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管理職やマネージャーのみなさん、タスク管理の方法で困ったことはありませんか？
タスクの量が少ない場合は、それほど管理の手間はかからないと思いますが、量が増えるにつれて進捗状況の把握や情報の管理に手間がかかると思います。
そんな悩みを軽減するために本記事では、「SalesforceにToDoオブジェクトが登録されたら、Microsoft Excelにも同じタスク情報が自動的に追加される」方法について解説します！
今回紹介するYoomの自動化フローボットは、「タスク管理を効率化したい」「進捗状況をもっと簡単に把握できるようにしたい」とお考えの方に特におすすめです。
プログラミング初心者でもノーコードで設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は「SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらMicrosoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットを作成できます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からそれぞれのアプリを検索してください。
※Salesforceとマイアプリ連携を行う場合、他のサービスと連携しているアカウントとSalesforce側の設定に注意が必要です。詳しい設定方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・ログインをすると、マイアプリ登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・サインインを行うと、マイアプリ登録が完了します。
SalesforceとMicrosoft Excelがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらMicrosoft Excelに追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックします。
続いてのページでは、SalesforceとAPI接続するための設定をします。
トリガーの起動間隔とマイドメインURLを指定しましょう。※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。
詳細はこちらをご覧ください。トリガーとなるアクションの何分後にフローを起動するかというものなので、基本的に短い設定がおすすめです。
すべての項目が入力できたら、トリガーとなるアクション（今回は取引先や商談レコードへのToDo情報の登録）を行い、「テスト」をクリックします。
すると、以下のようにテスト成功、と表示されて情報を取得できました！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、Microsoft Excelに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
最後に、2つ目の「レコードを追加する」をクリックします。
情報を追加するMicrosoft Excelのシート情報を指定します。まずは、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
『データベースの連携』の各項目を設定していきます。
「ファイルの保存場所」はプルダウンから選択し、「ドライブID」は入力バーをクリック後の【候補】から選択しましょう。
「ファイル名」は任意で設定、「アイテムID」「シート名」は候補から選択しましょう。注釈に沿って「テーブル範囲」を設定したら、次へを押します。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細はこちらもチェックしてみてください。
次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力していきます。
以下の画像のように、各項目に前ステップで取得したアウトプットを引用することで、自動でSalesforceに追加したデータがMicrosoft Excelのシートに反映されます。
入力バーをクリックして、項目名に等しいアウトプットをどんどん設定していきましょう。
反映したくない項目があれば、その部分は空欄のままにしてください。
設定後、「テスト」をクリックします。テストに成功すると、Microsoft Excel側の指定した範囲に情報が追加されます。
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！作成お疲れ様でした。
本日ご紹介した連携以外にもSalesforceやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
登録・更新をトリガーに自動でデータを処理するため、何度もツールを行き来して情報を転記する操作をなくせる可能性があります。
また、書類の発行からメール送付までをシームレスに行うため、一連の作業の迅速化も図れます。
一方のツールの登録情報を自動的に集約できるので、作業時間の削減が期待できます。
さらに、書類作成を自動化することにより、情報の精度維持にも貢献するでしょう。
いかがでしたでしょうか？
今回は、SalesforceとMicrosoft Excelの連携方法を解説しました！
この連携により、Salesforceの情報をMicrosoft Excelに転記する手間が削減されるため、作業時間の節約につながります。
また、最新のタスク情報をMicrosoft Excelで集計・分析できるため、進捗状況の把握がより簡単になるでしょう。
Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に連携設定ができるので、ぜひ試してみてくださいね！
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