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※こちらの記事で紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
「必要な書類がなかなか見つからない……」業務において、そんな経験はありませんか？
特に、Slackなどを活用して書類をやり取りしている企業では、ファイル名の統一や適切なフォルダ管理ができていないことにより、業務効率が低下してしまう可能性があります。
本記事では、SlackとBox・OCR機能を連携することで、Slackで書類データが投稿されたらOCRで読み取り、自動でファイル名を更新後Boxに格納する方法をご紹介します。
この方法を活用することで、作業時間の短縮、ヒューマンエラーの削減、情報共有の円滑化などのメリットが得られます。
業務自動化を検討している方は、ぜひこのブログを参考にしてみてください！
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Slackのチャンネルに書類データが投稿されたら、OCR機能を活用し書類データを読み取り、BoxのAPIを活用してファイルをアップロードすることで実現可能です。
通常、この連携にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを活用すれば、知識がなくても簡単に構築できます。
今回のフローは、以下のプロセスで作成できます。
Yoomに登録済みの方はログインしてください。
未登録の方はこちらから無料登録をして、設定を進めていきましょう！
1.Slackの登録方法
「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からSlackを検索してください。
上記画面が表示されたら、Boxと連携したいチャンネルをプルダウンから選択してください。
選択できたら、「許可する」をクリックしてください。
※参照：設定方法の詳細はSlackのマイアプリ連携の方法をご確認ください。
2. Boxの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、Boxを検索します。
Boxのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力しログインしてください。
上記画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
以上で、SlackとBoxのマイアプリ登録は終了です。
下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックし作成していきましょう！
まずは、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」という項目をクリックします。
上記画面はすでに作成済みのため、特に変更する必要はありません。
このまま「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を5分/10分/15分/30分/60分から選択してください。
※起動間隔はプランによって選択できない場合があります。
起動間隔の設定ができたら、テスト用の書類データをSlackに投稿してください。
テストが成功したら、設定を保存しましょう。
次に、「投稿されたファイルをダウンロード」という項目を設定します。
上記画面はすでに作成済みのため、特に変更する必要はありません。
このまま「次へ」をクリックしてください。
ダウンロードリンクは、上記画面の通り設定されています。
このように設定することで、Slackのダウンロードリンクを自動で引用できます。
テストが完了したら、保存してください。
※OCRは一部有料プランでのみ利用できる機能となっています。2週間の無料トライアル期間中は全ての機能がご利用できるので、ぜひ試してみてください。
続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」という項目をクリックし設定しましょう。
タイトルは任意で設定可能です。
アクションをクリックすると、上記画面が表示されます。
読み取りたい書類に合わせて設定してください。
例えば、請求書を読み取りたい場合は、アクションは「請求書を読み取る」を選択しましょう。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用」「取得したファイル」をプルダウンより選択してください。
このように設定すると、書類データがSlackに投稿されたらOCRで必要項目を自動抽出できます。
デフォルトで取得できる情報以外にも取得したい項目があれば設定してください。
設定が完了したらテスト後、保存してください。
続いて、「ファイルをアップロード」という項目を設定しましょう。
上記画面はすでに作成済みのため、特に変更する必要はありません。
このまま「次へ」をクリックしてください。
ファイル名は、上記画像の通り設定されています。
このように設定すると、請求書データから「請求日」と「発行元の企業」を取得し、Boxのファイル名に自動で引用できます。
格納先フォルダのコンテンツIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
ファイルの保存方法は「アウトプットを取得する」を選択し、ファイルは「取得したファイル」を選択しましょう。
テストが成功したら、設定を保存します。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
これで「Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する」フローの完成です！
ここからは、先ほど作成したフローの応用例を2つご紹介します！
書類データのファイル名を更新後Boxへの格納が自動でできたら、登録しているメールアドレスに通知できる機能です！
この機能を活用すると、迅速に格納状況を知ることができるため、後続の業務をよりスムーズに進められますよ。
この機能はフローボット作成ページの右上３点リーダより「ワークフローの完了を通知」をONにすることで設定できます。
トリガーをフォームトリガーに変更すると、Slackを使わずに、フォームに画像を送信するだけで、ファイル名を更新後Boxに格納することができます。
形式は、「添付ファイル」を選択しましょう。
次のページで、テスト用の書類データを設定します。
赤枠をクリックして、ファイルを選択することで、フォームトリガーを設定できます。
こちらもぜひ、お試しください！
ここからは、SlackとBoxを使用した連携フローを3つご紹介します。
1. Boxの画像をOCRしてkintoneに追加し、Slackに自動通知するフローです。
このフローを活用すると、情報登録や通知作業を自動化できるため、チーム内での情報共有が円滑になるとともに、業務の透明性が向上する可能性があります。
2.Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに自動で格納できるフローです。
このフローを活用することで、書類の処理と管理を効率化でき、手作業の手間を省けます。
また、ファイル名の正確性が向上するため、必要な書類を迅速に検索・アクセスできるようになり、業務の円滑化が期待できます。
3. Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに自動通知できるフローです。
このフローを活用することで、手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化できるため、ファイル管理の業務を効率化できます。
手作業で書類データをBoxに管理する場合、ファイルのダウンロードをし、ファイル名を変更後、フォルダへの保存といったプロセスが発生し手間がかかります。
特に、大量の書類を登録する場合には、これらの単純作業が大きな負担になります。
SlackとBox・OCR機能を連携することで、Slackに投稿された書類データをOCR機能で読み取り、適切なファイル名に自動変更した後、Boxに格納できることで、作業時間を短縮でき業務を効率化できます。
これにより、担当者は本来の業務に集中できるため、生産性の向上が期待できます。
手作業で書類データをBoxに整理すると、ファイル名の誤記や、重複保存、誤ったフォルダへの保存などといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。
特に、書類の数が多い場合では、後でデータを探す際に時間がかかる可能性があります。
SlackとBox・OCR機能を連携することで、OCR機能で書類の内容を正確に読み取り、適切なファイル名を付与できるため、人為的なミスを削減できます。
その結果、業務でのトラブルを防ぎ業務を円滑に進めることができるかもしれません。
異なる部署やチームが同じ書類を扱う場合、ファイル名がバラバラだったり、適切なフォルダに保存されていない可能性があります。
その結果、適切な書類データを見つけるのに時間がかかってしまうかもしれません。
SlackとBox・OCR機能を連携することで、統一されたファイル名で保存できるため、チーム間の情報共有が円滑になります。
その結果、最新の情報を関係者が素早く確認でき、作業の重複や誤認を防ぐことが期待できます。
本記事では、SlackとBox・OCR機能を連携して、Slackで書類データが投稿されたらOCRで読み取り、自動でファイル名を更新後Boxに格納する方法をご紹介しました。いかがでしたか？
今回ご紹介したフローを活用すると、手作業の負担を減らせることにより、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が実現可能です。
また、ファイルの整理を統一できるため、チーム間での情報共有が円滑になるでしょう。
Yoomのアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてくださいね。
