kintoneとGoogle Driveの連携で日常業務をスムーズに進める秘訣

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択してください。
(3)画面左側にあるプロジェクト一覧内の「マイプロジェクト」をクリックします。
(4)コピーしたテンプレート右側にある三点リーダー(...)をクリックします。
(5)編集をクリックすると、フローの一覧画面に切り替わります。

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)アプリトリガーのタイトルを変更する場合は、設定したい文章を自分で入力してください。タイトルはそのままでも構いません。
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「レコードが登録されたら(Webhook起動）」を選択してください。
(5)ここまで設定できたら、次へをクリックしましょう。

次の画面ではアプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
(6)kintoneでWebhook設定を行うを参考にWebhook設定をしてください。‍
(7)テストをクリックしてエラーが出なければ、保存するをクリックしましょう。

ステップ3: kintoneと連携する‍

(1)フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される「データベースを操作する」をクリックします。
(2)タイトルを変更する場合は、設定したい文章を自分で入力してください。タイトルはそのままでも構いません。
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを取得する」を選択してください。
(5)データベースの連携はアプリIDにアウトプットから、{{アプリID}}を設定します。
(6)ここまで設定できたら、次へをクリックしましょう。

次の画面ではデータベース操作の詳細設定を行います。
(7)取得したいレコードの条件任意で設定してください。

• 今回は、レコード番号とレコードIDが等しいことを条件に設定します。
• アウトプットから、{{レコードID}}を設定します。

(8)テストをクリックしてエラーが出なければ、保存するをクリックしましょう。

ステップ4: Google Driveと連携する

(1)フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したオペレーション下に表示される「アプリと連携する」をクリックします。
(2)タイトルを変更する場合は、設定したい文章を自分で入力してください。タイトルはそのままでも構いません。
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「フォルダを作成する」を選択します。
(5)ここまで設定できたら、次へをクリックしましょう。

次の画面ではAPI接続設定を行います。
(6)下記の項目はすべて必須項目です。

• フォルダ名：今回はテキストと、アウトプットの{{レコード番号}}を組み合わせています。
• 作成先のフォルダID：プルダウンメニューの候補から任意で選択してください。
  

(7)テストをクリックします。
実際にGoogle Drive内を確認してみましょう。

フォルダ名で設定した「レコード番号：{{レコード番号}}」でGoogle Drive内に新しいフォルダが作成されていました！
(8)エラーが出なければ、保存するをクリックしましょう。
(9)フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。
これで、フローの設定は完了です！

kintoneやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

kintoneとGoogle Driveを連携した自動化例

Google Driveに格納された書類や、Googleフォームで送信された書類をOCRしてkintoneに内容を追加することもできます。
また、Google Meetで会議が終了したら、Googol Driveに保存されたレコードを文字起こしして内容をkintoneに自動追加する連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する

kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する

Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、SlackやChatworkなどに自動で通知します。

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

ワークフローで申請が承認されたファイルをGoogle Driveにアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

kintoneとGoogle Driveを連携するメリット

1.データの一元管理

新しい顧客情報をkintoneに入力すると、Google Driveに顧客専用フォルダが自動作成されます。
この自動作成により、後に発生する契約書や見積書の格納先を事前に準備でき、業務の効率化が図られます。
さらに、書類の紛失や重複を防ぎ、情報の更新漏れも防止できます。

2.業務プロセスの効率化

自動的にGoogle Driveにプロジェクト専用のフォルダが作成されるため、時間の節約になり、その時間を他の重要な業務に使えます。
例えば、新しい社内研修の情報をkintoneに入力すると、Google Driveに研修専用のフォルダが作成されるので、資料や参加者リストの管理が円滑に進めます。

3.レポート作成の簡素化

kintoneの情報を基にGoogle Driveに自動的にフォルダを作成することで、月次や週次のレポート管理が飛躍的に向上します。
レポート作成担当者は、各月や週ごとのレポート、分析資料、関連データなどの過去のデータを簡単に参照でき、効率的にレポートを作成できます。

まとめ

kintoneとGoogle Driveの連携により、書類の紛失や管理の手間が減り、スムーズな業務運営が実現することがわかりましたね。
特に、リアルタイムでのデータ更新や自動的なフォルダ作成は、チーム全体の協力を促進し、業務の透明性を高めます。
ぜひ、この便利な連携機能を活用して、業務効率を最大化しましょう。