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交換した名刺は大切に保管しなければなりません。今後の得意先になったり、良い関係を築いていける企業の可能性もありますよね。
このような時に便利なのが名刺管理ツールのSansanですが、名刺を書類などと一緒に保管したい時ってありませんか？
そこでおすすめするのがSansanとDropboxのアプリ連携です！名刺がDropboxでも管理可能になるため、他の資料などと合わせた保管が実現します。
データ管理を効率化して、快適な作業環境を整えてみましょう！
・SansanとDropboxの両ツールに名刺を保管している企業
・Sansanに登録した名刺を他の資料と結びつけて管理したい方
・電波が悪い場所でも素早く名刺データにアクセスしたい方
・自動化を導入し業務改善を図りたい企業
今回の連携により、Sansanに名刺が登録されると、Dropboxにも自動で追加されるようになります。
SansanとDropboxの両ツールで名刺データが確認できるようになるため、部署やチームごとにツールを使い分けている場合でも、スムーズな情報共有が可能になるはずです。
例えば、営業部がSansanを活用し、販売部がDropboxを活用している場合、営業部がSansanにアップロードした名刺データを販売部がスムーズに確認できるようになります。
これにより、販売部は提供する商品やサービスの資料と共に名刺データを保管可能になるため、どの企業の誰が何の商品やサービスを求めているのか把握しやすくなるかもしれません。
SansanとDropboxの両ツールに名刺データを保管している場合、Sansanにアップロードした後、Dropboxにもアップロードするという繰り返しの作業が発生してしまいます。
また、SansanとDropboxを異なる部署で活用している場合は、名刺データをメールなどに添付し、さらにメッセージを添える手間がかかりますよね。
今回の連携を導入することで、このような二度手間がなくなることが期待できます。
これにより手動で名刺データを送信する手間が省けるため、効率的なデータの共有が可能になるのではないでしょうか。
DropboxはPC版のアプリからであればオフラインでもデータの確認が可能です。そのため、保存されている名刺データへは電波が悪い場所であってもアクセスできます。
例えば、出張先や訪問先で急に顧客情報が必要になったことはありませんか？しかしネットワーク接続が不安定でSansanにアクセスできないと、焦ってしまいますよね。
このような場合、オフラインでも使用可能なDropboxは強い味方となってくれるでしょう。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップする」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを利用して名刺管理を行う方
・取引先の名刺をSansanで管理している営業担当者
2.Dropboxでファイル管理を行う方
・他のツールのデータをDropboxにも連携している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは紙ベースの名刺をデータ化し、一元管理できるツールです。
しかし、名刺データをファイルストレージサービスで他部門のメンバーと共有したい場合、毎回Sansanのデータを連携する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でDropboxにアップロードすることができます。
Sansanのデータをシームレスに他のツールに連携できるため、情報共有をスピーディーに行う事が可能です。
■注意事項
・Sansan、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・SansanとDropboxをマイアプリ連携
・Sansanの起動及びデータを取得する設定
・Dropboxへデータをアップロードする設定
・トリガーボタンをONにして、SansanとDropboxの連携動作を確認
まずはじめに、マイアプリ連携を行います。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Sansanのアイコンをクリックします。
2必須項目を入力する
補足に従い、Sansanの管理画面からAPIキーを取得しましょう。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
ボックスに「freee人事労務」と入力し、freee人事労務のアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップする」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Sansanのアイコンの「名刺情報が登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
※Sansanは一部有料プラン対象のアプリです。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
6.テストの実行
入力が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
Sansanのアイコンの「名刺画像を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
名刺IDを設定しましょう。ボックスをクリックしてください。
赤枠の「名刺情報が登録されたら」を選択します。
Sansanの名刺データが一覧表示されます。
その中から「名刺ID」をクリックして挿入しましょう。
3.名刺画像の表裏の設定
プルダウンから選択しましょう。
4.テストの実行
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功と表示がされたら保存を押します。
1.アプリと連携する
Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
ファイル名を設定しましょう。ボックスをクリックしてください。
先ほどと同じくSansanの項目を選択します。
表示されたデータから「名刺ID」を選択しましょう。
これにより、名刺IDがファイル名となり把握しやすくなります。
ボックス下部の赤枠通り拡張子を付け加えてください。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功と表示がされたら保存を押します。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップする
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを利用して名刺管理を行う方
・取引先の名刺をSansanで管理している営業担当者
2.Dropboxでファイル管理を行う方
・他のツールのデータをDropboxにも連携している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは紙ベースの名刺をデータ化し、一元管理できるツールです。
しかし、名刺データをファイルストレージサービスで他部門のメンバーと共有したい場合、毎回Sansanのデータを連携する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でDropboxにアップロードすることができます。
Sansanのデータをシームレスに他のツールに連携できるため、情報共有をスピーディーに行う事が可能です。
■注意事項
・Sansan、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にSansanやDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Sansanで取引先が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
Sansanに登録された取引先に応じて従業員フォルダが自動で作成されます。担当の振り分けがスムーズに行いやすくなるはずです。
■概要
Sansanで取引先が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanで顧客管理を行いDropboxでファイル共有をしている企業の担当者
・取引先ごとにDropboxのフォルダを自動作成することで、ファイル管理を効率化したい方
2.営業担当者
・Dropboxの専用フォルダに整理して保存して情報共有をスムーズに行いたい方
3.事務担当者
・Dropboxフォルダ作成を手動で行う手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺を交換して連絡先を登録し資料を共有するためのフォルダを作成するとなると手作業で行うのは非常に手間がかかってしまいヒューマンエラーに繋がる可能性があります。
SansanとDropboxを連携することにより、取引先情報がSansanで登録されるとDropboxに従業員ごとのフォルダが自動で作成されます。
これにより、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
■注意事項
・Sansan、DropboのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする
Google Driveにも対応しています。使いやすいファイル管理ツールと連携させて効率的なデータ管理を行いましょう。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺データの管理でSansanを利用している方
・名刺交換をする機会が多い方
・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方
2.Google Driveでファイル管理を行う方
・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。
しかし、名刺情報をGoogle Driveに手動でアップロードして他部門のメンバーと共有している場合、対応漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。
手動によるアップロード作業を効率化できるため、Google Drive上から常に最新の情報を確認することが可能です。
このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Sansanに登録された名刺情報をNotionに登録する
名刺データをNotionに自動転記することも可能です。より詳細な情報を付け加えて保存することで、データの活用度が高まるでしょう。
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SansanとDropboxの連携によりデータの一元管理が容易になるはずです。両ツールを部署ごとに使い分けている場合でも、スムーズな情報共有が見込めます。
自動化を導入して業務フローを効率化できれば、作業負担の軽減にも繋がるのではないでしょうか。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携ができるため、自動化の導入をあきらめていた方でも取り入れやすいはずです。ぜひこの機会にお試しください。
