もう手動で送らない！Gmailの受信ファイルをSlackにすぐ転送する便利な方法をご紹介！

Gmailで受信したファイルをSlackのAPIを用いて、自動転送することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• GmailとSlackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• トリガー設定とアクション設定
• 自動化確認

すでにYoomに登録済みの方はログインし、まだ登録していない方はこちらで無料登録を行った後に設定を進めてみてください。

ステップ1：GmailとSlackのマイアプリ登録

まずは、GmailとSlackのマイアプリ登録を行います。

マイアプリから、右の「新規接続」をクリックしてください。

まずは、Gmailのマイアプリ登録です。
新規接続のアプリ一覧から「Gmail」を検索してください。

Googleアカウントにログインして、連携させてください。

次に「Slack」もマイアプリ登録をします。

Slackのアイコンをクリックして、ワークスペースを入力します。

そして、以下連携を行ってください。

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ステップ2：テンプレートをコピーする

まずは、テンプレートをコピーします。

以下「試してみる」をクリックしてください。

テンプレートをコピーされたら、以下画面がでてきますので、「OK」をクリックして次に進みましょう！

ステップ3：アプリトリガー設定

まずは、アプリトリガー設定を行います。

「特定のキーワードに一致するメールを…」をクリックしてください。

以下の画面が出てきますので、確認して、次に進んで下さい。

次にAPI接続設定です。

トリガーの起動間隔についての注意点は以下です。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

<span class="mark-yellow">こちらは、添付ファイルが1つであることを想定したフローになります。</span>

「キーワード」は「添付ファイル」と入力しましょう。
‍「添付ファイル」と入力することで、添付ファイルのメールを受信したら、トリガーが起動する設定になります。

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ステップ4：Slackの連携設定

次にSlackとの連携設定です。

「ファイルを送る」をクリックしてください。

以下、画面が出てきたら、確認して次に進みましょう。

次にAPI接続設定です。

「チャンネルID」は候補から選択してください。

ファイルを投稿したいチャンネルを指定しましょう。
メール受信後に情報を転送してくれるチャンネルを指定する設定です。

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「メッセージ」は、アウトプットから選択してください。

転送したい内容を指定してください。設定例としては「件名」と「本文」です。

ファイルの添付方法は、以下に設定してください。

ステップ5：自動化作業を確認

以下画面が出現したら、「トリガーをON」をクリックしてください。

全ての設定が完了しました！

使用したテンプレートは以下です。

Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Slackに転送する方法

次にGmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Slackに転送する方法をご紹介します。

まずはテンプレートをコピーします。

まず、ラベル設定を行います。

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以下、画面を確認して次に進んで下さい。

次にAPI接続設定です。

トリガーの起動間隔の注意点は以下です。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ラベルは候補から選択してください。
Gmailのラベルです。このラベルのメールを受信したら、トリガーが起動するような設定です。

次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

以下、画面を確認して、次に進んで下さい。

次に詳細設定です。

「対象のテキスト」は、アウトプットから「本文」を入力してください。

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抽出したい項目は、以下設定例を入力してください。
メールから抽出したい事項のイメージです。

次に「進行先を切り替える」をクリックしてください。

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続いて、切り替え条件を設定します。
切り替え対象のアウトプットはプルダウンから選択できますので、以下を参考に設定してください。

切り替え条件のキーワードは、設定例を参考に自身で入力してください。

「問合せ」、「説明会」、「会議予約」、「会食」など、自身でよく使用するキーワードに設定するのがおすすめです。

設定したキーワードが赤枠部分に入力され、切り替えの条件になります。

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最後の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

こちらはどちらも同じ設定方法になります。
説明は一度にしますので、この先の説明をしっかり参考に設定してくださいね。

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以下、画面を確認して、次に進んで下さい。

投稿先のチャンネルIDは、今までと同様、候補から選択してください。

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メッセージ内容は設定例を参考に入力してください。

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もう一つの「チャンネルにメッセージを送る」も、上記同様に設定を行ってみてください。

Slackにメッセージが投稿されたら、別のチャンネルに転送する方法

次にSlackにメッセージが投稿されたら、別のチャンネルに転送する方法をご紹介します。

まずは、いつも同様、以下テンプレートをコピーしてください。

Slackのアプリトリガー設定です。

以下画面が出てきたら、アカウントを確認して次に進みましょう。

次にAPI接続設定です。

トリガーの起動間隔の注意点は以下です。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

チャンネルIDの入力を確認して、テストしてください。
チャンネルIDが反映されない場合は、Slackから取得してください。

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次に「チャンネルをメッセージに送る」設定を行っていきます。

以下画面を確認して、次に進みます。

メッセージ内容は、以下設定例を参考に入力してください。

「メッセージ内容」はアウトプットから入力しましょう。
「送信者」の情報などもシェアしたい場合は、アウトプットから選べば、設定されますよ。

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Slackを使ったその他の自動化例

その他、Slackを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！

1．Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知するフロー

Outlookでメールを受信後、AIで重要度を振り分け、自動でSlackに通知してくれます。
自身で振り分けずに、重要度を自動で振り分けてくれるのが魅力です。

2．Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有するフロー

Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailに共有してくれます。
ファイルの管理を手間に感じている事務担当者におすすめです。

3．Slackの投稿内容をPerplexityで要約し再度Slackに通知するフロー

Slackの投稿内容をPerplexityで要約して、再度Slackに自動通知してくれます。
情報を要約して確認したいと考えるチームリーダーなどにおすすめです。

まとめ

「Gmailで受信したファイルをSlackに毎度手作業で転送するのが手間だ…」という方に向けて、Gmailで受信したファイルをSlackに転送する方法をご紹介しました。
Gmailで受信したファイルをSlackに自動転送する仕組みを活用することで、社内の情報共有のスピードが上がるだけでなく、手作業での転送ミスもなくなり、チーム全体の業務効率がアップが期待できますよ！

さらに、今回はGmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Slackに転送する方法や、Slackにメッセージが投稿されたら、別のチャンネルに転送する方法も合わせてご紹介しました。

Gmailのキーワード振り分けやSlack間での自動転送を活用すれば、情報整理も簡素化しそうですね！

これを機に業務の自動化を進めてみてはいかがでしょうか？

日々の業務をもっとスマートにすることで、業務効率が上がり、仕事しやすくなりますよ！
本記事を参考にぜひYoomでの自動化を体験してみてください！