SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらMicrosoft Excelに追加する方法

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からSalesforceとMicrosoft Excelを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

＜Salesforceの場合＞

※Salesforceとマイアプリ連携を行う場合、他のサービスと連携しているアカウントとSalesforce側の設定に注意が必要です。詳しい設定方法は、こちらのヘルプページで確認できます。※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・ログインをすると、マイアプリ登録が完了します。

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＜Microsoft Excelの場合＞

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・サインインをします。

・「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

SalesforceとMicrosoft Excelがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、SalesforceとAPI接続するための設定をします。
トリガーの起動間隔とマイドメインURLを指定しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。基本的に短い設定がおすすめです。

すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。

テストが成功すると、Salesforceのオブジェクトの項目がアウトプットに反映されます。

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.レコードを追加する

次に、「レコードを追加する」をクリックしてください。

１ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が載っているので確認しましょう。

その下には、Microsoft Excelと連携するために必要な入力項目があります。ファイルの保存場所や該当のドライブIDなどを指定します。
アウトプットされた情報を活用して、必要な情報がすべて入力できたら、次へ進みましょう。

※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳細はこちらでも確認できます。

次のページでは、追加するレコードの値を設定します。
Salesforceからアウトプットされた情報を活用しましょう。

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「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

‍今回、ご紹介したテンプレートはこちら↓

SalesforceやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもSalesforceやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍SalesforceとMicrosoft Excelを連携した自動化例

Salesforceで商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動で情報を追加することもできます。
また、Salesforceで商談フェーズが更新されたら、Microsoft Excelの情報も更新したり、Microsoft Excelで書類を作成したりする連携も可能です。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceのリード情報ページから定型メールを送信する

Salesforceのリード情報ページからGmailやOutlookで定型メールを自動送信します。

Salesforceでリードが登録されたらWeb会議を作成しメールで通知する

Salesforceでリードが登録されたらZoomやGoogle MeetでWeb会議を自動で作成しメールで通知します。

Salesforceでレコードの登録や更新があったらカレンダーに追加する

Salesforceでレコードの登録や更新があったらGoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定を自動で登録します。

Microsoft Excelを活用した自動化例

チャットツールで送信された内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する‍

Google ChatやMicrosoft Teamsで投稿されたメッセージから特定の内容を抽出してMicrosoft Excelに自動で追加します。

クラウドストレージに保存されたファイルをOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

BoxやDropboxに保存されたファイルをOCRで読み取りMicrosoft Excelに自動で追加します。

フォームで送信された内容をMicrosoft Excelに追加する

Googleフォームなどの回答をMicrosoft Excelに自動で追加します。

SalesforceとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1.作業時間の節約

SalesforceでToDoオブジェクトにレコードが登録されるたびに手動でMicrosoft Excelに同じ情報を追加するのは、作業時間がかかる上に、更新のし忘れなどのリスクも伴いますよね。
今回ご紹介した自動連携を導入すると、更新のし忘れを防ぎつつ、作業時間の節約につながります。
これにより、社員はより重要度の高い業務に集中できるようになり、チーム全体の生産性が向上するのではないでしょうか。

メリット2.タスク管理の最適化

今回ご紹介した自動連携を活用すると、SalesforceとMicrosoft Excel間でデータが自動的に同期されます。
これにより、最新情報をもとにしたタスクの進捗状況をMicrosoft Excelで集計し、サクッとグラフ化できるはずです。
そのため、状況把握の迅速化につながるのではないでしょうか。

結果として、意思決定者は正確かつ最新の情報に基づいた判断を下せるため、より最適なタスク管理が実現しそうですね。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
SalesforceとMicrosoft Excelの連携方法を解説しました！
この連携により、Salesforceの情報をMicrosoft Excelに転記する手間が削減されるため、作業時間の節約につながります。
また、最新のタスク情報をMicrosoft Excelで集計・分析できるため、進捗状況の把握がより簡単になるでしょう。

Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に連携設定ができるので、ぜひ試してみてくださいね！