Sansanに登録した名刺情報を自動的にBoxにアップする方法

Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
その画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

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クリックするとYoomをワークスペースに切り替わり、コピーが完了したと表示されるので、「OK」をクリックしてください。

以上でテンプレートのコピーができました。
テンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。

ステップ2:Sansanのアプリトリガーを設定する

続いて、フローボットの設定に移りましょう。
「名刺情報が登録されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Sansanと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・トリガーアクションは「名刺情報が登録されたら」を選択してください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。基本的に短い設定がおすすめです。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・設定後、テストをクリックしてください。

・テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3:Sansanのアクションを設定する

次に「名刺画像を取得」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Sansanと連携するアカウント情報を確認してください。
・アクションは「名刺画像を取得」を選択しましょう。
・入力できたら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

・名刺IDは、Sansanのトリガーで取得した値をアウトプットから選択しましょう。

・名刺画像の表と裏をプルダウンから選択しましょう。

・設定できたら、テストを実行し、Sansanの名刺情報を取得できたら保存してください。

ステップ4:アクションを設定

最後の項目になりました！
「ファイルをアップロード」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・Boxと連携するアカウント情報を確認してください。
・アクションは「ファイルをアップロード」を選択しましょう。
・入力できたら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

・ファイル名と格納フォルダのコンテンツIDを設定してください。
・ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「名刺画像」を選択しましょう。
・設定できたら、テストを実行して保存をクリックします。

保存をクリックしたら、すべての設定が完了したと表示がされたら「トリガーをON」をクリックしましょう。

これでフローボットの設定が完了しました！

SansanやBoxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもSansanやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Sansanを活用した自動化例

Sansanに登録された名刺情報をデータベースに登録する

Sansanに登録された名刺情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Exceなどに自動で登録します。

Sansanで名刺情報が更新されたら顧客管理アプリに追加する

Sansanで名刺情報が更新されたらSalesforceやHubSpotなどに自動追加します。

Sansanに名刺情報が登録されたらメールを送信する

Sansanに名刺情報が登録されたらGmailやOutlookでメールを自動送信します。

Boxを活用した自動化例

Web会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ保存する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動で保存します。

フォームで送信されたファイルをBoxに保存する

Googleフォームなどで送信されたファイルをBoxに自動で保存します。

Boxでファイルがアップロードされたらチャットツールに通知する

BoxでファイルがアップロードされたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

SansanとBoxの連携メリットと具体例

メリット1:手作業を軽減できる

SansanとBoxを連携すると、Sansanに名刺画像が追加されたら、自動的にBoxにもアップロードすることができます。
これにより、名刺情報を手動でBoxに追加する作業を省くことができ、業務の効率化につながるはずです。

例えば、営業担当者が名刺をSansanに登録したとします。
連携していれば自動で名刺情報がBoxに追加されるので、事務作業の時間を短縮することができますよね。
また自動化できれば、追加漏れなどの人的ミスも防止でき、業務効率と正確性を同時に向上させることができるかもしれません。

メリット2:名刺情報の検索性アップ

Sansanで登録した名刺情報が自動的にBoxに追加されるのでSansanのデータとBoxの情報を常に同じ状態で管理することができます。
これにより、SansanでもBoxでも、必要な名刺情報を検索しやすくなり便利ではないでしょうか。
例えば、Sansanへのアクセス権がないメンバーでも、Boxで名刺情報を確認できるので、わざわざ担当者に確認する手間がなくなります。
その結果、スムーズに業務を進められるようになるのではないでしょうか。

メリット:3名刺情報を一元管理できる

SansanとBoxを連携していれば、Sansanに名刺を登録したら自動でBoxにアップロードできるので、名刺情報を一元管理することができます。
例えば、手動で名刺の画像をBoxに追加している場合、Sansanには登録した後に、Boxへの保存を忘れてしますことがありませんか。
そのような手動で発生する情報追加のミスを減らすことで、名刺情報を正確に一元管理できるはずです。
その結果、チームで名刺情報を共有しやすくなり、担当者への確認作業も減少するかもしれません。

まとめ

SansanとBoxの連携により、手動でBoxに情報を追加する作業を自動化でき、事務作業の負担が軽減するはずです。
また、自動追加によって正確な情報をすぐにチームで共有できるため、名刺管理を一元化できます。

Yoomを活用するとプログラミング不要でアプリの連携やフローボットの作成が可能になります。
シンプルな操作で誰でも簡単に設定できるので、SansanとBoxの自動化をぜひ試してみてくださいね！