kintoneとGoogle Driveの連携で日常業務をスムーズに進める秘訣

kintoneにレコードを登録するたびに専用フォルダを作成する作業に、手間を感じることはありませんか？
kintoneとGoogle Driveを連携することで、業務プロセスを自動化できます。

kintoneに顧客情報を登録したら自動で顧客専用フォルダを作成したり、プロジェクト情報の登録にあわせて専用フォルダの作成も可能です。
この連携により、業務スピードの向上が期待でき、フォルダの作成漏れを防止できます。
本記事では、kintoneとGoogle Driveをノーコードで連携してフォルダを自動作成する方法を解説します！
また、応用例もご紹介するので、参考にしてみてくださいね！ 

とにかく早く試したい方へ‍

YoomにはkintoneとGoogle Driveを連携して様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

詳細を見る 試してみる

 

kintoneとGoogle Driveを連携してできること

kintoneとGoogle DriveのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります。
例えば、kintoneに新しいレコードが登録されたタイミングで、そのレコード情報に基づいてGoogle Drive内に自動でフォルダを作成したり、特定の条件を満たしたレコードの添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードするといった連携が実現できます。
これにより、手作業によるファイル管理の手間やミスを削減し、情報の一元管理とアクセス性の向上が期待できますよ！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてYoomのアカウント登録をするだけで、すぐにkintoneとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽に試してみてくださいね！！

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

kintoneに新しい顧客情報や案件管理のレコードが登録された際に、そのレコード名や関連情報に基づいてGoogle Drive内に対応するフォルダを自動で作成することができます。
案件ごとや顧客ごとの資料を一元的に整理・管理することが容易になり、チーム内のスムーズな情報共有をサポートします。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する

kintoneの特定のレコードが更新され、例えば契約書や報告書などのファイルが添付された際に、その添付ファイルを自動的にGoogle Driveの指定されたフォルダにアップロードすることが可能です。
kintone内のファイルを探す手間なく、最新のファイルがGoogle Driveにバックアップ・整理されるため、ファイルのバージョン管理や共有が効率化され、重要なファイルの紛失リスクを低減できるでしょう。

kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する

試してみる

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■概要
「kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する」業務ワークフローは、kintone内の変更をきっかけに関連ファイルをGoogle Driveへ連携。
手動アップロードの手間を減らし、ファイル管理の効率化が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで管理しているデータ更新時に、関連ファイルの管理を手作業で行っている担当者の方
・複数の部署やチームで共有する資料をGoogle Driveで一元管理したい情報管理者の方
・kintoneとGoogle Driveの連携を通じて作業負担の軽減やミス防止を目指す業務改善担当者の方
・ファイル管理の効率化により、業務フローの自動化を進めたい経営者やマネージャーの方

■注意事項
・kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成」するフローについて説明をします。
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとGoogle Driveのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• kintoneのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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ステップ1：マイアプリ連携

準備段階として、お使いのkintone、Google DriveをYoomと連携させるためにマイアプリ登録が必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

kintoneのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

Google Driveのマイアプリ連携

検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。

「Sign in with Google」をクリックします。

アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択しましょう。

最後にアクセス内容を確認して「続行」をクリックすると、マイアプリの登録が完了します。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：トリガーを設定

1. フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
2. 連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次の画面ではアプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！

• kintoneでWebhook設定を行う

kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。

アプリの設定画面が表示されるので、「設定」を選択します。