kintoneにレコードを登録するたびに専用フォルダを作成する作業に、手間を感じることはありませんか？kintoneとGoogle Driveを連携することで、業務プロセスを自動化できます。
kintoneに顧客情報を登録したら自動で顧客専用フォルダを作成したり、プロジェクト情報の登録にあわせて専用フォルダの作成も可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneとGoogle Driveを連携して様々な業務を自動化する ためのテンプレートが豊富に用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客や案件の管理を行い、関連する書類はGoogle Driveで保管しているものの、レコードを登録するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、指定した情報を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、手作業による情報管理の非効率を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方 案件や顧客ごとにファイルを管理しており、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 kintoneのレコード情報に基づいたフォルダ管理を効率的に行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneにレコードが登録されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、レコード情報との紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、どのアプリのレコード登録を検知の対象とするか任意で設定が可能です。 Google Driveで作成するフォルダの名称は、kintoneのレコードから取得した情報（会社名や案件名など）を組み合わせて任意で設定できます。 ■注意事項
kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとGoogle Driveを連携してできること
kintoneとGoogle DriveのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります。手作業によるファイル管理の手間やミスを削減し、情報の一元管理とアクセス性の向上 が期待できますよ！
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
kintoneに新しい顧客情報や案件管理のレコードが登録された際に、そのレコード名や関連情報に基づいてGoogle Drive内に対応するフォルダを自動で作成する ことができます。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
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■概要
kintoneで顧客や案件の管理を行い、関連する書類はGoogle Driveで保管しているものの、レコードを登録するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、指定した情報を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、手作業による情報管理の非効率を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方 案件や顧客ごとにファイルを管理しており、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 kintoneのレコード情報に基づいたフォルダ管理を効率的に行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneにレコードが登録されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、レコード情報との紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、どのアプリのレコード登録を検知の対象とするか任意で設定が可能です。 Google Driveで作成するフォルダの名称は、kintoneのレコードから取得した情報（会社名や案件名など）を組み合わせて任意で設定できます。 ■注意事項
kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する
kintoneの特定のレコードが更新され、例えば契約書や報告書などのファイルが添付された際に、その添付ファイルを自動的にGoogle Driveの指定されたフォルダにアップロードする ことが可能です。
kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する
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■概要
kintoneでレコードを更新した後、関連するファイルを一つひとつGoogle Driveに手作業でアップロードする作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。 特に、日々多くの情報を扱う業務では、こうしたファイル管理の負荷は無視できません。 このワークフローを活用することで、kintoneのレコードが更新された際に、関連ファイルが自動でGoogle Driveの指定フォルダに追加されるようになり、ファイル管理の正確性を保ちながら業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneのレコード更新に伴うファイル管理を手作業で行っている方 kintoneとGoogle Drive間のファイル連携におけるミスや漏れをなくしたい方 定型的なファイルアップロード業務を自動化し、より創造的な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのレコード更新をトリガーとして、関連ファイルがGoogle Driveへ自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイルアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomに連携させます。 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定し、レコードの更新を検知するようにします。この際、対象となるkintoneアプリや更新を監視する条件を指定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定し、更新されたレコードに添付されているファイルの情報を取得します。 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、取得したファイル情報をもとにファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。 ファイルが存在する場合、オペレーションでkintoneの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルキーを元に実際のファイルデータをYoom内にダウンロードします。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGoogle Drive内の指定されたフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションでは、ファイルの保存先となるGoogle Drive内のフォルダを任意で指定することが可能です。 アップロードするファイル名についても、kintoneのレコード内の情報（顧客名や案件番号など）を組み込んで動的に命名する設定が可能であり、より検索しやすいファイル管理を実現できます。 ■注意事項
kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム からアカウントを作成しておきましょう。kintone ／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成 」するフローについて説明をします。
kintoneとGoogle Driveのマイアプリ登録
テンプレートをコピー
kintoneのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
トリガーをONにしてフローの動作確認
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
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■概要
kintoneで顧客や案件の管理を行い、関連する書類はGoogle Driveで保管しているものの、レコードを登録するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、指定した情報を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、手作業による情報管理の非効率を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方 案件や顧客ごとにファイルを管理しており、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 kintoneのレコード情報に基づいたフォルダ管理を効率的に行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneにレコードが登録されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、レコード情報との紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、どのアプリのレコード登録を検知の対象とするか任意で設定が可能です。 Google Driveで作成するフォルダの名称は、kintoneのレコードから取得した情報（会社名や案件名など）を組み合わせて任意で設定できます。 ■注意事項
kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ連携
準備段階として、お使いのkintone、Google DriveをYoomと連携させるためにマイアプリ登録が必要です。
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google Driveのマイアプリ連携
