2024/11/12
アプリ同士の連携方法

SansanとDropboxを連携して、Sansanに名刺を追加したらDropboxにも追加する方法

a.ohta
SansanとDropboxの連携イメージ

目次

交換した名刺は大切に保管しなければなりません。今後の得意先になったり、良い関係を築いていける企業の可能性もありますよね。
このような時に便利なのが名刺管理ツールのSansanですが、名刺を書類などと一緒に保管したい時ってありませんか?
そこでおすすめするのが<span class="mark-yellow">SansanとDropboxのアプリ連携です!</span>名刺がDropboxでも管理可能になるため、他の資料などと合わせた保管が実現します。
データ管理を効率化して、快適な作業環境を整えてみましょう!

こんな方におすすめ

・SansanとDropboxの両ツールに名刺を保管している企業
・Sansanに登録した名刺を他の資料と結びつけて管理したい方
・電波が悪い場所でも素早く名刺データにアクセスしたい方
・自動化を導入し業務改善を図りたい企業

SansanとDropboxの連携メリットと具体例

メリット1: 部署間の連携を強化できる

今回の連携により、Sansanに名刺が登録されると、Dropboxにも自動で追加されるようになります。
SansanとDropboxの両ツールで名刺データが確認できるようになるため、部署やチームごとにツールを使い分けている場合でも、スムーズな情報共有が可能になるはずです。
例えば、営業部がSansanを活用し、販売部がDropboxを活用している場合、営業部がSansanにアップロードした名刺データを販売部がスムーズに確認できるようになります。
これにより、販売部は提供する商品やサービスの資料と共に名刺データを保管可能になるため、どの企業の誰が何の商品やサービスを求めているのか把握しやすくなるかもしれません。

メリット2: データ共有が効率的になる

SansanとDropboxの両ツールに名刺データを保管している場合、Sansanにアップロードした後、Dropboxにもアップロードするという繰り返しの作業が発生してしまいます。
また、SansanとDropboxを異なる部署で活用している場合は、名刺データをメールなどに添付し、さらにメッセージを添える手間がかかりますよね。
今回の連携を導入することで、このような二度手間がなくなることが期待できます。
これにより手動で名刺データを送信する手間が省けるため、効率的なデータの共有が可能になるのではないでしょうか。

メリット3: オフラインでも名刺データにアクセスしやすくなる

DropboxはPC版のアプリからであればオフラインでもデータの確認が可能です。そのため、保存されている名刺データへは電波が悪い場所であってもアクセスできます。
例えば、出張先や訪問先で急に顧客情報が必要になったことはありませんか?しかしネットワーク接続が不安定でSansanにアクセスできないと、焦ってしまいますよね。
このような場合、オフラインでも使用可能なDropboxは強い味方となってくれるでしょう。

では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。

[Yoomとは]

SansanとDropboxの連携フローの作り方

今回は「Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップする」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。

まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・SansanとDropboxをマイアプリ連携
・Sansanの起動及びデータを取得する設定
・Dropboxへデータをアップロードする設定
・トリガーボタンをONにして、SansanとDropboxの連携動作を確認

まずはじめに、マイアプリ連携を行います。

ステップ1:SansanとDropboxをマイアプリ連携

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

SansanとYoomの連携

1.検索する
Sansanのアイコンをクリックします。

2必須項目を入力する

補足に従い、Sansanの管理画面からAPIキーを取得しましょう。

3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示がされれば連携完了です。

DropboxとYoomの連携

1.検索する
ボックスに「freee人事労務」と入力し、freee人事労務のアイコンを選択してください。

2.ログインする

ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。

3.許可する

その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。

4.追加する

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2:Sansanを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップする」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Sansanのアイコンの「名刺情報が登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

※Sansanは一部有料プラン対象のアプリです。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

6.テストの実行

入力が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ3:アクションを設定

1.アプリと連携する

Sansanのアイコンの「名刺画像を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.必須項目の設定

名刺IDを設定しましょう。ボックスをクリックしてください。

赤枠の「名刺情報が登録されたら」を選択します。

Sansanの名刺データが一覧表示されます。
その中から「名刺ID」をクリックして挿入しましょう。

3.名刺画像の表裏の設定

プルダウンから選択しましょう。

4.テストの実行

設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功と表示がされたら保存を押します。

ステップ4:Dropboxにデータを追加するを設定

1.アプリと連携する

Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.必須項目の設定

ファイル名を設定しましょう。ボックスをクリックしてください。

先ほどと同じくSansanの項目を選択します。

表示されたデータから「名刺ID」を選択しましょう。
これにより、名刺IDがファイル名となり把握しやすくなります。

ボックス下部の赤枠通り拡張子を付け加えてください。

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功と表示がされたら保存を押します。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Sansanで名刺画像が登録されたらDropboxにアップする

SansanやDropboxを使ったその他の自動化例

他にSansanやDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Sansanで取引先が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する

Sansanに登録された取引先に応じて従業員フォルダが自動で作成されます。担当の振り分けがスムーズに行いやすくなるはずです。

2.Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする

Google Driveにも対応しています。使いやすいファイル管理ツールと連携させて効率的なデータ管理を行いましょう。

3.Sansanに登録された名刺情報をNotionに登録する

名刺データをNotionに自動転記することも可能です。より詳細な情報を付け加えて保存することで、データの活用度が高まるでしょう。

まとめ

SansanとDropboxの連携によりデータの一元管理が容易になるはずです。両ツールを部署ごとに使い分けている場合でも、スムーズな情報共有が見込めます。
自動化を導入して業務フローを効率化できれば、作業負担の軽減にも繋がるのではないでしょうか。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携ができるため、自動化の導入をあきらめていた方でも取り入れやすいはずです。ぜひこの機会にお試しください。

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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