kintoneとGoogle Driveの連携で日常業務をスムーズに進める秘訣

ステップ1: マイアプリ連携

準備段階として、お使いのkintone、Google DriveをYoomと連携させるためにマイアプリ登録が必要です。
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。

kintoneのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からkintoneを選択します。
(2)kintoneマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録をしてください。

Google Driveのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogle Driveを選択します。
(2)Sign in with Googleをクリックします。
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリックします。
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリックします。
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了します。

Yoomでは、Google Driveと連携することでフォルダの作成やファイルのアップロードがとても簡単になります！
詳しく知りたい方は、Google Driveと連携すると出来ることをチェックしてみてください。

Yoomへの登録完了後
Yoomに登録が完了したら、早速フローボットテンプレートをコピーしましょう。
(1)下のバナーをクリックし、「このテンプレートを試してみる」をクリックします。

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択してください。
(3)画面左側にあるプロジェクト一覧内の「マイプロジェクト」をクリックします。
(4)コピーしたテンプレート右側にある三点リーダー(...)をクリックします。
(5)編集をクリックすると、フローの一覧画面に切り替わります。

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)アプリトリガーのタイトルを変更する場合は、設定したい文章を自分で入力してください。タイトルはそのままでも構いません。
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「レコードが登録されたら(Webhook起動）」を選択してください。
(5)ここまで設定できたら、次へをクリックしましょう。

次の画面ではアプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
(6)kintoneでWebhook設定を行うを参考にWebhook設定をしてください。‍
(7)テストをクリックしてエラーが出なければ、保存するをクリックしましょう。

ステップ3: kintoneと連携する‍

(1)フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される「データベースを操作する」をクリックします。
(2)タイトルを変更する場合は、設定したい文章を自分で入力してください。タイトルはそのままでも構いません。
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを取得する」を選択してください。
(5)データベースの連携はアプリIDにアウトプットから、{{アプリID}}を設定します。
(6)ここまで設定できたら、次へをクリックしましょう。

次の画面ではデータベース操作の詳細設定を行います。
(7)取得したいレコードの条件任意で設定してください。

• 今回は、レコード番号とレコードIDが等しいことを条件に設定します。
• アウトプットから、{{レコードID}}を設定します。

(8)テストをクリックしてエラーが出なければ、保存するをクリックしましょう。

ステップ4: Google Driveと連携する

(1)フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したオペレーション下に表示される「アプリと連携する」をクリックします。
(2)タイトルを変更する場合は、設定したい文章を自分で入力してください。タイトルはそのままでも構いません。
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「フォルダを作成する」を選択します。
(5)ここまで設定できたら、次へをクリックしましょう。

次の画面ではAPI接続設定を行います。
(6)下記の項目はすべて必須項目です。

• フォルダ名：今回はテキストと、アウトプットの{{レコード番号}}を組み合わせています。
• 作成先のフォルダID：プルダウンメニューの候補から任意で選択してください。
  

(7)テストをクリックします。
実際にGoogle Drive内を確認してみましょう。

フォルダ名で設定した「レコード番号：{{レコード番号}}」でGoogle Drive内に新しいフォルダが作成されていました！
(8)エラーが出なければ、保存するをクリックしましょう。
(9)フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。
これで、フローの設定は完了です！

【応用編】kintoneとGoogle Driveの連携フロー

従業員の雇用時には、さまざまな社会保険や税務手続きが必要です。
これらの手続きには特定の書類が必要ですが、kintoneに新しい従業員情報を入力するだけで、Google Driveにその従業員専用のフォルダが自動的に作成されます。
さらに、メールに記入テンプレートを添付して社会担当者に送信することで、担当者が必要な情報を簡単に記入できます。
記入済みの書類が戻ってきたら、Google Driveの専用フォルダにサクッと格納できて、書類の管理がとっても効率的になりますよ。

まとめ

kintoneとGoogle Driveの連携により、書類の紛失や管理の手間が減り、スムーズな業務運営が実現することがわかりましたね。
特に、リアルタイムでのデータ更新や自動的なフォルダ作成は、チーム全体の協力を促進し、業務の透明性を高めます。
ぜひ、この便利な連携機能を活用して、業務効率を最大化しましょう。