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択しましょう。
最後にアクセス内容を確認して「続行」をクリックすると、マイアプリの登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきます。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
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■概要
kintoneで顧客や案件の管理を行い、関連する書類はGoogle Driveで保管しているものの、レコードを登録するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、指定した情報を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、手作業による情報管理の非効率を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方 案件や顧客ごとにファイルを管理しており、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方 kintoneのレコード情報に基づいたフォルダ管理を効率的に行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneにレコードが登録されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、レコード情報との紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、どのアプリのレコード登録を検知の対象とするか任意で設定が可能です。 Google Driveで作成するフォルダの名称は、kintoneのレコードから取得した情報（会社名や案件名など）を組み合わせて任意で設定できます。 ■注意事項
kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
ステップ3：トリガーを設定
フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面ではアプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
アプリの設定画面が表示されるので、「設定」を選択します。
設定項目の中にある、「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
「説明欄」は、必要に応じて入力してください。最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意くださいね！
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
レコードを追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。取得した値
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：kintoneのレコード情報取得設定
フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される「データベースを操作する」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面ではデータベース操作の詳細設定を行います。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認してくださいね！
確認後は「保存する」を押して次のステップに進みます。
ステップ5：Google Driveのフォルダ作成設定
フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したオペレーション下に表示される「アプリと連携する」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を下記のように行います。
「作成先のフォルダID」は、自動作成するフォルダの作成先を指定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、Google Driveにフォルダが作成されることを確認しましょう。
指定したフォルダ内に、設定したとおりのフォルダ名で作成されていますね！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
以上が、「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する 」フローの作成手順でした！
Google Driveのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Driveからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する
Google Driveの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイルをOCR処理してテキスト情報を抽出し、抽出した情報をもとにkintoneに新しいレコードを自動で作成する ことができます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する
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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Drive上の書類の内容をkintoneへ手作業で転記している方 書類のデータ入力業務における時間短縮やミスの削減をしたいと考えている方 OCR機能を活用して、請求書などの紙媒体の情報をデータ管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を起点にkintoneへのレコード登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。 OCRによる自動テキスト抽出と転記を行うため、手入力の際に起こりがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとkintoneをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、オペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneのレコードとして追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローボットを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。 kintoneにレコードを追加するオペレーションでは、レコードを追加したい対象のアプリIDを任意で設定してください。
kintoneやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
kintoneを連携した自動化例
各種サービスと連携することで、情報登録から通知・ファイル生成・他システム更新までの一連の業務を自動化できます。
kintoneからのレコード登録後、Google スプレッドシートに自動登録する
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◼️概要
kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogle スプレッドシートにも登録するフローです。
kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogle スプレッドシートにも転記することができます。
また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Google スプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。
◼️注意事項
・kintone、Google スプレッドシートとYoomの連携が必要です。
・連携するkintoneやGoogle スプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知する
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■概要
kintoneで管理している案件やタスクの進捗に合わせて、関係者へ連絡するのは手間ではありませんか？手作業での連絡は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintone上でレコードのステータスが更新されると同時に、Google Chatへ自動で通知が届くため、チーム内での情報共有を迅速かつ正確に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneで案件やタスク管理を行い、ステータス変更の共有を効率化したい方 Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダーの方 手作業による情報伝達での漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスが更新されると即座にGoogle Chatへ通知が飛ぶため、手動で通知する手間や確認する時間を短縮できます。 システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや伝達ミスといった人為的なエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、kintoneの更新情報を含んだメッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいステータスの更新内容などを任意で設定してください。 Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するスペースや、メッセージの本文を任意で設定してください。 ■注意事項
kintoneでレコードが編集されたらSlackに通知
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■概要
