SansanとBoxを連携して、Sansanに登録した名刺情報を自動的にBoxにアップする方法

名刺情報をSansanなどでデジタル化して管理している方も多いのではないでしょうか？
さらにBoxなどと連携すれば、ファイルの保存や共有がスムーズになり、業務の効率を向上できるかもしれません。
この記事では、「Sansanに登録された名刺情報を、自動的にBoxにアップする方法」をご紹介します。
プログラミング不要でアプリの連携ができるYoomを使い、フローボットの作成手順についても詳しくご説明します。
ぜひ、ご覧ください。

こんな方におすすめ

・SansanとBoxを活用しているが、名刺情報の管理が手間だと感じている方。
・Sansanの名刺データを効率的に共有・管理したいと考えている営業部門の方。
・顧客情報を一元管理し、情報の重複や更新漏れを防ぎたい方。
・大量の名刺データを検索可能な形で保存して、情報を活用したい方。

SansanとBoxの連携メリットと具体例

メリット1:手作業を軽減できる

SansanとBoxを連携すると、Sansanに名刺画像が追加されたら、自動的にBoxにアップロードすることができます。
これにより、名刺情報を手動でBoxに追加する作業を軽減することができそうです。
例えば、営業担当者が名刺をSansanに登録したとします。
連携していればすぐに名刺情報がBoxにも追加されるので、事務作業の時間を短縮することが可能です。
また自動化できれば、追加漏れなどの人的ミスの防止も期待でき、業務効率を向上させることができるかもしれません。

メリット2:名刺情報を可視化できる

Sansanで登録した名刺情報が自動的にBoxに追加されるのでSansan上のデータとBoxの情報を常に同じ状態で管理することが可能です。
これにより、必要な名刺情報を正確なデータベースから検索しやすくなり、スムーズな顧客対応が行えるかもしれません。
例えば、イベントに出席してSansanに名刺を登録し、Box内で登録した特定の企業の名刺情報を取得したいシーンがあったとします。
SansanとBoxを連携していれば、Sansanに登録するだけで、Boxに自動でファイルアップロードできるため複数の名刺データの中から特定の名刺をすぐに見つけることができます。
その結果、営業担当はすぐに顧客へのアクションを取れるので、業務スピードの向上が期待できるかもしれません。

メリット:3名刺情報を一元管理できる

SansanとBoxを連携していれば、Sansanに名刺を登録したらすぐにBoxに自動でアップロードできるので、名刺情報を一元管理することができるかもしれません。
例えば、手動で名刺の情報をBoxにも追加している場合、Sansanには登録したが、Boxへの追加を後回しにすることもあるかもしれません。
そのような手動で発生する情報追加のズレを減らし、名刺情報を一元管理することが可能になります。
その結果、チームで名刺情報を共有しやすくなり業務の生産性向上に繋がるかもしれません。

以上、SansanとBoxを連携するメリットを3つご紹介しました。
次にYoomについてご説明します。

[Yoomとは]

SansanとBoxの連携フローの作り方

早速、Yoomを活用して「Sansanで名刺画像が登録されたらBoxにアップする」を作成する手順を詳しく解説します。
それでは、下のバナーをクリックして今回使用するテンプレートをコピーしましょう！

バナーをクリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
その画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

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クリックするとYoomをワークスペースに切り替わり、コピーが完了したと表示されるので、「OK」をクリックしてください。

以上でテンプレートのコピーができました。
テンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。

ステップ1:SansanとBoxをマイアプリ連携

次にYoomと各アプリの登録作業を行います。
これによりアプリ同士を連携させて、フローボットを作成できるようになります。

1.Sansanのマイアプリ登録

まずはSansanをYoomに登録しましょう。
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左に表示されているマイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。
注）Sansanは一部有料プランでのみで利用できるアプリです。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

マイアプリの新規接続でSansanを選択してください。

アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。

以上でSansanをYoomに登録できました。

2.Boxのマイアプリ登録

次にBoxをYoomに登録しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でBoxを選択してください。

メールアドレスとパスワードを入力しましょう。

Boxへのアクセスを許可をクリックしましょう。

以上でBoxをYoomに登録できました。

ステップ2:Sansanのアプリトリガーを設定する

続いて、フローボットの設定に移りましょう。
「名刺情報が登録されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Sansanと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・トリガーアクションは「名刺情報が登録されたら」を選択してください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・設定後、テストをクリックしてください。

・テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3:Sansanのアクションを設定する

次に「名刺画像を取得」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Sansanと連携するアカウント情報を確認してください。
・アクションは「名刺画像を取得」を選択しましょう。
・入力できたら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

・名刺IDは、Sansanのトリガーで取得した値をアウトプットから選択しましょう。

・名刺画像の表と裏をプルダウンから選択しましょう。

・設定できたら、テストを実行し、Sansanの名刺情報を取得できたら保存してください。

ステップ4:アクションを設定

最後の項目になりました！
「ファイルをアップロード」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・Boxと連携するアカウント情報を確認してください。
・アクションは「ファイルをアップロード」を選択しましょう。
・入力できたら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

・ファイル名と格納フォルダのコンテンツIDを設定してください。
・ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「名刺画像」を選択しましょう。
・設定できたら、テストを実行して保存をクリックします。

保存をクリックしたら、すべての設定が完了したと表示がされたら「トリガーをON」をクリックしましょう。

これでフローボットの設定が完了しました！

Sansanを使ったその他の自動化例

Yoomには多数のテンプレートをご用意しています。
今回はSansanを使ったテンプレートを3つご紹介します。

1.Sansanで名刺画像が登録されたら自動的にGoogle Driveにアップロードするテンプレートです。

名刺情報をGoogle Driveなどのファイル管理アプリと連携すれば、チーム間で共有しやすくなります。
ただし、手作業で行う場合は、データ追加の手間が発生します。
このテンプレートを活用すれば、事務作業の負担を軽減できるので、効率的に名刺管理を行えそうです。

2.Sansanで名刺情報が更新されたら、自動的にSalesforceに追加するテンプレートです。

SansanとSalesforceを連携すれば、担当者の変更があり情報更新する場合にもSansanの入力だけで、Salesforceの情報を更新できます。
これにより、入力作業の手間が省け、業務効率を向上させることが期待できます。

3.Sansanに登録された名刺情報を自動的にkintoneに登録するテンプレートです。

Sansanとkintoneを連携すると、Sansanに名刺が登録されたらすぐにkintoneへ追加できるので、名刺情報を一元化できます。
手動で発生する入力タイミングのズレを防ぎ、いつでも正確な名刺情報を確認することが可能です。

まとめ

SansanとBoxの連携により、手動でBoxに情報を追加する作業を自動化し、事務作業の負担を軽減することが可能です。
また、自動追加によって正確な情報をすぐにチームで共有できるため、名刺管理を一元化できます。
名刺情報をBoxに集約すれば、データを可視化でき、顧客対応もスムーズに行えそうです。
さらに、Yoomを活用するとプログラミング不要でアプリの連携やフローボットの作成が可能です。
シンプルな操作で設定できるため、誰でも簡単に活用できるツールです。

この機会に、SansanとBoxを連携して名刺管理を簡素化しませんか？