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CRMツール上のデータを使って商談や会議の予約を行う際、手作業で管理をしているデータ入力の手間や入力時のミスが発生するリスクがあります。今回ご紹介するSalesforceにリード登録がされた際に、自動でZoom会議を作成しその情報をGmailを使って顧客に自動通知するフローを使えば、こういったリスクを軽減することができるかもしれません。
本記事ではおすすめの方や、各アプリの連携メリット、実際の設定方法などを詳しく解説していきますのでぜひ最後までご覧ください。
・Salesforce、Zoom、Gmailを使用しており、それぞれを連携させて業務を効率化したい方
・Salesforceを使って顧客やTodo管理をしているが、その情報を使って自動的に会議を生成したいと考えている営業チームの方
・SalesforceやZoomをすでに使ってミーティング管理をしているが、手作業で行っているため手間がかかっている営業事務の方
Salesforce上にミーティングに関する情報が登録されたら、Zoomで自動的にミーティングを作成し、Gmailを使ってその情報を自動で顧客に送信することができます。この作業を手作業で行う場合、Salesforceを確認し、Zoomに情報を入力して、更にその情報をコピー&ペーストしGmailで送信するという工程が発生し、件数が多いほど手間がかかるでしょう。この連携を活用することで、このような手間から開放されコア業務に専念できる環境を作れるかもしれません。
例えば、営業チームで顧客とのやり取りが完了し、Salesforceに所定の情報を入力するだけでミーティング生成と通知が行えるため、担当者は一連の設定を気にせずそのままミーティングに向けた準備に取り掛かかることができるでしょう。
Salesforce、Zoom、Gmailをそれぞれ連携せずに管理する場合、Salesforceの確認、Zoomへの入力、Gmailの送信と少なくとも3つの工程が発生します。このような工程が増えるほど、ヒューマンエラーを誘発する可能性が高くなるでしょう。一方で今回の連携を活用すると、あらかじめ正しい設定が行われていれば自動的に情報が各所に設定されるためこういったエラーの発生を防止することができそうです。
例えば、営業事務の担当者が1日複数件の営業チームの顧客ミーティングの管理を行う際などは、より効果的な手段になりえるでしょう。
これまでのメリットでは、Salesforce、Zoom、Gmailを連携すると、手間やヒューマンエラーの削減につながるとお伝えしました。このように手間やエラーを削減できれば、これまで以上にミーティング管理がスムーズに行えるでしょう。
営業チームで課題になっていた工程数の多いミーティング管理を自動化できれば、顧客対応により注力できるようになるでしょうし、結果的に商談の成功率などにもつながるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
Yoomを使ってSalesforce・Zoom・Gmailを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。
・Salesforce、Zoom、Gmailのマイアプリ登録
・テンプレートのコピー
・アプリトリガーとなるSalesforceの設定およびそれに続くZoom、Gmailの設定
・トリガーをONにし、連携が正しく行われるか確認
はじめに、Salesforce・Zoom・GmailをYoomに連携させるために、マイアプリ登録をします。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。
2.次の画面で、「Salesforce」「Zoom」「Gmail」とそれぞれ検索すると下記の画面に遷移します。
・Salesforceの場合
※Salesforceとマイアプリ連携を行う場合、他のサービスと連携しているアカウントとSalesforce側の設定に注意が必要です。詳しい設定方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ユーザー名、パスワードを入力し、ログインするとSalesforceのマイアプリ登録が完了します。
・Zoomの場合
※ZoomのClient ID、Client secretの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
上記の項目を入力し、「追加」をクリックすると下記画面に遷移します。
「Allow」をクリックすると、マイアプリ登録が完了です。
・Gmailの場合
上記画面で「Sign in with Google」をクリックすると下記画面に遷移するため、「次へ」をクリックします。
最後に、「すべて選択」にチェックを入れて、「続行」をクリックするとマイアプリ登録が完了です。
3.3つのツールのマイアプリ登録が完了したら、自動化設定用のテンプレートをコピーします。
上記テンプレートのページで、「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。
続いて、自動化の起点となるトリガーの設定を行います。
今回の自動化では、Salesforceのリードオブジェクトに新しいレコードが登録されるとトリガーが起動します。
※この自動化では、あらかじめSalesforceのリードオブジェクトにカスタムフィールド項目（日付など）を用意し、Zoom会議作成に必要な情報などがそこに存在していることを前提として作成しています。
※Zoom会議作成には、「日付（2021-08-01という入力形式）」「開始時刻（12:30という入力形式）」「会議時間（60などの分単位の入力形式）」が必要です。
