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kintoneにレコードを登録するたびに専用フォルダを作成する作業に、手間を感じることはありませんか？
kintoneとGoogle Driveを連携することで、業務プロセスを自動化できます。
kintoneに顧客情報を登録したら自動で顧客専用フォルダを作成したり、プロジェクト情報の登録にあわせて専用フォルダの作成も可能です。
この連携により、業務スピードの向上が期待でき、フォルダの作成漏れを防止できます。
本記事では、kintoneとGoogle Driveをノーコードで連携してフォルダを自動作成する方法を解説します！
また、応用例もご紹介するので、参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneとGoogle Driveを連携して様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
kintoneとGoogle Driveを連携してできること
kintoneとGoogle DriveのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります。
例えば、kintoneに新しいレコードが登録されたタイミングで、そのレコード情報に基づいてGoogle Drive内に自動でフォルダを作成したり、特定の条件を満たしたレコードの添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードするといった連携が実現できます。
これにより、手作業によるファイル管理の手間やミスを削減し、情報の一元管理とアクセス性の向上が期待できますよ！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてYoomのアカウント登録をするだけで、すぐにkintoneとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽に試してみてくださいね！！
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
kintoneに新しい顧客情報や案件管理のレコードが登録された際に、そのレコード名や関連情報に基づいてGoogle Drive内に対応するフォルダを自動で作成することができます。
案件ごとや顧客ごとの資料を一元的に整理・管理することが容易になり、チーム内のスムーズな情報共有をサポートします。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する
kintoneの特定のレコードが更新され、例えば契約書や報告書などのファイルが添付された際に、その添付ファイルを自動的にGoogle Driveの指定されたフォルダにアップロードすることが可能です。
kintone内のファイルを探す手間なく、最新のファイルがGoogle Driveにバックアップ・整理されるため、ファイルのバージョン管理や共有が効率化され、重要なファイルの紛失リスクを低減できるでしょう。
■概要
kintoneでレコードを更新した後、関連するファイルを一つひとつGoogle Driveに手作業でアップロードする作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。 特に、日々多くの情報を扱う業務では、こうしたファイル管理の負荷は無視できません。 このワークフローを活用することで、kintoneのレコードが更新された際に、関連ファイルが自動でGoogle Driveの指定フォルダに追加されるようになり、ファイル管理の正確性を保ちながら業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
kintoneとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成」するフローについて説明をします。
作成の流れは大きく分けて以下です。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
ステップ1：マイアプリ連携
準備段階として、お使いのkintone、Google DriveをYoomと連携させるためにマイアプリ登録が必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google Driveのマイアプリ連携
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択しましょう。
最後にアクセス内容を確認して「続行」をクリックすると、マイアプリの登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：トリガーを設定
次の画面ではアプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。
アプリの設定画面が表示されるので、「設定」を選択します。
設定項目の中にある、「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
「説明欄」は、必要に応じて入力してください。
「Webhook URL」には、Yoom画面でコピーしておいたURLを貼り付けます。
「通知を送信する条件」は「レコードの追加」にチェックを入れ、「保存」をクリックしたら設定完了です。
最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意くださいね！
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほどWebhookを設定したアプリ内に、テスト用のレコードを追加してください。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「東京都テスト」など）でOKです！
今回は下図のようなレコードを追加しました。
レコードを追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：kintoneのレコード情報取得設定
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されるので、候補から該当のアプリを選択してください。
ここまで設定できたら、次へをクリックしましょう。
次の画面ではデータベース操作の詳細設定を行います。
取得したいレコードの条件を設定してください。
今回は、レコード番号とレコードIDが等しいことを条件にするので、取得した値から{{レコードID}}を設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認してくださいね！
確認後は「保存する」を押して次のステップに進みます。
ステップ5：Google Driveのフォルダ作成設定
次にAPI接続設定を下記のように行います。
「フォルダ名」は、自動作成するフォルダの名前を設定します。
取得した値を活用することで、kintoneのレコード情報ごとに合わせた名前でフォルダを作成できますよ！
「作成先のフォルダID」は、自動作成するフォルダの作成先を指定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されますので、該当のフォルダを選択してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックして、Google Driveにフォルダが作成されることを確認しましょう。
指定したフォルダ内に、設定したとおりのフォルダ名で作成されていますね！
確認後、「保存する」を押して設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローの作成手順でした！
Google Driveのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Driveからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
例えば、Google Driveに特定のフォルダへ請求書や契約書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイル情報をkintoneの該当レコードに自動で紐付けたり、OCR機能を使ってファイル内の情報を読み取り、kintoneの新しいレコードとして登録するといった自動化もできますよ！
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する
