Salesforce、Zoom、Gmailの連携|リード情報で会議作成とメール送信を自動化

SalesforceとZoomとGmailの連携フローの作り方

Yoomを使ってSalesforce・Zoom・Gmailを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

・Salesforce、Zoom、Gmailのマイアプリ登録
・テンプレートのコピー
・アプリトリガーとなるSalesforceの設定およびそれに続くZoom、Gmailの設定
・トリガーをONにし、連携が正しく行われるか確認

ステップ1：Salesforce・Zoom・Gmailをマイアプリ連携

はじめに、Salesforce・Zoom・GmailをYoomに連携させるために、マイアプリ登録をします。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。

2.次の画面で、「Salesforce」「Zoom」「Gmail」とそれぞれ検索すると下記の画面に遷移します。

・Salesforceの場合
※Salesforceとマイアプリ連携を行う場合、他のサービスと連携しているアカウントとSalesforce側の設定に注意が必要です。詳しい設定方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ユーザー名、パスワードを入力し、ログインするとSalesforceのマイアプリ登録が完了します。

・Zoomの場合
※ZoomのClient ID、Client secretの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。

上記の項目を入力し、「追加」をクリックすると下記画面に遷移します。
「Allow」をクリックすると、マイアプリ登録が完了です。

・Gmailの場合

上記画面で「Sign in with Google」をクリックすると下記画面に遷移するため、「次へ」をクリックします。

最後に、「すべて選択」にチェックを入れて、「続行」をクリックするとマイアプリ登録が完了です。

3.3つのツールのマイアプリ登録が完了したら、自動化設定用のテンプレートをコピーします。

上記テンプレートのページで、「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。

ステップ2：トリガーとなるSalesforceの設定

続いて、自動化の起点となるトリガーの設定を行います。
今回の自動化では、Salesforceのリードオブジェクトに新しいレコードが登録されるとトリガーが起動します。
※この自動化では、あらかじめSalesforceのリードオブジェクトにカスタムフィールド項目（日付など）を用意し、Zoom会議作成に必要な情報などがそこに存在していることを前提として作成しています。
※Zoom会議作成には、「日付（2021-08-01という入力形式）」「開始時刻（12:30という入力形式）」「会議時間（60などの分単位の入力形式）」が必要です。

1.Yoom管理画面の左側から「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」をクリックします。

2.「アプリトリガー リードオブジェクトに新規レコードが…」をクリックします。

3.Salesforceと連携するアカウントを選択後、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、マイドメインURLを設定したら、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。ここで選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションが行われたかを確認し、アクションが行われた場合にフローボットが起動します。

5.テストを行うと、Salesforceに登録されている情報がアウトプットとして出力されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3：Zoom会議を作成する設定

続いて、Salesforceから出力したアウトプットをもとに、Zoom会議を作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する ミーティングを作成」をクリックします。

2.Zoom（OAuth）と連携するアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.「メールアドレス」「トピック」など、必要な項目を設定したら保存します。
※会議の説明は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」の中から選択すると、顧客ごとに変わる会社名などを動的に反映できます。
※Zoom会議の作成に必要な日付・開始時間・会議時間も同様に、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」の中から設定することで、新規リードごとに会議を作成できます。（下記画面右下の詳細部では、Salesforceのリードオブジェクトの「説明」項目に会議の日付を入力している設定としています）

ステップ4：Gmailの送信およびSalesforceにミーティングIDを保存する設定

最後に、Zoom会議の連絡をGmailで送信する設定および、ミーティングIDをSalesforceに登録する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Gmailと連携するアカウント情報を選択します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.「To」「件名」「本文」など必要項目を設定し、次へ進みます。
※各枠をクリックすると、これまでの設定で取得した情報が「アウトプット」に表示されます。「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」や「ミーティングを作成」の中から顧客ごとに変動する値を選択することで、動的に情報を反映できます。

4.テストをし、無事にメールが送信されれば「保存する」をクリックします。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。そのため、Salesforceにテスト用のリード情報として自身のメールアドレスを設定しておくことをおすすめします。

5.「アプリと連携する リードオブジェクトのレコードを更新」をクリックします。

6.Salesforceと連携するアカウント情報を確認して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.リードID、更新するレコード情報、マイドメインURLを設定し、テストを行います。
成功したら保存します。
※更新するレコード情報の「更新対象項目」には、ZoomのミーティングIDを登録したいSalesforceのリードオブジェクトの項目を設定します。

8.最後に、トリガーをONにすることで、次回からSalesforceのリードオブジェクトに新規でリードを登録するたび、自動でZoom会議が作成され、顧客にGmailを送信し、ミーティングIDがSalesforceに登録されます。

紹介したフローの中で不明点があれば、こちらのヘルプページも参考にしていただけます。

Salesforce・Zoom・Gmailを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceで行動情報（活動）が登録されたらZoomにミーティングを登録するフローです。

Salesforceで行動予定を登録すると自動で、Zoomにミーティング予定が登録されます。
この自動化により、同じ情報を繰り返し登録する手間を省けます。

2.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信するフローです。

取引先責任者オブジェクトのレコード詳細ページからGmailの定型メールを、送信できます。
この自動化により担当者は、手作業でのメール作成や送信を行う必要がなくなり、業務効率の向上につながります。

3.Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信するフローです。

リードオブジェクトの詳細ページからGmailで、定型メールを自動送信できます。
この自動化によりメール作成や送信の手間を省き、業務効率を向上できます。

まとめ

Salesforce、Zoom、Gmailを連携することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止が実現できます。
特に人員不足で悩まされている企業では、この自動化を導入することで、大幅に時間を削減できるでしょう。
さらに、ヒューマンエラーを防ぎ、スピーディーな顧客対応ができることで、顧客満足度の向上につながるかもしれません。

紹介した自動化は、ノーコードでの導入が可能なため、技術的なハードルが低く、すぐに実践できる点が魅力です。