1.Yoom管理画面の左側から「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」をクリックします。
2.「アプリトリガー リードオブジェクトに新規レコードが…」をクリックします。
3.Salesforceと連携するアカウントを選択後、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、マイドメインURLを設定したら、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。ここで選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションが行われたかを確認し、アクションが行われた場合にフローボットが起動します。
5.テストを行うと、Salesforceに登録されている情報がアウトプットとして出力されます。
問題がなければ保存します。
続いて、Salesforceから出力したアウトプットをもとに、Zoom会議を作成する設定を行います。
1.「アプリと連携する ミーティングを作成」をクリックします。
2.Zoom（OAuth）と連携するアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.「メールアドレス」「トピック」など、必要な項目を設定したら保存します。
※会議の説明は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」の中から選択すると、顧客ごとに変わる会社名などを動的に反映できます。
※Zoom会議の作成に必要な日付・開始時間・会議時間も同様に、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」の中から設定することで、新規リードごとに会議を作成できます。（下記画面右下の詳細部では、Salesforceのリードオブジェクトの「説明」項目に会議の日付を入力している設定としています）
最後に、Zoom会議の連絡をGmailで送信する設定および、ミーティングIDをSalesforceに登録する設定を行います。
1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。
2.Gmailと連携するアカウント情報を選択します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.「To」「件名」「本文」など必要項目を設定し、次へ進みます。
※各枠をクリックすると、これまでの設定で取得した情報が「アウトプット」に表示されます。「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」や「ミーティングを作成」の中から顧客ごとに変動する値を選択することで、動的に情報を反映できます。
4.テストをし、無事にメールが送信されれば「保存する」をクリックします。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。そのため、Salesforceにテスト用のリード情報として自身のメールアドレスを設定しておくことをおすすめします。
5.「アプリと連携する リードオブジェクトのレコードを更新」をクリックします。
6.Salesforceと連携するアカウント情報を確認して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
7.リードID、更新するレコード情報、マイドメインURLを設定し、テストを行います。
成功したら保存します。
※更新するレコード情報の「更新対象項目」には、ZoomのミーティングIDを登録したいSalesforceのリードオブジェクトの項目を設定します。
8.最後に、トリガーをONにすることで、次回からSalesforceのリードオブジェクトに新規でリードを登録するたび、自動でZoom会議が作成され、顧客にGmailを送信し、ミーティングIDがSalesforceに登録されます。
紹介したフローの中で不明点があれば、こちらのヘルプページも参考にしていただけます。
他にもSalesforceとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Salesforceで行動予定を登録すると自動で、Zoomにミーティング予定が登録されます。
この自動化により、同じ情報を繰り返し登録する手間を省けます。
取引先責任者オブジェクトのレコード詳細ページからGmailの定型メールを、送信できます。
この自動化により担当者は、手作業でのメール作成や送信を行う必要がなくなり、業務効率の向上につながります。
リードオブジェクトの詳細ページからGmailで、定型メールを自動送信できます。
この自動化によりメール作成や送信の手間を省き、業務効率を向上できます。
Salesforce、Zoom、Gmailを連携することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止が実現できます。
特に人員不足で悩まされている企業では、この自動化を導入することで、大幅に時間を削減できるでしょう。
さらに、ヒューマンエラーを防ぎ、スピーディーな顧客対応ができることで、顧客満足度の向上につながるかもしれません。
紹介した自動化は、ノーコードでの導入が可能なため、技術的なハードルが低く、すぐに実践できる点が魅力です。
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