Google Driveの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイルをOCR処理してテキスト情報を抽出し、抽出した情報をもとにkintoneに新しいレコードを自動で作成することができます。
例えば、紙の申込書をスキャンしてPDF化したものをGoogle Driveにアップロードするだけで、申込内容が自動的にkintoneに登録されるため、データ入力の手間を削減し、入力ミスを防ぐことができるでしょう。
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
kintoneを連携した自動化例
各種サービスと連携することで、情報登録から通知・ファイル生成・他システム更新までの一連の業務を自動化できます。
例えば、レコード登録にあわせて Googleスプレッドシートや他クラウドサービスへデータを同期したり、ステータス更新時に SmartHR や通知ツールへ処理を自動反映することで、入力漏れや更新遅れを防止できます。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクの進捗に合わせて、関係者へ連絡するのは手間ではありませんか？手作業での連絡は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintone上でレコードのステータスが更新されると同時に、Google Chatへ自動で通知が届くため、チーム内での情報共有を迅速かつ正確に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleスプレッドシートとkintoneに情報が追加・更新されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Googleスプレッドシート、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。
kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。
kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.kintoneの取引先ごとにOneDriveフォルダを作成されている方
3.kintoneとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。
・kintoneにOneDriveのフォルダURLをレコードにをメモしておけるので、ツールの行き来もスムーズになります。
■注意事項
・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。
・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で入退社の手続きを行なっている方
・企業の人事部、総務部の担当者
・企業から委託を受け、入退社の手続きを代行している社会保険労務社会保険労務士や税理士など士業の方
2.kintoneで件数管理を行なっている企業の担当者
・担当案件ごとに採番している方
・業務の進行状況をkintoneに登録して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を使用すると入社した従業員情報を管理することが容易になります。
ただし、freee人事労務に加えて社内管理用にkintoneなどの他アプリを利用しており、freee人事労務の情報を連携する必要がある場合、再度入力の手間や入力漏れと言ったヒューマンエラーが発生します。
このフローを使用すれば、freee人事労務と別のアプリ間でデータを自動でやり取り・転記することができるため、手動で行っていた際の問題を解決することができます。
■注意事項
・freee人事労務、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneに新しいレコードが追加されたら、Gmailにレコードの内容を自動送信するフローです。
kintoneとGmailを連携することで、新しく追加されたレコードの内容が自動的にGmailに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。
kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogleスプレッドシートにも転記することができます。
また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Googleスプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。
◼️注意事項
・kintone、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。
・連携するkintoneやGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
・kintoneの特定のレコードが編集されたら、Slackチャンネルに自動的に通知します。
・kintoneやSlackにアクセスしなくても自動で情報を展開することが可能です。
・通知内容は任意のメッセージや編集内容で、Slack上での表示をカスタマイズすることができます。
■設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが編集されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを編集し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アプリID：①と同じkintoneのアプリIDを入力します。(または候補から選択します)
・アクション：レコードを取得するを選択します。
・検索条件：レコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択して、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージを入力します。②で取得したkintoneのレコード情報のアウトプットを埋め込むことも可能です。
■注意事項
・kintone、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
※マイアプリ登録についてはこちらをご参照ください。
・通知内容やSlackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通するフローです。
お使いのツールに加えられた変更を即チームに通知でき、共有漏れを防ぎます。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
◼️概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新された際に、レコード情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録します。
従業員の名前、メールアドレス、電話番号、所属部署など、必要な情報をkintoneから取得して、SmartHRに登録することができます。
◼️設定方法
kintoneとSmartHRのそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
kintoneの「ステータスが更新されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、従業員情報の登録設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintoneとSmartHRのそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。
・kintoneのアプリに従業員情報が登録されている必要があります。
Google Driveを連携した自動化例
ファイルの格納・判別・OCR・共有・通知までの流れを一気通貫で運用できます。
たとえば、フォルダへのアップロードを合図に権限付与やDB登録、他クラウドへの同期、承認フローやメール送付を自動で進めることで、ドキュメント管理の抜け漏れや手動作業が大きく減ります。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveを使用している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・経理担当者や人事担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納をトリガーに自動で承認からメール送付まで行うため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GoogleDriveの特定フォルダに格納されたファイルの情報をYoomなどのデータベースに格納するフローです。
