SlackにPDFがアップロードされたらクラウドサインで書類を作成してPDFを添付する
Slackを日常的に利用しており、クラウドサインにおける書類の作成・共有や管理に手間を感じているといった場合におすすめのフローです。
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「契約書の作成や送信、もっとスムーズにできないかな…」
「Slackでやり取りした内容をそのまま書類に反映できたら楽なのに」
そんな風に感じたことはありませんか？Slackとクラウドサインを連携すれば、わざわざ契約書を作ってアップロードして…という面倒な作業をする必要がなくなります。たとえば、「SlackのチャンネルにPDFがアップされたら、自動でクラウドサインに書類を作成してPDFを添付して送信する」といったことも可能です。さらに、Slackへの投稿をもとに契約書を作成して、そのままクラウドサインから送信することができます。業務の流れを止めずに契約手続きを進められる仕組みを作れば、時間をもっと有効活用できるようになりますよ！
この記事では、Slackとクラウドサインの自動化について画像付きで詳しく解説していきます。ノーコードで誰でも簡単に連携することができるので、業務効率化に興味がある方はぜひ試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にSlackとクラウドサインの連携が可能です。YoomにはあらかじめSlackとクラウドサインを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
SlackとクラウドサインのAPIを連携すれば、Slackのデータをクラウドサインに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにSlackとクラウドサインの連携を実際に体験できます。
登録は、たったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Slackのメッセージを活用して、クラウドサインで効率的に契約書を作成・管理したい場合などにおすすめのフローです。
Slackを日常的に利用しており、クラウドサインにおける書類の作成・共有や管理に手間を感じているといった場合におすすめのフローです。
それでは、さっそくSlackとクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでSlackとクラウドサインの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSlackの投稿をもとに、クラウドサインで契約書を送信するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
Slackとクラウドサイン、Google ドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Slackにメッセージを投稿しておきましょう！
※テスト用のメッセージのため、以下画像のような架空の会社名・名前でOKです。
Google ドキュメントで、書類の雛形も作成しておきましょう！
※後続の書類を発行する設定で必要になります。
今回は、以下画像のように作成しました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Slack」と入力し、検索結果からSlackのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしてください。
次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
3.続いてクラウドサインをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、クラウドサインを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
※クラウドサインの詳しい登録方法は、こちらを参照してください。
※今回のテンプレートは、Google ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントもマイアプリ登録しましょう！
先ほどと同様の手順で、Google ドキュメントを検索します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしましょう。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにSlackとクラウドサイン、Google ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Slackの投稿をもとに、クラウドサインで契約書を送信する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、事前に投稿したメッセージの内容が正しく取得できていることを確認し、「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、書類を作成するため、書類に追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしてください。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」「発行書類」を設定していきます。
「ドキュメントのファイルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。事前に作成した雛形書類を選択しましょう！
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。発行した書類を格納するフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の作成」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類タイトル」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類作成に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「宛先の追加」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「メールアドレス」「宛先の名前」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類にファイルを添付」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
「ファイルの添付方法」は、取得した値を使用して、以下画像のように設定してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の送信・リマインド」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、クラウドサインに書類送信が成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回はSlackからクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にクラウドサインからSlackへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クラウドサインを使用して電子契約をしており、クラウドサインとSlackを連携して、契約業務の管理の手間を削減したい場合などにおすすめのフローです。
SlackやクラウドサインのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
特定の条件に合致したGmailのメールや、Google カレンダーで登録された予定、新規リードが登録されたSalesforceの情報、Google スプレッドシートへの行追加などを自動でSlackに通知できます。また、Zoomでの会議終了後に議事録の文字起こしと要約を行い、その内容をSlackに投稿することも可能です。
Google フォームから送信された情報をもとに契約書を自動作成して送付したり、Notion上のデータを活用して契約書を送信することができます。また、OneDriveやGoogle ドライブに保存されたファイルをもとに契約書を生成し、クラウドサインで送信することも可能です。契約締結後には、Google Workspaceへの情報登録などの後続処理も自動化できます。
いかがでしたか？Slackとクラウドサインを連携すれば、「契約書作成の手間を減らしたい」「契約作業のミスを防ぎたい」「Slack上の情報をもっと有効活用したい」といった課題を解消できるかもしれません。投稿内容やアップロードされたPDFをトリガーに、契約書の作成・送付を自動化することで、業務の抜け漏れを防ぎながら、スピーディな契約処理が可能になります。
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契約業務の自動化を取り入れて、もっとスマートな働き方をはじめてみませんか？
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