kintoneで顧客情報や案件進捗などを管理している際、レコードの更新に気づくのが遅れたり、関係者への共有が漏れてしまったりすることはないでしょうか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、伝達ミスなどのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが編集されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、情報共有を迅速かつ正確に行うことができ、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneで管理する案件や顧客情報の更新を、チームへ迅速に共有したい方 手作業でのSlackへの通知による、情報伝達の遅れや漏れを防ぎたい方 kintoneとSlackの連携を自動化し、情報共有の効率を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのレコード編集をトリガーに自動でSlackへ通知が送信されるため、手作業での連絡や確認の手間を省くことができます。 手動での通知で起こりがちな伝達漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」を設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を任意のチャンネルへ通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、通知の対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。 Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルや、通知するメッセージの内容を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録
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■概要
kintoneで採用管理などを行っているものの、採用が決定した際にSmartHRへ従業員情報を手作業で登録する業務に手間を感じていませんか？単純な転記作業ではありますが、入力ミスが許されない重要な業務のため、担当者の方の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneで管理しているレコードのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとSmartHRを利用し、採用から入社手続きまでを行っている人事担当者の方 アプリ間の情報転記作業を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方 従業員情報の登録業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとSmartHRをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの情報を取得」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員を登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けて登録処理を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定してください。 SmartHRに従業員情報を登録する際に、kintoneから取得したどの情報を連携させるか、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、Gmailで自動で送信する
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■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報を登録した後、関係者へGmailで通知する作業を手動で行っていませんか？定型的ながらも重要なこの業務は、対応漏れや連絡の遅れが発生しやすく、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されたタイミングを検知し、設定した内容のメールをGmailから自動で送信できます。これにより、通知業務の抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneへのレコード追加後、Gmailでの通知を手作業で行っている方 kintoneとGmailを連携させ、情報共有のスピードと正確性を高めたい方 定型的なメール送信業務を自動化して、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneにレコードが追加されるとGmailが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信の時間を短縮できます。 手作業によるメール送信がなくなることで、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、kintoneで取得した情報をもとにメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、連携対象としたいアプリのサブドメイン名とアプリIDを任意で設定してください。 Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。 Gmailの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したkintoneのレコード情報（顧客名や案件名など）を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成
試してみる
■概要
kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。
kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。
kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。
■注意事項
・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。
・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。
kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知
試してみる
■概要
kintoneでの案件管理やタスク管理において、ステータスが更新された際、関係者への共有を手作業で行うのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。特に、情報共有でMicrosoft Teamsを活用している場合、アプリ間の手動での連携は非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーとして、Microsoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知を送信でき、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとMicrosoft Teamsを併用し、ステータス更新の共有を手作業で行っている方 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有のスピードを改善したいと考えている方 チーム内のプロジェクトやタスクの進捗状況を、スムーズに可視化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスが更新されると自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。 システムを介して自動で通知が実行されるので、連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。 最後に、通知を送信したいチームやチャネルを指定し、メッセージ内容を設定することでフローが完成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知は、任意のチームやチャネルを通知先として設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、kintoneのレコードから取得したプロジェクト名や更新後のステータスなどの情報を変数として埋め込み、動的に作成できます。 ■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方 データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方 SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です ■注意事項
Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogle スプレッドシートとkintoneに情報が追加・更新されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録する
試してみる
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で入退社の手続きを行なっている方
・企業の人事部、総務部の担当者
・企業から委託を受け、入退社の手続きを代行している社会保険労務社会保険労務士や税理士など士業の方
・担当案件ごとに採番している方
・業務の進行状況をkintoneに登録して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を使用すると入社した従業員情報を管理することが容易になります。
このフローを使用すれば、freee人事労務と別のアプリ間でデータを自動でやり取り・転記することができるため、手動で行っていた際の問題を解決することができます。
■注意事項
・freee人事労務、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveを連携した自動化例
ファイルの格納・判別・OCR・共有・通知までの流れを一気通貫で運用できます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちら を参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveで特定のフォルダ内に従業員ファイル格納後、フォルダの作成有無を判別して、新規作成なら対象の上長に閲覧権限を付与する
試してみる
■概要
