はこちらから行えます、ぜひお気軽にお試しください。