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みなさん、顧客管理にどのようなアプリを利用していますか？
アプリにもそれぞれ得意な分野があるので、営業部門とサポート部門が分かれて別のアプリを利用している企業も多いのではないでしょうか。
でも実は顧客情報って共有したい部分が多いですよね…
そこで今回は、顧客サポートやカスタマーサービスに特化したZendeskと企業のマーケティング、営業部門を得意とするHubSpotを連携して、顧客管理業務のさらなる効率化を目指したいと思います！
では実際に2つのアプリを連携させるメリットってなんでしょうか。
メリット1: 顧客情報の一元管理
HubSpotとZendeskを連携することで、顧客情報をまとめて管理することができます。
例えば、同じ顧客情報を使って、営業部門はHubSpotでリード情報を管理し、サポート部門はZendeskで顧客対応を行うことが可能です。
顧客情報の変更を行った際には、自動で連携したもう一方のアプリも修正できるされるので、シームレスな顧客対応ができます。
今まで手作業でおこなっていた、アプリ間の情報修正も自動化でによって、重複や漏れがなくなり、常に正確な最新情報が確認できます。
メリット2:サポート履歴へのスムーズなアクセス
サポート部門はZendeskを通じて、過去の顧客対応履歴をHubSpotで即座に確認することができます。
例えば、顧客が過去にどのような問い合わせを行ったか、どのようなサポートを受けたかすぐに把握できます。
2つのアプリを行き来する必要がありません。
業務効率が向上するだけでなく、必要な情報がすぐに手に入るので、迅速かつ的確な対応が可能になります。
そうすればサポート業務の質の向上が見込めて、顧客の信頼獲得にも大きく貢献できるはずです！
メリット3: マーケティングとサポートの連携強化
HubSpotとZendeskの連携は、マーケティング活動と顧客サポートの統合を可能にします。
どうしても起こりがちな営業部門とサポート部門の顧客情報のギャップを埋めることができるので、今までより効果的な顧客アプローチが可能になります。
例えば、サポート部門がZendeskで得た顧客の履歴を基に、マーケティングキャンペーンを実施することもできます。
1つの部門の情報ではできなかった業務展開も可能になり、各部門のブラッシュアップが期待できます。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って連携を行います。
Yoomは、専門的な知識がなくても、アプリ同士を連携できるサービスを提供しています！
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してください。
アカウント取得も簡単！すぐに始められますよ！
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。
今回はまず、【HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する】というフローを作成していきます。
HubSpotに新しいコンタクトが作成された際、自動的にZendeskにもチケットが作成されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
顧客の問い合わせ内容や対応状況をZendeskで一元管理することで、迅速で適切な対応が可能になります。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を効率化したい方
・カスタマーサポート担当者
・セールスマネージャー
・CRM管理者
2.手動での顧客情報連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・顧客対応の迅速化を図りたいサポートチームリーダー
3.HubSpotとZendeskを日常的に活用している方
・HubSpotを使用して顧客情報を管理しているユーザー
・Zendeskを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
・顧客情報が自動的に連携されるため、サポートチーム内での情報共有が効率的に行えます。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーになるため、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まずはテンプレートをコピーしてから連携設定をはじめましょう！
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はHubSpotとZendesk)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
HubSpotの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Zendeskの登録をするという流れです。
HubSpoのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Zendeskのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Zendeskのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
HubSpotとZendeskのアイコンが表示されたか確認をしてください。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を効率化したい方
・カスタマーサポート担当者
・セールスマネージャー
・CRM管理者
2.手動での顧客情報連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・顧客対応の迅速化を図りたいサポートチームリーダー
3.HubSpotとZendeskを日常的に活用している方
・HubSpotを使用して顧客情報を管理しているユーザー
・Zendeskを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
・顧客情報が自動的に連携されるため、サポートチーム内での情報共有が効率的に行えます。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3.「アプリトリガー 新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「新しいコンタクトが作成されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
6.フローに戻ったら、「アプリと連携する チケットを作成」のアイコンをクリックします。
7.アクションは「チケットを作成」を選択して、「次へ」をクリックします。
8.必須項目を入力します。「サブドメイン」はZendeskURL内「https://●●●●.zendesk.com/」の●●●●部分の値を取得して入力してください。
「件名」と「詳細」については先に連携をおこなった、kintoneのアウトプット情報を使用できるので、候補から選択しながら入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。
これで【HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する】というフローの完成です。
9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を効率化したい方
・カスタマーサポート担当者
・セールスマネージャー
・CRM管理者
2.手動での顧客情報連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・顧客対応の迅速化を図りたいサポートチームリーダー
3.HubSpotとZendeskを日常的に活用している方
・HubSpotを使用して顧客情報を管理しているユーザー
・Zendeskを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
・顧客情報が自動的に連携されるため、サポートチーム内での情報共有が効率的に行えます。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoom を利用すれば、業務にあわせてさまざまなフローが作成できます！
例えば、Googleカレンダーと組み合わせて、【指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する】というフローも作成できます。
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成します。担当者への確認フローも入っているので、承認の手間も効率化されますね！
■概要
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
2.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている会社の担当者
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・マーケティングなどの業務を請け負っている企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
・定例ミーティング作成を自動化するのでスケジュール管理がスムーズに行えます。
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
他にも【Zendeskにチケットが作られたら、kintoneのレコードに追加しTalknoteに通知する】というフローも作成できます。
Zendeskとkintoneを連携すると作成されたチケットをkintoneのレコードに自動的に追加することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。
■概要
Zendeskで管理している問い合わせチケットの情報を、手作業でkintoneに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskとkintoneの連携を自動化し、新しいチケットが作成されると自動でkintoneにレコードが追加され、関係者への通知まで完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Talknoteに通知する内容などは自由にカスタマイズすることもできますよ。
通知までフローに入っていると確認漏れも少ないのでとても便利です。
テンプレートも参考にして、いろんなアプリとの連携にチャレンジしてみてください。
HubSpotとZendeskの連携により、顧客情報の一元管理やサポート履歴のスムーズな参照が可能になり、営業部門とサポート部門の連携強化が実現しました。
他部門でもリアルタイムで同じ顧客情報を共有できるので、業務の効率化が進むだけでなく、顧客対応業務の向上にも大きく影響しました。
2つのアプリの連携はビジネス全体の効率化と成長につながるはずです！
みなさんもぜひ、Yoomを使ってさまざまなアプリを連携してくださいね。
私もYoomを使いながらもっといろいろなアプリを組み合わせて、いろいろな業務の効率化に挑んでいきたいと思います！