従業員の入社や異動に伴うファイル管理では、都度Google Driveに従業員ごとのフォルダを作成し、上長へアクセス権限を付与する作業が発生します。この一連の作業は手間に感じるだけでなく、権限設定のミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のフォルダに従業員ファイルを格納するだけで、該当従業員のフォルダの有無を自動で判別し、フォルダがない場合は新規作成から上長への権限付与までを自動で実行できるため、ファイル管理業務を効率化し、セキュリティを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで従業員のファイル管理を行っている人事・労務担当者の方 従業員フォルダの作成や権限付与を手作業で行い、効率化を検討している方 機密情報を含むファイルのアクセス管理を自動化し、セキュリティを強化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルを格納するだけでフォルダ作成や権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手作業でのフォルダ作成やアクセス権限の設定ミスを防ぎ、正確なファイル管理を実現することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomに連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名などから従業員名といった情報を抽出します 続いて、Google Driveで「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を設定し、従業員名のフォルダが既に存在するかを確認します 分岐機能を使い、フォルダの検索結果に応じて後続の処理を分岐させます フォルダが存在しない場合、Google スプレッドシートから対象従業員の上長情報を取得し、Google Driveで従業員名のフォルダを新規作成します 作成したフォルダに対して、取得した上長情報をもとに閲覧権限を付与します 最後に、トリガーで取得したファイルを、作成または検索した従業員フォルダに移動させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーやオペレーションでは、ファイルの格納先や検索対象となるフォルダIDなどを任意で設定してください AI機能では、トリガーで取得したファイル名などから、従業員名として抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です Google スプレッドシートのオペレーションでは、従業員と上長の情報を管理している任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定してください ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveを使用している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・経理担当者や人事担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納をトリガーに自動で承認からメール送付まで行うため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
Google Driveに保存される請求書や申込書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、データベースに入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でPDFからテキストを自動で抽出し、内容確認の依頼からデータベースへの登録、関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方 OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。 Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。 LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事 」をご参照ください。
Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する
試してみる
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルを格納した後、その内容を別途リスト化したり、別の場所に保存し直したりといった手作業は発生していませんか？こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや管理漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、ファイル名とファイル自体をYoomのデータベースへ自動で格納できます。ファイル管理に関する一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、非効率を感じている方 Google Driveに格納される請求書などの書類情報を、自動でデータベースに蓄積したい方 ファイルの登録漏れや転記ミスを防ぎ、管理業務の品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納後、自動でデータベースに情報が追加されるため、手作業での転記やファイル登録にかかっていた時間を短縮できます 手作業によるファイル名の入力ミスや、ファイルの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定します 最後に、オペレーションでYoomの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後のファイル名とダウンロードしたファイルをデータベースに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください 「ファイル名の変換」オペレーションでは、変換後のファイル名を任意の内容に設定してください Yoomのデータベースへレコードを追加する際に、格納先となる任意のプロジェクトやデータベースを設定してください ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業のファイル類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知することで、業務の効率化を図ることができます。
・LINE WORKSへの通知を自動化できるため、手作業による作業を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
■概要
Google DriveとBoxを併用する中で、同じファイルを両方のストレージに手作業でアップロードする手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、更新漏れや二重管理といった課題にも繋がります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにもファイルが連携されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方 Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方 ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。 Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。 ■注意事項
Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業
・営業アシスタントや部門長
・全社の情報を統括している事務担当者
・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者
2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業
・名刺や会社情報を管理している営業担当者
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで締結が完了した書類を、手作業でGoogle Driveに格納する業務は手間がかかるだけでなく、保存漏れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をきっかけに、契約書ファイルをGoogle Driveの指定フォルダへ自動で格納できるため、こうした課題を円滑に解消し、契約書管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインで締結した契約書を、都度手作業でGoogle Driveに格納している方 契約書ファイルの保存漏れや管理の属人化に課題を感じている法務・総務担当者の方 電子契約後のファイル保管プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのアップロードや管理に費やしていた時間を削減できます 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順番に設定し、締結が完了した文書ファイルをダウンロードします 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインを連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダIDやアップロードする際のファイル名などを任意で設定できます ■注意事項
GMOサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveを使用している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・経理担当者や人事担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納をトリガーに自動で承認からメール送付まで行うため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveにアップロードする
試してみる
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイル管理している方
■このテンプレートを使うメリット
新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
kintoneとGoogle Driveの連携により、書類の紛失や管理の手間が減り、スムーズな業務運営が実現することがわかりましたね。
よくあるご質問
Q：フォルダ名に「登録日」や「【顧客名】」といった情報を組み合わせたい
A：
はい、可能です。
Q：「ステータスが受注になったら」など、特定の条件だけでフォルダを作成できますか？
A：
はい、できます！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みや再実行する方法はありますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
