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SalesforceとZoomは営業活動や、会議で多く利用されているツールですので、これらを連携することで、会議のスケジュール作成やURL発行が簡単になり、業務効率化に役立つことが期待できます。また、会議に関する情報が一元化されることで、チーム間の情報共有もスムーズにできます。本記事では、Salesforceから会議相手を選択し、Zoomの会議URLを自動生成する方法を解説します。手動作業を省くことで入力ミスを減らすことができ、業務効率の向上に是非お役立てください。
またSalesforceはChrome拡張機能をインストールするだけで、ご利用いただいているサービス上から1クリックで業務を自動化することができるので、とても便利です！
・日頃からSalesforceとZoomを活用している方
・Salesforceを活用しており、会議スケジュール作成に時間がかかると感じている方
・リモートワークなどで、スムーズな会議の設定をしたいと考えている方
・SalesforceとZoomを連携してチーム間での情報共有の漏れを防ぎたい方
Salesforce内の顧客データを活用して、Zoomの会議URLを自動生成することで、手動入力の手間を大幅に削減できます。会議相手の情報を選択するだけで、適切なスケジュールが設定され、メールで自動送信も可能です。例えば、営業チームが顧客との商談スケジュールを立てる際、日時調整からリンク作成、招待までを自動化すれば、短時間で正確な予定作成ができます。
会議URLの手動作成は、リンクの間違いや重複した招待の送信などのミスにつながる可能性があります。しかし、Salesforceの顧客データを直接利用することで、これらのエラーを防ぐことが可能です。たとえば、複数の営業担当者が同じ顧客とやりとりする場合でも、統一されたURL管理により、混乱や誤送信を回避できます。さらに、顧客情報と連動して正確なリンクが自動生成されるため、業務の効率を向上することに繋げられます。
会議に関する情報がSalesforceに記録されることで、顧客とのやりとり履歴や関連する商談情報が一目で確認できます。これにより、チーム間の情報共有がスムーズになり、顧客対応の質が向上します。たとえば、営業部門が前回の会議記録を参照して次回の提案を準備する際、Salesforceに記録されたZoom会議URLやログが役立つため、効果的な対応が可能となります。
[Yoomとは]
この方法は、Salesforceからアカウント情報のドメインを入力し、Zoomの会議URLを作成するための情報を入力することで作成ができます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、簡単に作成できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成出来ます。
・Salesforceとzooのマイアプリ登録
・テンプレートのコピー
・フローの起点となるSalesforceのトリガー設定と、その後Zoomの設定
・トリガーボタンをONにして、SalesforceとZoomの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめにしようするアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになります。
まず、Salesforceの登録から行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓に「Salesforce」と検索し2つ候補が出てきますが、今回は「Salesforce」を選択してください。
すると下記画面が出てきますので、ログインしていただくと、マイアプリ登録が出来ます。
では次に、Zoomのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様に、検索窓にZoomと入力し、表示された候補から今回は「Zoom（OAuth）」を選択します。
下記画面にClient IDとClient secretを入力し追加しましょう。
Zoomのマイアプリ登録方法はこちらからご確認ください。
マイアプリ上に「Salesforce」と「Zoom」が表示されたら、マイアプリ登録は完了です。
ここからは自動化の設定を行いましょう。
以下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、下記のような画面が出てきますので、OKを押しましょう。
以下の画面がでましたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
もし、変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
ここからは自動化のトリガーの設定に入って行きましょう！
まずは「カスタムオブジェクトのレコーから・・・」を選択します。
下記、画像の赤枠の箇所に「Chrome拡張機能をこちらからインストール」と記載されています。
今回はChrome拡張機能トリガーを使用するため、インストールされていない方は、こちらのページからインストールしてください。
Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないか確認し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」を選択し「次へ」をクリックします。
「マイドメインのURL」と「カスタムオブジェクトのAPI参照名」をSalesforceの設定から確認し、入力してください。
※必要に応じて、「テスト用URL」も入力してください。テストを実施する場合に必要になります。
入力が完了しましたら、「テスト」をクリックして、問題なければ「保存する」を押してください。
次に、「ミーティングを作成」をしていきます。
ここではZoomの設定をしていきます。
「連携するアカウント情報」に間違いないか確認し、「ミーティングを作成」を選択して「次へ」をクリックします。
ミーティングを作成する「メールアドレス」を入力します。
【トピック】【日付】【開始時間】【会議時間】は自動で入力されてい
記載する内容を修正・追加をしたい場合は直接入力いただくことで修正ができます。
例えば、タイトルの隣に日付を追加したい場合、以下のように日付の表示形式を選び入力することも可能です。
入力が出来たら、「テスト」をして、問題なければ「保存する」を押してください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかの確認をしましょう！
設定、お疲れ様でした。
その他にもSalesforceやZoomを使用した自動化の例がありますので、いくつか紹介します。
1.SalesforceとZoomを連携して、Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する方法
今回使用したSalesforceとZoomを使って、リード登録時に自動でZoom会議を作成し、会議情報をメールで送信できれば入力ミスを防げて便利です。
2.Salesforceに顧客との会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法
Salesforceに会議予定が登録されたら、Googleカレンダーに自動で登録され、さらにGmailで会議URLを送信されることで、スケジュールの漏れや手間を削減できます。
3.SalesforceとChatworkを連携してSalesforceの新規リードが登録されたらChatworkに通知する方法
SalesforceとChatworkを連携することで、新規リード情報をリアルタイムで通知できるため、迅速な対応や情報共有が可能になるでしょう。
SalesforceとZoomを連携することで、会議設定で必要なURLを自動で簡単に作成することができます。
一連の業務を自動化することで、手作業を減らすことができ、ミスも削減することに繋げられます。
また、会議情報を一元管理することにより、チーム間の情報共有もスムーズに行えます。その分、空いた時間を他の業務へ有効活用できるでしょう。
今回、Chrome拡張機能をインストールいただきましたが、Salesforce以外にもご利用いただいているサービス上から1クリックで業務を自動化することができるサービスがありますので、ぜひこちらもご活用ください。
ぜひこの機会にYoomを活用して、業務の効率化を実現してみてはいかがでしょうか？
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