Microsoft SharePointでリストのアイテムが更新されたら、Outlookに通知する
もちろん、更新を知らせることもできます！変更内容をスピーディーに把握できれば、業務のスピードも向上できるかもしれません。
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Microsoft SharePointのデータを見逃したくない方は、定期的にデータベースのチェックを行うはずです。しかし、取りこぼしがあったり、他の業務に追われてしまい思うようにチェックできないことはありませんか？
もしそう感じているのであれば、Microsoft SharePointとOutlookを連携するのがおすすめです！連携をすることでMicrosoft SharePointでのデータ追加や更新をOutlookに送信できるようになるため、データチェックが素早く行える可能性が高まります。
とは言え、通常Microsoft SharePointとOutlookの連携には複雑な設定や手順が必要です。しかしYoomを活用すればプログラミング不要で簡単にデータ連携が可能となります！
このブログでは、Microsoft SharePointとOutlookの連携方法をわかりやすく解説します。
通知により作業の見逃しが防げることに加え業務の効率化が期待できるでしょう！ぜひ試してみてください！
フローボットテンプレートを活用することでSalesforceとBacklogの連携を素早く実現できます。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとOutlookのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Microsoft SharePointのリストに新しいアイテムが追加されると、自動的にOutlookに通知を送るフローです。
リストに追加されたアイテムを素早く把握したい場合に便利です。
もちろん、更新を知らせることもできます！変更内容をスピーディーに把握できれば、業務のスピードも向上できるかもしれません。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointでリストにアイテムが追加された後、Outlookに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Outlookも同様にログインしましょう。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認しましょう！
ここからは、テンプレートを使って解説します。はじめに以下のバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー リストにアイテムが追加・更新されたら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「リストにアイテムが追加・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「次へ」をクリックします。
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示され、選択することができます。
Outlookで通知したいサイトIDを選択してください。
また、リストIDはサイトIDを設定することで候補に表示され、選択が可能になります
4) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行したら、「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、必須項目を入力します。
Outlookに送信する本文にはMicrosoft SharePointのアウトプット情報を活用して、リソースIDやテナントIDを入力できます。
本文中にアウトプットから選択して挿入してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
4)「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Microsoft SharePointでリストにアイテム追加後、Outlookに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Microsoft SharePointやOutlookのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
取引先ごとのフォルダを自動作成したり、契約ファイルを自動格納可能です。メールツールに添付されたファイルの自動保存にも対応できます。
添付ファイルの自動保存、メッセージ内容を読み取り他チャットツールに通知したり、内容の要約やデータベースへの保存が自動化可能です。
Microsoft SharePointのデータをOutlookに連携することで、アイテムの追加に素早く気が付けたり、更新を把握できたりといったメリットを感じられるでしょう。これにより、手動で行っていた確認作業の時間が短縮できる可能性も高まり、素早いデータ共有が実現できるかもしれません！
もし、Microsoft SharePointへのアイテムの追加などがスピーディーに把握できたら、「どこに何がいつアップロードされたのかわからない…」といったトラブルも少なくなる可能性がありますよね。
Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくてもこのようなアプリ連携が実現できます。アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
小さな手間を減らすだけで、日々の業務が快適になるかもしれません！
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