■事前準備
・Yoomデータベースなど、値を格納するデータベースを事前に用意しておきます。
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
・ファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：ファイル名の変換
・ファイル名変換対象の値：候補からGoogleDriveからの取得ファイルを選択します。
・変換後のファイル名：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・アウトプット名：わかりやすいアウトプット名をつけます。（デフォルトでは「ファイル名変換後のファイル」と付いています）
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択し以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加する
・プロジェクト/データベース/テーブル：各階層から指定したいテーブルが含まれるところまで選択します。
・追加するレコードの値：表示された項目名に合わせて①で取得したファイル名やURL、③で取得したファイルを埋め込みます。
■概要
GoogleDriveに格納された従業員の評価シートなどを各上長が閲覧できるように権限をするフローです。
権限をふるのは新規のフォルダを作る場合のみで、既存のフォルダにファイルが格納された場合と場合分けをしています。
■事前準備
・事前に対象ファイルの従業員と対になる上長の情報がわかるマッピングシートをスプレッドシートなどで用意します。
■使用しているマッピング用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなるので、コピーするかまたは参考としてご確認ください)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PdxdTJyhhzVcOLbaZ42zKeFstcaQfU5w4-ovYN9v_zw/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・抽出したい項目：後にマッピングで使用するための項目を抽出します。
例：1111田中 とファイル名にある場合は社員番号氏名 と指定するとファイル名からその部分だけを抽出できます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
・フォルダID：従業員ごとのフォルダが格納されている親フォルダを候補から選択します。
・ファイル名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
④＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し以下の設定を行い、保存します。
・オペレーション：③のオペレーションを選択します。
・アウトプット：③で取得したファイルIDを選択します。
・条件：アウトプットが空になっているを選択します。
・値：空白のままとします。
⑤空白のルート(右ルート)の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択し以下の設定を行い、テスト・保存します。
・アクション：レコードを取得する
・スプレッドシートID：候補から事前準備で用意したマッピングシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：シート名を選択します。
・テーブル範囲：列名含む全範囲を選択します。事例用のシートの場合A1:Fと選択します。
・取得したいレコードの条件：列名は照合したい列を選択し、等しいとして、②で抽出したアウトプットを{{〇〇}}のように埋め込みます。
※このとき照合したい列内の値の形式と②で抽出したアウトプットの形式が合致するようにしておいてください。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：フォルダを作成する
・フォルダ名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
・作成先のフォルダID：本フォルダを作成する親フォルダを候補から選択します。
⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
・付与する権限：指定の権限を選択します。
・権限を付与するファイルID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダ}}のように埋め込みます。
・権限を付与するユーザーのメールアドレス：⑤のレコード取得時に取得した上長のアドレスを埋め込みます。
⑧＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダID}}のように埋め込みます。
⑨空白でないルート(左ルート)の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：③で取得している既存のフォルダIDのアウトプットを{{ファイルID_〇〇}}のように埋め込みます。
■注意点
・ファイル名はマッピングシート上に格納されている値と共通化させてください。
・例えばマッピング上で社番氏名(1111田中)のような値がある場合は、ファイルにも1111_田中のような名前をつけ、その後に任意の名前をつけてください。
・例：1111田中評価シート etc
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
■概要
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業のファイル類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知することで、業務の効率化を図ることができます。
・LINE WORKSへの通知を自動化できるため、手作業による作業を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業
・営業アシスタントや部門長
・全社の情報を統括している事務担当者
・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者
2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業
・名刺や会社情報を管理している営業担当者
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイル管理している方
■このテンプレートを使うメリット
新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
更に、社内で別のストレージサービスも平行で運用している場合、毎回クラウドBOTからダウンロードしたファイルをそのストレージサービスに手動でアップロードする必要があります。
ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
kintoneとGoogle Driveの連携により、書類の紛失や管理の手間が減り、スムーズな業務運営が実現することがわかりましたね。
特に素早いデータ更新や自動的なフォルダ作成は、チーム全体の協力を促進し、業務の透明性を高めます。
ぜひ、この便利な連携機能を活用して、業務効率を最大化しましょう。
Q：フォルダ名に「登録日」や「【顧客名】」といった情報を組み合わせたい
A：
はい、可能です。
例えば「【株式会社〇〇】_240520_新規案件」のように、固定値と変数を自由に組み合わせてフォルダ名を設定できます。
案件ごとに自動で整理されたフォルダを作成できるため、業務の幅が広がり、より柔軟な運用が可能になります。
Q：「ステータスが受注になったら」など、特定の条件だけでフォルダを作成できますか？
A：
はい、できます！
「レコードを取得する」アクションの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の条件のレコードだけフォルダ作成することが可能です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みや再実行する方法はありますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
